비즈니스 노트 2. 바이어 미팅과 의전 추가 사항
(2025) 메타버스 인턴의 재발견
2. 바이어 의전 추가 사항
바이어 미팅에 참여하는 관련 부서 담당자들에게는 바이어의 사회문화적 배경을 고려한 비즈니스 에티켓 교육을 시행해야 한다. 바이어 미팅에서는 가격 조건뿐만 아니라 생산, 품질 등 다양한 이슈가 논의되므로 해당 부서의 책임자 또는 실무자가 협의에 참여하게 된다. 이때 해외 바이어 응대 경험이 부족한 타 부서 직원들이 문화적 차이를 이해하고 비즈니스 매너를 준수할 수 있도록 사전 교육 또는 이메일 공지를 통해 준비시킨다.
기초적인 비즈니스 에티켓은 다음과 같다.
첫째, 비즈니스 정장 또는 기업 유니폼을 착용한다. 사복 근무 기업은 단정한 사복 착용도 허용된다.
둘째, 해외영업팀에서 배포한 미팅 어젠다를 숙지하고 주요 사안에 대한 답변 자료를 철저히 준비한다.
셋째, 회의 시간 내내 자신감 있고 편안한 태도를 유지하며, 명확하고 자신감 있는 자기소개와 명함 교환, 악수 예절을 숙지해야 한다. 명함은 두 손으로 상대방에게 정면으로 보이도록 전달하며, 받은 명함은 테이블 위에 올려놓는다.
*악수는 한 손으로 가볍게 쥐었다 놓는 것이 원칙이며, 이슬람권 여성 등 종교적 이유로 신체 접촉을 피하는 경우 상대방이 먼저 제안하지 않으면 악수를 시도하지 않아야 한다.
넷째, 상대국의 종교와 문화적 다양성을 사전에 숙지하고, 해당 국가의 기본적인 비즈니스 예절을 회의 참석자 전원에게 안내해야 한다. 상대방과의 눈맞춤은 필수이며, 특히 서양 문화권에서는 눈을 피하는 태도가 부정적으로 해석될 수 있으므로 주의한다.
다섯째, 부서, 직위, 이름을 명확하고 자신감 있게 소개하며, 회의 중에는 경청의 자세와 명확한 답변으로 전문성을 드러내야 한다. 또한 사전 질문 노트를 준비하여 적극적인 질문을 통해 바이어에게 관심을 표현하고 실질적인 정보를 얻을 수 있도록 한다. 타인의 발표 중 끼어들지 않으며, 모든 대화는 정중하고 프로페셔널한 자세로 진행한다. 종교, 정치, 사생활 등 민감한 주제는 상대방이 먼저 묻지 않는 한 언급을 피하며, 이 경우에도 간결하게 마무리하여 불필요한 논쟁을 방지해야 한다.
마지막으로 해외영업 담당자는 사전 리허설을 통해 바이어의 예상 질문에 대비해야 하며, 자사 제품 및 서비스, 생산 능력, 납기, 영업 데이터 등에 대한 이해를 바탕으로 상담을 원활하게 진행해야 한다.
대표적 질문 사항
1. 해외의 영업 담당자가 자사의 제품 및 서비스를 충분히 숙지하는지, 자사의 생산 능력이나 납기에 대해 이해하고 관련 정보를 파악하고 있는지에 대해 문의하거나 영업 데이터 등에 대한 질문
What products or services does your company offer?
What is your production capacity and lead time for the item?
What is your company's revenue and profit margin?
What is your unique selling proposition (USP)?
What is your company's target market?
2. 자사의 성장 추이, 국내외 시장에서의 경쟁입지, 마케팅 전략 및 주요 고객 리스트같은 심도 있는 질문
What is the growth trajectory of your company?
What is your company's competitive landscape?
What are the main risks and challenges facing your company?
What are your com[any's marketing and pricing strategies?
Who are your main customers?
국제 인증 보유 현황
미팅 회의록
바이어 미팅이 일련의 의전 절차를 통해 마무리되면, 필요에 따라 최종 마무리 미팅을 준비한다. 특히 공장 현장 투어나 장시간 미팅 등으로 일정이 길어진 경우에는 대부분 다음 날 간단한 마무리 미팅(Wrap-up)을 진행한다. 이 자리에서는 전일의 회의나 투어 과정에서 발생한 새로운 이슈에 대해 간략히 상담하고, 샘플 오더 등 향후 추진 방향에 대해 논의하며 전체 방문 일정을 마무리한다.
