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① 회사 이메일과 개인 이메일은 다르다
직장에서 업무의 연장선으로 사용하는 이메일은 내용도 중요하지만 형식도 더없이 중요하다. 더불어 이메일을 사용할 때와 사용하지 않을 때를 구분하는 것도 무시할 수 없는 직장 예절의 단편이다. 상사가 이메일로 보내라고 했는데 귀찮다는 이유로 카톡으로 보낸다던지, 대면 보고를 요청했는데 이메일로 보냈을 때 상사의 말을 귀담아듣지 않는 직원으로 비칠 수 있다. 그러니 항상 유념해야 한다.
이메일은 사용하기 더없이 편하다. 팩스로 여러 장을 보내느라 시간도 많이 들고 출력까지 해야 했던 번거로움이 사라지고, 전화로 두 번 세 번 설명해야 하는 귀찮음도 많이 줄어들었다. 하지만 메일 주소를 잘못 확인하여 수신인이 다르게 설정되었거나, 상대가 메일을 확인했는지 알 수 없는 상황이 생기면 업무 프로세스를 더 진행하지 못하는 문제가 생기기도 한다.
그러므로 이메일을 보내고 나서는 팀원의 경우, 구두로 전달하고 거래처나 외주 업체의 경우는 문자메시지 등을 통해 직접 확인할 필요가 있다. 확인을 잘하는 것만으로도 일머리가 좋은 사람으로 인정받을 수 있다.
이메일을 보낼 때 실수하는 경우로는 몇 가지가 있다. 첫째, 제목을 누락하는 경우이다. 둘째, 첨부 파일을 빠뜨려서 메일을 보낸 뒤 두 번 일을 하게 되는 경우이다. 셋째, 이메일 주소 실수이다.
제목을 누락했을 경우는 조심성이 없는 사람처럼 비칠 수 있다. 이메일의 얼굴이라 할 수 있는 제목인데 제목이 없을 경우 가끔 스팸메일로 오해하는 경우도 생기기 때문에 제목에 반드시 신경을 써야 한다.
첨부 파일 누락의 경우도 문제가 될 수 있지만 상대가 사용하지 않는 프로그램을 이용하여 파일을 보냈을 경우도 일머리 없는 직원처럼 보일 수 있으니 주의해야 한다. 특히나 이미지 파일의 경우 일러스트의 원 파일로 보내는 것이 아니라 PDF나 JPG 파일로 변환해서 첨부하는 것이 센스 있는 직원처럼 여겨진다.
이메일 주소를 실수로 보낼 경우도 있다. 그렇기 때문에 더블 체크가 중요하다. 다시 한 번 수신인에게 구두로 확인하거나, 전화 또는 문자메시지 등으로 메일 발송을 완료하였음을 인지시킬 필요가 있다. 특히나 중요 메일의 경우 더욱 유념해야 한다.
★ 이메일 에티켓
1) 비즈니스 이메일 잘 쓰는 법
의도가 명확한 제목을 사용하라
첫 줄은 가벼운 인사로 시작하라
본문은 일목요연하게 정리하라
가독성을 생각하며 문단마다 한 줄씩 띄워라
첨부파일을 확인하라
맺음말은 깔끔하고도 예의 있게 써라
전자 서명 기능을 잘 활용하라
참조 기능은 꼭 필요한 경우에만 이용하라
발송 버튼을 누르기 전 반드시 오타를 확인하라
수신확인을 하고, 구두 또는 문자메시지로 더블체크하라
2) 다시 한 번 확인하는 이메일 실수
제목 확인
파일 첨부
최종 파일
호칭 실수
참조 지정
수신 확인
메일 주소
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★ 이메일의 역사
인터넷 또는 컴퓨터 통신망을 통해 주고받는 우편 방식. 즉시 전송하거나 확인할 수 있고, 여러 명에게 한꺼번에 발송할 수 있다. 별도의 비용이 들지 않는다. 이메일은 상대방의 접속 유무와 상관없이 메시지를 보내거나 읽을 수 있다.
이메일은 미국의 프로그래머 레이 톰린슨(Ray Tomlinson)이 발명했다고 알려져 있지만, 실제로 저작권을 등록하고 만들었던 사람은 인도계 미국인 시바 아야두라이(Shiva Ayyadurai)다.
