비즈니스 노트 3. 이메일 양식
(2025) 메타버스 인턴의 재발견
해외 영업에서는 프로페셔널한 어휘 사용과 문법뿐 아니라, 비즈니스 이메일의 형식을 철저히 따르는 것이 필수적이다. 예를 들어 중소 제조업체 대표 K씨는 1년 이상 많은 잠재 바이어들에게 거래 제안 이메일을 보냈으나 회신을 받지 못하였다. 이후 비즈니스 이메일 포맷의 중요성을 인식하고 기존 이메일 형식을 수정한 결과, 최초로 바이어의 회신을 받을 수 있었던 사례가 있다.
또한 미국의 자동차 부품 1차 벤더 업체와의 사례에서도 친구 간의 메신저처럼 작성된 이메일을 받은 바이어는 기업에 대한 신뢰를 잃고 이메일을 제대로 읽지도 않았던 반면, 정중하고 전문적으로 작성된 비즈니스 포맷 이메일에는 긍정적인 반응을 보이며 거래에 대한 관심을 나타낸 바 있다.
이와 같이 비즈니스 이메일 포맷은 단순한 서식 차원을 넘어, 거래 시작과 지속, 신뢰 구축의 기초가 되는 중요한 커뮤니케이션 도구임을 인식해야 한다.
비즈니스 이메일의 본문, 맺음말, 서명의 작성 원칙
비즈니스 이메일 포맷은 다음과 같은 순서로 구성된다: 제목 → 인삿말 → 본문 → 맺음말 → 서명.
제목은 본문을 요약하는 형식으로, 내용을 읽지 않아도 이메일의 핵심이 무엇인지 파악할 수 있어야 한다. 특히 첫 거래 제안 시 바이어는 제목만 보고 이메일을 열지 여부를 판단하므로, ‘Korea’를 포함하는 제목이나 ‘[Request]’와 같이 대괄호로 요청 사항을 강조하는 것도 효과적이다.
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인삿말은 정중함과 친근함 사이에서 선택하되, 처음 연락하는 경우 가장 정중한 ‘Dear’를 사용하는 것이 일반적이다. 상대방의 성을 알고 있다면 ‘Dear Mr. Kim’ 또는 ‘Dear Ms. Lee’처럼 사용하되, 여성인 경우 ‘Miss’나 ‘Mrs.’보다 ‘Ms.’가 무난하다. 상대방의 이름이나 직책을 모를 경우에도 회사명이나 최소한의 정보를 활용하여 예의를 갖춰야 하며, ‘To whom it may concern’이나 ‘Dear Sir/Madam’ 같은 진부한 표현은 사용을 지양해야 한다.
본문은 상대방이 읽으면서 이해하기 쉽도록 명확한 단어와 표현을 사용하여 간결하고 직관적으로 작성하여야 한다. 장황한 설명이나 불분명한 문장은 바이어의 이해를 방해할 수 있으므로, 상대방의 시간을 배려하는 차원에서 최대한 간결하고 명쾌하게 내용을 전달하는 것이 비즈니스 매너에 부합한다. 특히 본문의 마지막 부분에는 이메일을 작성하는 목적 또는 상대방에게 기대하는 요청사항(예: 회신 요청, 회의 참석 제안, 샘플 발송 요청 등)을 명시하여, 바이어가 다음 행동을 판단할 수 있도록 유도해야 한다.
맺음말(Close)은 본문 내용의 톤에 어울리는 표현을 사용하는 것이 좋으며, 대표적으로 많이 사용되는 비즈니스용 표현으로는 Best regards, Kind regards, Sincerely, Thanks, Thank you 등이 있다. 블룸버그 통신의 통계에 따르면, 모르는 상대에게 보낸 이메일에 대한 회신 확률이 가장 높은 맺음말 표현은 ‘Thank you’로 조사되었으며, 이는 실제 업무 이메일에서도 가장 무난하게 활용할 수 있는 표현이다.
서명(Signature)은 이메일에서 본문만큼이나 중요한 부분이며, 작성자의 신원을 명확히 하고 바이어가 다시 연락할 수 있도록 구체적인 정보를 명시해야 한다. 서명 내용은 영문으로 기재하여 해외 바이어가 쉽게 이해할 수 있도록 한다.
이름 (영문)
직위 및 부서
회사명
전화번호 (국제표기 포함)
이메일 주소
홈페이지 URL
사업장 주소
또한 서명에 회사 웹사이트 주소를 포함하는 것은 기업 홍보 및 신뢰성 제고에 기여하며, 서명이 부실한 경우 본문 내용이 아무리 좋아도 상대방에게 신뢰를 주기 어렵다는 점을 인지해야 한다. 기업은 사내 구성원들이 동일한 양식의 서명을 사용할 수 있도록 표준화된 이메일 서명 템플릿을 제작·배포해야 하며, Gmail 또는 Outlook 등의 이메일 시스템에서 이를 손쉽게 설정할 수 있다.
Gmail: 환경설정 > 전체 설정 보기 > ‘서명’ 항목
Outlook: 파일 > 옵션 > 메일 > 서명
비즈니스 이메일 작성 시의 추가 요령 및 유의사항
비즈니스 이메일 작성 시에는 형식과 문장 구성뿐 아니라, 이메일 사용 환경 및 실무상의 추가적 고려사항들도 반드시 숙지해야 한다. 본 절에서는 세 가지 핵심 요령과 주의사항을 중심으로 설명하고자 한다.
첫째는 수신인 지정의 적절한 활용이다. 이메일의 수신자는 단순히 발신자와 직접 소통하는 대상뿐 아니라, 그 외에도 내용을 공유해야 할 관련자들을 포함해야 한다. 이 경우 ‘참조(CC)’와 ‘숨은 참조(BCC)’ 기능을 사용하여 정보를 공유한다.
