업무지시 잘 하는 법

주니어 직원들의 공통적인 불만중 하나는 '업무 지시가 명확하지 않다'입니다. 직무만족도와 퇴사율에도 영향을 미치는 중요한 부분입니다.명확한 업무 디렉션을 주는 방식은 아래 네 가지만 기억하시면 됩니다.

첫째, 이 일을 왜 해야 하는지 그 이유와 배경을 충분히 설명 해줘야 합니다.

- 이유가 없이 업무만 이야기 하게 되면 실무를 하는 사람 입장에서는 "이 일은 왜 해야 하는 거지?"라는 근본적인 혼란이 생깁니다.

- 또한 이유는 장기적 목적을 의미하는데, 자신이 하는 업무가 어떤 상위 목표에 기여하는지를 알게 되면 훨씬 업무에 몰입과 책임감을 가지게 할 수 있습니다.

둘째, 그 업무가 완수되었을 때의 결과를 구체적으로 계량화해서 말해주어야 합니다.

- 예를 들어 "이번주내로 거래처 A사로 보낼 제안서 써서 가지고 와"라고 하는 것보다는, "이번주 금요일 15시까지 A사 요청사항 3가지에 대한 우리 대응 솔루션을 소개하는 문서를 내게 우선 공유하고 그 내용 검토가 마치면 고객사 담당자님께 보낼 수 있도록 하세요"처럼 구체적이어야 합니다.

셋째, 그 업무를 어떻게 실행해야 하는지 how to 를 알려주어야 합니다.

- 위에 말한 결과 목표를 To-be라 하고 현재 상태를 As-is라고 한다면  그 사이의 Gap 분석을 통해서 주어진 시간과 자원을 할당하여 세부 프로세스를 정리해줍니다.

- 그리고 각 단계별로 여기선 누구한테 어떤 자료를 받아 참고해야 하는지, 여기서는 주요 체크 포인트가 무엇이 있는지를 가이드 주어야 합니다.

- 이런 업무 가이드가 없는 상태에서 '일단 알아서 해와'라고 하는 것은 성장 관점에서도 큰 도움이 되지 않고 업무의 생산성을 매우 저해합니다. 관리자가 실무를 해야 할 필요는 없지만 실무를 모르면 나타나는 문제가 바로 이 지점에서입니다. 주니어들이 겪을 시행 착오를 회피해서 처리할 수 있도록 도와주어야 하는 것이 관리자의 역할이죠.

넷째, 업무 커뮤니케이션이 '지시'에만 끝나면 안되죠. 지지, 응원, 격려, 도움요청이 마지막에 함께 들어가야 합니다. 관리자가 단순히 일을 넘기기만 하는 사람이 되지 않기 위해서는, 업무상 모르는 일이 생겼을때 언제든 도와줄 수 있는 상사가 뒤에 있다는 것을 느끼게 해주는 것이 심리적으로 안전한 조직을 만드는 중요한 조건입니다.

간단하게 예를 들어볼게요.

[Before]

'김대리, 우리 A프로젝트 기획회의 해야 하니까 B사와 C사 담당자들 연락해서 미팅 일정 잡으세요'

[After]

'김대리, 우리 신규 A프로젝트 진행을 위한 R&R을 조율하는 회의를 해야 합니다. 이번 프로젝트는 올해 전사 목표에 가장 중요한 업무라 꼼꼼히 처리해서 완수해야 하기 때문입니다.

우선 이 프로젝트 RFP 및 기획서를 메일로 먼저 공유한 후, 차주 중에 우리 사무실에서 미팅 가능한 일정 2~3개 정도와 공유드리는 문서를 사전 검토해보시고 추가로 논의가 필요한 내용을 회신 해달라고 메일로 먼저 요청하고 문자로도 보내주세요.

저희 노션 폴더 중 작년에 진행한 X프로젝트의 R&R문서 회의록과 양식이 있으니 그 문서를 참고하면 이번 미팅 준비하는데 도움이 많이 될겁니다. 보시고 더 궁금하신 점은 제게 언제든지 문의 주세요'