프로 일잘러의 슬기로운 노션 활용법 - 이석현

by 청블리쌤

Jun 14. 2022

이 책은 노션 활용법이지만, 단순히 노션의 기능적인 면만 강조하지는 않는다. 철학이 담긴 사용에 대한 깊이 있는 이야기가 큰 울림으로 다가왔다.

기능에만 치중하는 기존의 IT 책들과 차별화 된 깊이와 철학에 감탄하며 두 번 읽었다. 삶에 대한 자세를 배웠고, 노션의 기능에 대해서도 정말 큰 도움을 받았다.

노션은 무료버전으로도 큰 불편 없이 사용이 가능하다. 코로나 시국에 특히 인기가 치솟은 생산성툴이라고 한다.

대학생이나 대학교수라면 대학교 이메일로 인증을 받으며 개인 프로버전을 무료로 사용할 수 있다. 대학을 졸업했어도 가능하다고 한다.

초중고등학교 교사의 경우 교육청 관련 이메일로 무료 업그레이드가 가능하다.

저자는 이 책에서 일의 효율성을 강조하면 노션의 필요성을 이렇게 말한다.

프로 일잘러는 단순히 일을 잘하는 것이 아니라 다른 사람들보다 뛰어난 결과물을 만들어 낸다. 특히 그들은 남들보다 기록에 능한 편인데, 그들의 옆에서 스마트한 관리를 도와주는 것이 바로 노션과 같은 생산성 툴이다.

노션은 다른 생산성 툴에 비해 진입장벽이 좀 높은 편이지만 애써서 배워야 할 이유에 대해 다음과 같이 말한다.

어떻게 써야 할지 막막하다면 프로 일잘러가 노션을 어떻게 활용하는지를 먼저 살펴보자. 모든 배움은 ‘따라하기’에서 시작되니 말이다.

노션은 올인원 생산성 툴이다. 노션 하나로 프로젝트 관리, 일정관리, 문서 작성, 파일 공유, 위키백과, 대시보드, 독서관리, 금전관리, 협업 기능까지 가능하다. 지원하지 않는 기능을 찾기가 더 쉬울 정도다. 정말 막강한 툴이다. 하지만 써보지 않으면 그 가치를 절대 알지 못한다.

그러나 저자는 툴 자체보다 자기계발이 더 중요하다는 본질을 확실하게 일깨운다.

툴은 언제든 다른 것으로 대체할 수 있다. 자기계발이 먼저이지, 툴이 앞서는 것은 곤란하다. 과거 에버노트 유저가 노션으로 대량 유입됐듯이, 노션도 언젠가 다른 툴에게 자리를 내줄 수 있다. 툴에 지나치게 의지하면 내 업무의 본질을 잃어버리게 되고, 노션이 가진 막강한 기능에만 얽매이게 된다. 다시 한 번 말하지만 기능은 부차적인 것이다.

저자는 실제로 활용되는 노션의 사례를 다양한 예시와 템플릿을 소개한다. 그 내용 중 몇 가지만 발췌하여 소개한다.

1. 기록의 쓸모

프로 일잘러가 되는 비결은 ‘기록’이다.

노션은 기록을 체계화시키는데 최적화된 툴이다. 글을 구상하고 체계를 갖추는 것이 아니라 단편적인 생각이라도 모아두면, 이후에 체계화시키고, 데이타베이스화하면 된다. 그렇게 글이 모이면, 또 하나의 분류체계로 묶어둘 수 있고, 끊임없이 생각의 기록을 확장할 수 있다.

노션의 최소단위 콘텐츠는 블록이라고 칭하며, 레고의 조립과 비슷한 과정이다. 언제든 필요에 따라 위치를 바꾸고 전체 그림에 맞게 더 쌓아올릴 수 있는 구조다.

그리고 그 블록은 글만이 아니라 영상, 사진, 각종 파일, 링크를 포함한다. 생성된 블록은 얼마든 다양한 형태로 재구성되면서 페이지를 이루고 페이지가 모여 워크스페이스를 유기적으로 구성한다.

2. 삶의 우선순위

‘일잘러’는 모든 일을 잘 해내는 사람이 아니라 포기할 줄 아는 사람이다. 포기함으로써 새로운 기회에 눈을 뜨는 것이다. 포기를 하려면 ‘현재 해야 할 일’의 우선순위를 파악해야 한다.