방문 기간 중 작성한 메모는 정리하여 공식 미팅록으로 작성한다. 미팅록에는 주요 협의 사항, 바이어의 요구사항, 협의된 추진 방향 및 향후 조치 사항 등을 포함해야 하며 작성된 미팅록은 자사의 미팅 참석자 및 관련 부서와 공유하여, 누락 없이 사후 대응이 가능하도록 한다. 이는 바이어와의 신뢰를 유지하고 효율적인 팔로우업을 위한 핵심 절차이다.
미팅 회의록 작성
작성된 회의록은 수출기업 내 최종 결재권자의 결재를 득한 후, 바이어 및 사내 관련 부서와 즉시 공유하여 투명성과 일관된 업무 진행을 도모한다.
회의록의 주요 목적은 다음과 같다.
첫째, 회의 핵심 내용과 결정 사항을 기록하여 향후 업무에 참조할 수 있는 공식 문서로 보관한다.
둘째, 회의에 불참한 구성원에게도 정보를 공유함으로써 회의 결과의 투명성을 확보한다.
셋째, 논의된 조치 사항에 대한 책임자를 명확히 하여, 부서별 실행 주체를 지정하고 후속 업무가 정확히 이행될 수 있도록 한다.
넷째, 조치 사항의 이행 현황을 파악하고 필요한 경우 추가 조치를 취할 수 있게 한다.
다섯째, 조직이 일관성 있게 의사결정을 내릴 수 있도록 하는 도구가 된다.
여섯째, 회의록은 법적 분쟁 발생 시 대응 가능한 공식 기록물로 활용되므로, 중요한 의제가 포함된 회의록은 기업 대표자와 바이어 모두의 서명을 받아 보관해야 한다.
회의록은 미팅 직후 신속히 작성하여 바이어에게 전달하고, 내부 관계자와도 공유하여 업무 연속성을 확보해야 한다. 회의록을 영어로 작성하는 경우, 일반적으로 날짜(Date), 장소(Location), 참석자(Participants), 논의 내용(Discussion), 결정 사항(Decisions), 조치 사항 및 담당자(Action Items) 등의 항목으로 구성한다.
회의록 정리가 완료되면, 귀국한 바이어에게 팔로우업 이메일을 발송한다. 이 이메일은 바이어에게 기업의 프로페셔널함을 전달하고, 향후 사업 관계의 지속 및 확대를 위한 전략적 수단으로 매우 중요하다. 이메일은 바이어가 귀국 후 바로 확인할 수 있도록 빠른 시일 내에 발송하며, 방문에 대한 감사의 인사와 함께 회의에서 논의된 내용 요약, 향후 일정, 협력 의사 등을 담는다. 특히 회의록 파일(meeting mintutes)을 이메일에 첨부하여 상담 내용의 연속성을 강조하고, 향후 추진 방향에 대한 확신을 제공한다. 특별한 이슈 없이 협력이 지속되기로 한 경우에는 방문에 대한 감사와 향후 교류 의지를 강조하는 내용으로 이메일을 작성한다. 주요 합의사항이 있거나 후속 조치가 필요한 경우에는 회의록을 바탕으로 보다 구체적인 내용과 추진 방향을 정리한 이메일을 발송해야 한다.
*이메일 예문은 ChatGPT로 교육 내용과는 다른 버젼으로 써보았다.
FOLLW-UP 이메일 예문 1 : 비즈니스 협의 의사 전달 (진행 원하지 않을 시) - 바이어 입장
Subject: Thank You for the Meeting
Dear [Client's Name],
Thank you very much for taking the time to meet with us [last week/on DATE]. We truly appreciated the opportunity to learn more about your business and share insights into our services.
After careful consideration, we’ve decided not to move forward with a partnership at this time. While we found our discussion valuable and engaging, we believe that our current direction may not fully align with your business needs.
That said, we genuinely appreciate your interest and hope there may be future opportunities for collaboration as our businesses evolve.
Thank you once again for your time and consideration. Wishing you continued success.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company / Contact Info]
FOLLW-UP 이메일 예문 2 : 비즈니스 협의 의사 전달 (진행 원할 시) - 바이어 입장
Subject: Great Meeting – Let’s Move Forward
Dear [Client's Name],
It was a pleasure meeting with you [last week/on DATE], and we truly enjoyed our discussion on potential collaboration. Thank you for your time and insights into your business operations.
Based on our meeting, we are excited to move forward with the next steps. I’ve attached a summary of the discussion and a proposed timeline for the initial phase. Please review and let us know if there’s anything you’d like to adjust.
We are confident that this partnership will bring great value to both sides, and our team is ready to begin preparations as soon as we receive your confirmation.
Looking forward to working closely together.
Best regards,
[Your Name]
[Your Company / Contact Info]