1978년 14세였던 그는 종이 편지를 대체할 프로그램을 개발하였고, 이메일이라는 이름을 붙이게 된다. 당시에도 오늘날과 같은 구성으로 만들었다고 한다.
이메일을 주고받으려면 도메인 이름이 첨부되는 이메일 주소를 만들어야 한다. 사용자 이름은 누구나 자신의 편의에 따라 만들 수 있지만 도메인은 서비스 제공 기업이 지정한다. 그렇다면 이메일 주소에 포함되는 @는 무엇일까. 영어 단어 ‘at’을 뜻하는데 이는 이메일 주소의 표준으로 사용되고 있다.
@ 표시는 나라마다 다르게 읽힌다. 미국은 ‘앳 사인(at sign)’, 한국은 골뱅이, 일본은 ‘아토마쿠(at mark의 일본식 발음)’, 이탈리아는 달팽이(chiocciola), 러시아는 강아지(sobachka), 네덜란드는 원숭이꼬리(apenstaartje), 헝가리는 지렁이(kukac)이라고 읽는다.
이메일을 발송하고 나면 수신인이 이메일을 받았는지 확인할 방도가 없다. 일부 이메일 클라이언는 수신인이 이메일을 열람할 때 수신 확인 답장을 보내주기도 하는데 번거로워서 잘 사용하지는 않는다. 그렇다면 이메일 제공업체들이 보통 제공하는 수신확인은 어떠한 기능을 하는 것일까. 이는 이미지 파일 첨부를 통해 우회적으로 확인하는 방법이다. 이메일 본문에 이미지를 넣고, 그 이미지 주소는 발신자의 제공업체 서버로 설정한다. 이렇게 하면 수신자가 이메일을 열람할 때 이미지를 표시하기 위해 발신자의 제공업체 서버로 자동 접속된다. 이를 통해 수신인이 언제 이메일을 확인했는지 ‘추정’할 수 있다.
즉, 추정은 가능하나 100% 신뢰할 수는 없다.
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Story 1.
언론사와 자주 커뮤니케이션하는 홍보팀의 안미경 과장은 평소 덤벙거리는 성격으로 유명하다. 언론 보도를 위한 보도자료를 작성하면서 오타를 자주 확인하지 않아 언론사 담당자의 지적이 있었는데도 쉽게 고쳐지지 않았다. 그래서 매번 자신의 실수를 줄이고자 부하직원인 윤미화 대리에게 크로스 체크를 부탁하곤 한다.
그날은 윤 대리에게 크로스 체크도 잘 마무리하고 메일을 보내려고 하는데 갑자기 이사님의 전화가 왔다. 전화를 받는 동안 급하게 이메일을 보내고자 언론사 담당자의 주소를 입력하고 파일도 첨부하여 발송하였는데 전화를 끊고 나서 이상한 느낌이 들어 이메일 수신확인을 체크하였더니 언론사 배포용 보도자료가 아니라 사내 프로젝트 자료를 첨부한 것이 아닌가.
아직 외부 유출이 허락되지 않은 자료인데 큰일나버렸다. 더 큰 문제는 한 명이 아니라 여러 담당자에게 동시에 보내게 되어 이를 수습하는 데 쉽지 않을 거라는 생각이 들었다. 덤벙거리는 성격이었어도 전화를 받으며 이메일을 보내지는 않았어야 하는데 안 과장은 울고 싶은 심정이 되어버렸다.
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② 4차 산업혁명은 재택근무인가?
- 재택근무자로 종사하는 경우는 크게 두 가지이다. 처음부터 재택근무자로 채용된 경우와 부서 이동으로 인해 일반근로자에서 재택근무자로 근무 형태가 바뀐 경우이다. 전자는 보통 단기 일자리일 가능성이 크고 후자는 일시적인 경우일 가능성이 크다.
- 재택근무가 가능한 전문적인 일자리는 IT 계열이 많다. 단순 코딩이나 웹 디자인의 경우 굳이 회사에서 근무하지 않더라도 작업물을 받아볼 수 있기 때문이다. 소프트웨어 개발사는 재택근무자를 채용할 때 보통 화상 회의로 면접을 진행하며, 화상 면접 중 비디오 채팅 소프트웨어의 화이트보드 공유 기능을 이용해 손코딩 테스트를 하기도 한다.