노션에는 스케줄을 관리할 수 있는 기능도 있다. 어쩌다 한 번씩 할 일의 목록을 고민할 것이 아니라 일의 우선순위를 정해서 일의 진척 정도를 수시로 확인할 수 있다.

3. 자신만의 포트폴리오 홈페이지

포트폴리오 홈페이지는 당신만의 메타버스 세계로 들어가는 관문이다. 당신의 모든 삶을 포트폴리오 홈페이지에 담으면 된다.

블로그보다 더 직관적이고, 더 체계적이고, 유기적으로 연결할 수 있으며, 유연하게 틀을 바꿀 수 있으므로 정리의 순서를 고민할 필요 없이 그저 담아두었다가 나중에 얼마든지 구성을 바꿔가면서 정리할 수 있다.

저자는 자기성장을 위한 자신만의 포트폴리오 홈페이지에 대해 아래와 같이 자세하게 부연하고 있다.

포트폴리오 홈페이지는 큐레이션의 묶음이다. 당신의 삶 자체가 예술작품이 되는 것이다. 지금까지 쌓아온 커리어와 미래의 방향까지 담는 공간이다. 포트폴리오 홈페이지에는 이메일, 연락처, SNS, 프로필 사진(최대한 멋지게 나온 것), 언론사 인터뷰, 프로젝트 경험, 전문분야, 강점과 역량, 대외활동, 기고, 저서, 교육 경력, 특허, 실적 등이 담긴다. 그러므로 포트폴리오는 많은 정보를 한꺼번에 보여줄 수 있도록 디자인되어야 한다. 이때 ‘사용자가 어떤 경험을 누리게 할 것인가’ 하는 동선까지 고려해야 한다.

노션에서는 누구나 디자이너처럼 홈페이지를 꾸밀 수 있다. 노션의 캘린더, 갤러리, 테이블, 보드, 타임라인 블록을 활용하면 사용자에게 당신의 정보를 보다 직관적인 형태로 제공할 수 있다. 이미지와 텍스트를 대충 넣기만 해도 마치 디자이너가 만든 것처럼 보여진다. 게다가 [웹에서 공유] - [검색엔진 인덱싱] 옵션을 켜놓으면 사람들이 검색엔진을 통해 당신의 포트폴리오 홈페이지로 들어올 수 있다.

물론 포트폴리오 홈페이지는 겉모습보다 그 안에 담길 내용이 더 중요하다. 여기저기 흩어진 당신의 이력들을 모으고 그것을 어떻게 포장하고 어떻게 배치할지 고민해야 한다.

포트폴리오 홈페이지에서 명심해야 할 것은 지속적인 업데이트다. 커리어 데이터가 몇 년 전에 머물러 있다면 사용자는 당신의 삶이 업데이트되지 않는다고 생각할 것이다. 커리어 관리는 무엇을 만드느냐보다 어떻게 유지하느냐가 더 중요하다는 사실을 명심하자.

4. 개인 성장의 구체화

구글은 추상적인 성과지향시스템을 보완하기 위해 OKRObjective and Key Results이라는 기법을 만들었다. OKR은 목표를 정하고 그것을 달성하기 위한 구체적인 핵심지표를 설정하는 것이다.

OKR을 노션 첫 화면에 둬라

OKR의 의미를 찬찬히 살펴보자. O(Objective)는 목표를 말한다.

KR(Key Results)는 O(Objective) 실행을 위한 구체적인 수단이다. O(Objective)가 다소 감성적이라면 KR(Key Results)에서는 구체적인 수치를 제시해야 한다. 숫자로 증명될 수 있는 가치를 입력해 보자.

저자는 책 전반에 걸쳐 개인의 성장에 대해 초점을 맞춘다. 노션의 첫 화면을 구체적인 목표와 실제로 실행하고 있는 구체적인 결과를 수시로 확인하는 것에 대해 강조한다. 노션이 아니라도 우리의 삶이 지향할 방향이지만, 가장 잘 구현할 수 있는 도구이니 노션을 사용하지 않을 이유가 없다는 논리다.

5. 아이디어 건지기

자기 일에 관심을 가지고 열정적으로 몰입하다 보면 누구나 아이디어를 건져 올릴 수 있다.

전문적인 일을 경험해야만 아이디어를 떠올릴 수 있는 것도 아니다. 내 업무와 관련 없는 일을 경험할 때도 아이디어는 떠오른다. 다만 매일 똑같은 일만 반복해서는 신선한 아이디어가 떠오를 수 없다. 서점에 가서 내 직무와 전혀 상관없는 분야의 책을 읽거나, 가구 배치를 바꾸거나, 전시회와 음악회 등 예술적인 활동에 참여하는 것도 좋다.