참조(CC-carbon copy)는 해당 이메일의 내용을 알고 있거나 보조적인 조치를 취할 필요가 있는 이해 관계자들을 포함할 때 사용하며, 모든 수신인에게 참조 대상의 이메일 주소가 노출된다.
숨은 참조(BCC-blind carbon copy)는 수신자에게 해당 정보 공유 사실을 노출하지 않아야 하는 경우 사용하며, 일반적으로 고객사에게 보내는 메일을 자사 경영진 또는 관리자와 공유할 때 활용된다.
둘째는 파일 첨부 요령이다. 이메일에 첨부파일이 있을 경우, 본문 맺음말 위에 파일명과 내용을 명시하여 상대방이 놓치지 않도록 안내해야 한다. 또한 최초 거래 제안 메일(첫 컨택)에는 첨부파일을 포함하지 않고, 홈페이지 주소 역시 하이퍼링크를 제거하여 보낸다. 이는 스팸필터에 걸릴 가능성을 줄이고, 사이버보안에 민감한 기업 환경에서 신뢰를 높이기 위한 조치이다.
셋째는 자동응답 설정과 회신 관리이다. 공휴일, 휴가 등 부재 시에는 자동응답 기능을 설정하여 상대방이 발신자의 부재 여부 및 복귀 일정을 인지할 수 있도록 해야 한다. Gmail과 Outlook 등 주요 이메일 플랫폼에서는 자동응답 메시지를 간단히 설정할 수 있다.
*이외에도 이메일 작성 시 법적·실무적 유의사항들이 존재한다. 이메일은 분쟁 발생 시 증거자료가 되므로, 클레임, 보상, 독점권 부여 등 민감한 사안은 과거 커뮤니케이션 이력을 검토한 후 신중하게 작성하며, 반드시 대표자의 승인을 받아야 한다.
Reply today : 또한 바이어의 회신 메일에 대해서는 퇴근 전 회신을 원칙으로 하며, 요청 자료가 있는 경우 즉시 제공하거나 시간이 소요된다면 예상 일정을 안내해야 한다. (해외의 경우 시간이 달라서 너무 오래 기다려야할 수 있기 때문에 최대한 빠르게 회신하는 것이 좋다.)
회신은 동일 메일 스레드를 유지하여 업무 이력을 명확히 추적할 수 있도록 하고, 불필요한 새 메일 작성을 지양해야 한다.
re: re: re: re:... (re 삭제 금지 : 해당 안건이 종결될 때 까지 계속 작성 / 업무 누락, 지연 발생 우려)
회신의 시작 : 감사 표현 작성 (시작하는 상황에 따라 작성 : Thank you for email regarding..., Regarding your request for free samples, we regret that we are unable...)
재확인 필수 : 이메일 발송 전에는 수신자 주소, 이름의 철자, 첨부파일 누락 여부 등을 반드시 재확인해야 하며, ‘보내기 취소’ 기능이나 발송 대기 시간을 설정해 실수를 줄이는 것도 좋은 방법이다.
마지막으로, 거래 제한 이메일을 처음 발송하는 경우에는 파일 첨부와 하이퍼링크를 삼가야 하며, 이는 상대방의 스팸 필터를 우회하고 보안 신뢰도를 확보하는 데 중요하다. 특히 신규 바이어는 기업의 첫 이메일 응대 태도를 통해 기업의 전문성과 체계성을 평가하므로, 세심한 주의가 요구된다.
해외영업에서 비즈니스 이메일 작성이 필요한 주요 상황
거래 제안 (Initial Business Proposal) 신규 바이어에게 자사 제품이나 서비스를 소개하고 거래 의사를 타진하는 메일 회사 소개서, 제품 카탈로그, 가격표 등을 첨부하여 발송
문의 회신 (Reply to Inquiry) 바이어로부터 수신한 제품, 단가, 납기 등에 대한 질문에 정확하고 신속하게 답변
견적 요청 및 제안 (Quotation Request / Offer) 바이어가 견적을 요청하거나, 수출기업이 자발적으로 조건을 제시하는 경우 제품명, 수량, 단가, 최소주문수량(MOQ), 조건(FOB/CIF 등) 명시
샘플 요청 및 발송 안내 (Sample Request / Dispatch Notification) 바이어가 제품 테스트를 위해 샘플을 요청한 경우 발송 일정, 운송 수단, 트래킹 번호 등 포함
오더 접수 및 계약 진행 (Order Confirmation / Contract) PO(Purchase Order) 접수 후 수량·조건 확인 및 납기 확정 계약서/인보이스 등의 서류 전달 포함
선적 안내 및 배송 추적 (Shipment Notification / Tracking) 선적 일정, 컨테이너 번호, 운송 서류(B/L, Packing List 등) 발송 배송 지연 시 사유와 조치 방안 설명 포함
클레임 대응 (Handling Complaints) 품질 문제, 수량 오류, 지연 등 바이어의 컴플레인에 대한 진지한 응답 사과와 함께 재발 방지 대책, 보상안 등 포함
지속적 관계 유지 (Relationship Management) 명절 인사, 신제품 소개, 전시회 초청 등 장기 파트너십 유지를 위한 커뮤니케이션
미팅 요청 및 결과 공유 (Meeting Arrangement / Follow-up) 온라인/오프라인 미팅 요청 회의록 송부 및 협의 내용 정리
결제 관련 커뮤니케이션 (Payment Reminder / Confirmation)
송금 요청, 지불 확인, 연체 안내 등
인보이스와 은행 정보, 송금 확인서 첨부