- 재택근무자는 근로기준법을 적용받는 정식 근로자이기 때문에 당연히 근로계약서를 작성한다. 또한 근로기준법을 어기는 근무요건으로 근무할 수 없다. 퇴직금과 연차 등도 일반 근로자와 동일하게 지급된다.
재택근무를 위해서는 여러 가지 도구들이 사용된다. 컴퓨터, 노트북, 스마트폰 중 개인기기에는 작업 프로그램만 설치해서 근무할 수도 있지만 회사에서 세팅된 기기를 대여해주기도 한다. 원격 제어 프로그램도 재택근무를 위한 필수 도구이다. 화상회의를 위한 도구도 필요하며 업무 시간 관리 도구, 문서 등 자산 보안 도구도 필요하다.
2020년 전 세계를 강타한 코로나19의 영향으로 재택근무는 필수 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 크다. 비대면 접촉으로도 근무가 가능한 사업군의 경우 빠르게 근무 변화가 이루어지고 있다.
★ 재택근무의 장점과 단점
1) 장점
- 시간과 공간의 제약을 받지 않기 때문에 각자의 라이프스타일이 자유롭다. 도심지의 집값이 비싼 서울의 경우 재택근무가 활성화되면 고질적인 주거비용 문제를 해결할 수 있을지도 모른다.
- 지역에 상관없이 채용할 수 있어, 숨은 인재 채용이 가능하다.
- 출퇴근 시간이 없으므로 몇 시간을 줄일 수 있다.
- 부재중에도 업무를 유지할 수 있다.
- 전 세계 다양한 인재들이 모여서 글로벌한 레벨의 성과를 낼 수도 있다.
2) 단점
- 정보 유출의 우려가 있다.
- 근로 시간이나 근로 중 업무 태도를 파악하기 어렵다. 결과물 역시 예외 없이 성과로만 측정해야 한다.
- 직접 얼굴을 맞대고 문제를 풀어나가는 것을 선호하는 사람에게는 적합하지 않다. 성격에 따라 호불호가 갈린다.
- 원활한 의사소통이 어려울 수 있다. 따라서 업무상 대화중 오해를 낳는 경우도 있다.
- 일과 개인사의 구별이 명확해지지 않아서 오히려 삶의 질을 떨어뜨릴 수도 있다.
Story 2.
코로나19의 영향으로 3주째 재택근무 중인 IT 기업의 유자가 부장. 직원들과 열띤 토론도 하고, 으쌰으쌰 하는 분위기로 프로젝트를 관철시켜 왔는데 홀로 집에서 일을 해야 하니 무엇을 어떻게 할지 딱히 떠오르지도 않고 정리도 잘되지 않는다. 업무용 메신저를 통해 팀원들의 근무 현황도 파악하고 진행사항도 보고 받고 있지만, 메신저 화면으로 ‘파이팅’을 외치는 것이 영 낯설기만 하다.
하지만 회사는 그 와중에 4차 산업혁명을 이야기하고, 비용 절감 등을 강조하면서 비대면 재택근무를 활성화하겠다고 최근 발표했다. 새로운 근무 형태의 세상에 빠르게 적응해야 하지만 쉽지는 않다.
유 부장은 결국 다양한 온라인 강의를 신청하기로 마음먹었다. 도태되지 않기 위해 적극 앞으로 나아가야 함을 느꼈기 때문이다.
# 회사예절 사용설명서 완벽복습 문제
1. 임 과장이 잘못된 이메일을 유 부장에게 보냈다. 유 부장의 반응은 어떨까?
① 살다 보면 그럴 수도 있지. 오늘 하루 종일 내가 힘들게 했나?
② 나한테 실수하면 거래처에는 얼마나 자주 실수할까? 조심하라고 한마디 해야겠군.
③ 그러던지 말던지.
2. 재택근무 중일 때 어떻게 행동해야 할까?
① 회사 출근과 마찬가지로 시간에 맞추어 움직인다.
② 오후 2시쯤 낮잠을 푹 잔다.
③ 업무용 메신저와 전화를 꺼버린다.