다양한 경험이 뒤섞이고 조합되다 보면 관점이 바뀌고 통찰력이 생겨 미처 알지 못했던 아이디어가 새롭게 떠오른다. 당신의 뇌에 필요한 것은 일상적으로 목격하는 장면이 아니라 새로운 감각이다. 새로운 생각이 당신의 잠든 감각계를 깨운다.

경험을 쌓으면서 잊지 말아야 할 것은 꾸준한 기록이다. 아주 작은 아이디어라도 바로바로 기록한다. 기록하지 않으면 기억은 사라진다. 아이디어를 기록하는 일은 산사태를 막기 위해 나무를 심는 작업과 비슷하다.

중요한 것은 물론 반복적인 기록이다. 생각의 바다에 수장된 아이디어는 아무 쓸모가 없다. 머릿속에서 끄집어내 눈으로 인지하는 작업, 즉 주관적인 것이 객관적인 형태로 바뀔 때 아이디어는 비로소 생명력을 얻는다. 잡스러운 생각이라도 떠오를 때마다 기록하는 습관을 들이자. 노션이 됐든 블로그가 됐든 닥치는 대로 기록한다. 자꾸 해봐야 체계적으로 기록할 수 있고, 좋은 아이디어와 그렇지 않은 아이디어를 분별할 수 있는 능력도 생긴다.

억지로 아이디어를 짜내려고 하면 떠오르기는커녕 스트레스만 받는다. ‘수집-기록-발견(통찰력)’ 3가지 과정을 반복하다 보면 어느 순간 ‘아하!’ 하고 머릿속에서 번쩍 떠오르는 것이 아이디어다. 반복적으로 기록하는 데 중점을 두자. 그리고 아이디어는 떠올리는 것보다 실행하는 것이 더 중요하다는 점을 잊지 말자. 지금 바로 노션에 아이디어 노트를 만들고, 어떤 아이디어를 실생활에 적용하고 있는지 점검해 보자.

아이디어는 어느 순간 불현듯 떠오른다. 그걸 기록할 장치도 필요하고, 그런 습관도 중요하다. 기록이 반복되면 습관이 되고, 그렇게 아이디어를 담아두다 보면 아이디어의 빈도와 질도 더 높아질 것이다. 결국 기록의 습관이 중요하다.

6. 독서기록

종이책이 좋다면 해결방법이 있다. 책을 읽으면서 일단 열심히 밑줄을 그어놓는다. 그리고 완독한 후 브이플랫 앱(스캔 앱)으로 밑줄 그은 부분을 스캔한다. 브이플랫의 장점은 페이지가 평평하지 않아도 그 부분을 스캔하면서 펴준다는 것이다. 또한 OCR 기능을 통해 필요한 부분을 텍스트로 변환할 수 있다.

저자는 전자책에서 바로 노션으로 스크랩하는 방법을 활용하고 있다.

나도 평소 독서노트를 기록하고 활용하기 위해 에버노트와 연동하여 스크랩을 하고 블로그에 기록한다.

종이책을 읽을 경우 OCR앱을 활용하여 글자를 텍스트로 저장한다. 저자는 브이플랫 앱도 추천하고 있다. 문자인식하는 OCR앱은 어떤 것이라도 상관없다.

7. 파워포인트가 아니라도 되는 프리젠테이션

노션의 ‘글머리 기호 목록’과 ‘토글 목록’ 그리고 새로 추가된 큰 사이즈의 ‘토글 목록’만 알면 파워포인트의 프레젠테이션 지옥에서 벗어날 수 있다. 화면 폭이 좁은 것은 ‘작은 텍스트’와 ‘전체 너비’를 사용하면 해결된다. 전체 목차를 큰 사이즈의 ‘토글 목록’에 구성해 놓고 하위 항목은 가려놓으면 된다. 게다가 이미지도 쉽게 임베드할 수 있다. 텍스트와 이미지 자료, 2가지만 있으면 프레젠테이션은 문제없다.

그럼에도 기존의 방식에서 벗어나는 것이 너무 급진적이라고 생각된다면 ‘캔바’라는 온라인 디자인 툴을 활용해 보자. 캔바에서 작업한 프레젠테이션 페이지를 웹으로 게시한 다음 링크를 노션에 임베드하면 된다.(캔바 : 게시–삽입–스마트 삽입 링크 복사, 노션 : 임베드 블록 만들기–스마트 삽입 링크 붙여넣기)

‘글머리 기호 목록’ ‘토글 목록’ ‘캔바 페이지’ 3가지 조합이면 파워포인트의 불편함을 완전히 해결할 수 있다. USB를 들고 다니는 일, 클라우드에 파일을 일일이 업로드하는 일, 디자이너가 사용한 폰트를 설치하는 일, 통일되지 않은 템플릿 등 모든 불편함이 사라진다. 단지 노션과 캔바, 2가지 툴을 조합했을 뿐인데 말이다.

프레젠테이션은 사실 목차가 전부이다. 프레젠테이션이 어려운 것은 시나리오도 없고 스토리텔링도 완벽하지 않기 때문이다. 대부분의 사람들은 파워포인트 작업을 할 때 구상이나 설계 없이 바로 문서 작업부터 시작한다.

하지만 노션에서는 ‘토글 목록’과 ‘글머리 기호 목록’으로 프레젠테이션의 목차를 구성하도록 돕는다. 목차는 상위에서 하위까지 구조적으로 전개되며, 상위의 목록은 하위의 목록을 포괄한다. 이처럼 계층적인 트리 형태의 목차를 짜면 프레젠테이션이 쉬워진다.

목차를 보면 프레젠테이션의 컨텍스트를 알게 된다. 컨텍스트란 단순한 텍스트가 아니라 그 텍스트에 담긴 발표자의 철학과 태도, 시나리오, 스토리텔링, 감각, 분위기를 포괄하는 개념이다. 이것은 파워포인트를 뛰어넘는 방식이다. 툴이 아닌 오직 내용에만 집중해서 목차, 순서, 시나리오, 스토리텔링으로 프레젠테이션을 설계하는 것이다. 뼈대를 튼튼하게 만들고 흐름에 맞춰서 살을 붙이고, 이미지나 동영상, 캔바 페이지 등은 나중에 곁들이기만 하면 된다.

다음은 목차 작성이다. 오른쪽 콜아웃 블록에 샘플로 목차를 만들었다. ‘토글 목록’으로 먼저 구조를 짜는데, 어떤 이야기로 시작해서 어떻게 끝맺음할지 흐름을 결정하는 것이다. ‘토글 목록’을 확장하면 조금 더 구체적인 내용을 보강할 수 있다. 토글 목록에 살을 붙여나가며 생각을 확장하는 것이다.

목차를 작성하고 나면 캔바로 다시 이동해 목차 순서대로 프레젠테이션 자료를 만들면 된다. 프레젠테이션을 너무 어렵게 생각하지 말자. 처음에 큰 주제부터 시작하면 방향을 잡기가 힘들다. 작은 주제부터 먼저 만들고 나서 그 주제를 조금씩 더 큰 개념으로 확장해 나가는 것이 현명한 전략이다.

노션의 ‘글 머리 기호 목록’이라는 블록을 활용하면 생각을 확장할 수 있다. 작성한 목차에서 [Tab] 키를 클릭하여 들여쓰기를 하고, 그 항목에 상세한 내용을 덧붙이는 것이다.

이런 방식으로 상위목차 아래 하위목차를 추가하며 계속 구체화해 나가다 보면 프레젠테이션을 어떻게 구성해야 할지 대충 얼개가 잡힌다. 얼개가 완벽하게 잡히면 그때부터 내용을 작업하면 된다. 디자인은 그다음 문제다. 어떤 내용으로 프레젠테이션을 할지 그 부분에 먼저 초점을 맞추자.

파워포인트에 비해 노션은 특히 온라인수업을 하거나 웹페이지로 제시가 가능할 때, 바로 링크를 연결할 수 있고, 영상이나 사진도 손쉽게 제시할 수 있다. 그리고 노션은 마우스로 각 블록을 끌어 놓으면서 화면을 가독성을 높이는 편집을 쉽게 할 수 있다는 장점이 있다.

토글이라는 것은 글머리의 세모 모양을 클릭하면서 화면을 숨기거나 표시할 수 있는 기능이다. 토글을 활용하면 더 간결하고 보기 좋게 화면을 구성할 수 있고, 필요할 때마다 해당항목의 화면을 열어볼 수 있어 효과적인 프리젠테이션이 가능하다. 학교 수업할 때 정답부분을 토글로 접었다가 정답확인할 때 열어주는 등의 방식으로 화면구성이 가능하다.