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by 빵미나리 May 13. 2018

[Tip] 직장 내 커뮤니케이션 잘하는 6가지 방법

신입사원 직장생활 팁, 직장생활 보고 팁

첫 직장에서 입사 후 한 달간 받았던 여러 가지 신입사원 교육부터 교육 기획자 시절 관심 있게 들었던 여러 교육들 중 가장 기억에 남고 현재까지 활용하는 직장 내 커뮤니케이션 팁을 정리해보았습니다. 직장 내 커뮤니케이션뿐만 아니라 면접을 앞둔 취준생들에게도 유용한 팁이니 참고해주세요.


1. 완전한 문장으로 말하라

말끝을 흐리는 것이 습관인 사람들이 있습니다. 특히 갓 졸업한 인턴이나 신입사원들에게서 이러한 습관이 자주 보입니다. 말끝을 흐리게 되면 자신감이 없어 보일 뿐만 아니라 말하는 내용을 파악하기 어려울 수 있습니다. 회사 내에서 질문에 대한 답변이나 보고사항을 이야기할 때, 또는 면접에서 답변을 할 경우에는 항상 완전한 문장으로 이야기하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

팀장 : 인턴 씨, 어제 이야기했던 □□ 프로젝트 보고자료 어디까지 진행되었나요?
인턴 : 엇, 지금 아직 작성 중이라.... (X)
-> 네, 팀장님 지금 50% 정도 작성되었고, 내일 오전 중으로 마칠 예정입니다. (O)


2. 두괄식으로 말하라

우리나라는 직설적으로 이야기하는 두괄식 보단 서두가 길고 결론이 마지막에 나오는 미괄식에 익숙해져 있습니다. 그리고 "한국말은 끝까지 들어봐야 안다"는 말도 있듯이 우리나라 말은 문장 구조가 영어와는 다르게 동사가 마지막에 있어 핵심이 뒤에 있을 수밖에 없습니다.

하지만 결론이나 중요한 내용이 뒤로 갈수록 듣는 사람의 집중력이 저하되고 이야기의 논점이 흐려집니다. 따라서 자기소개서, 면접, 보고 등 여러 가지 사회생활에서 핵심만 전달하고자 할 때에는 항상 결론부터 이야기하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

팀장 : 인턴 씨, □□□사이트 배너 디자인은 언제 완료되는지 확인해보셨나요?
인턴 : 그게  □□□사이트 배너 담당은 디자인팀 000 디자이너인데 그분이 ○○디자인도 같이 맡아서 그게 급하다고 먼저 처리해야 한다고 해서 그게 이틀 정도 걸리고..(중략)..
팀장 : 그래서 결론이 뭔가요?
-> 금요일까지 받기로 했습니다. 담당자가 다른 급한 업무 처리 후 디자인해주기로 했습니다. (O)


3. 도표나 그래프를 활용하라

주로 보고서나 기획서, 제안서를 작성할 경우나 발표를 할 때에 해당됩니다.

내가 이야기하고자 아이디어나 내용을 효과적으로 전달하기 위해서는 보고서나 ppt에 글자를 빽빽하게 채워 넣는 것보다는 적절한 도표나 그래프를 활용하여 시각적으로 확실하게 전달하는 것이 좋습니다.

'컨설팅 전 상위그룹의 비중이 40%에서, 컨설팅 후 96%로 두배 이상 늘었다'라고 글로 보고하는 것보다는 아래와 같이 그래프로 표를 활용하면 얼마나 늘었는지 한눈에 볼 수 있어 더욱 효과적입니다.  

요즘 SNS 등에서 인포그래픽으로 효과적으로 정보를 제공하기도 합니다.

저는 그래프나 도표 등 정보를 시각적으로 나타내기 위해 구글링을 하거나 인포그래픽 사이트를 참고합니다.

아래는 제가 자주 참고하는 사이트들입니다.


4. 사실에 근거하여 말하라

당장 눈앞의 두려움 때문에 사실을 숨기고 거짓으로 보고하는 분들이 간혹 있습니다. 순간의 위기는 모면할 수 있겠지만 나중에 더 큰 결과를 초래할 수 있습니다.

또한 기획서 작성 시에도 더함도, 덜함도 없이 사실에 근거하여 작성하는 것이 가장 기본입니다.

기획/마케팅직으로 근무했을 당시 팀장님이 포토샵/일러스트를 할 줄 안다는 신입사원에게 간단한 이벤트 페이지 제작과 오픈을 맡겼으나, 사실 디자인 툴을 다룰 줄 모르는 신입사원이 하루 전까지 아무것도 못하고 쩔쩔매서 함께 새벽까지 밤을 새웠던 기억이 있었습니다. 

이 외에도 거짓으로 무리한 제안을 하거나 프로젝트 진행사항을 거짓으로 보고하게 되면 언젠가는 사실이 드러나 수습할 수 없는 지경에 이르는 것을 종종 보았습니다.

모르면 모른다, 잘못되었으면 잘못되었다 사실에 근거하여 보고하고 해결방안을 함께 찾는 것이 좋습니다.


5. 서면으로 말하라

요즘 점점 페이퍼리스 기업들이 늘어나고 있습니다.

서면라고 꼭 종이가 아닌, 온라인 문서나 사내 인트라넷 등 상대방과 공유할 수 있는 문서로 남기는 것이 좋습니다. 첫 회사는 통화내용까지 인트라넷으로 남겨 놓을 정도로 철저하게 관리하였습니다. 그 당시에는 너무 번거로웠지만 지나고 보니 문서로 남겨놓으면 다음과 같은 장점이 있습니다. 

1) 구두로 보고하게 되면 시간이 지나서 관련 내용을 파악하기가 힘들 뿐 아니라 나중에 내용을 기억하기 힘든 경우도 있게 됩니다.
2) 말로 이야기하는 것보다 서면으로 이야기하는 것이 훨씬 상대방을 설득하기 좋습니다.
3) 나중에 다른 사람이 해당 업무를 할 시에 참고할 재산이 되기도 합니다.


6. 수시로 보고하라

어떤 일을 진행하게 될 경우에는 상사에게 수시로 보고를 하는 것이 좋습니다. 

그렇다고 매일매일 진행사항을 보고하라는 것은 아닙니다. 때에 따라, 회사마다 기준이 조금씩 다르지만 보통은 시작/중간/완료보고가 기본입니다.

상사는 본인이 지시한 일을 부하직원이 진행하는 일이 어느 정도 되고 있는지 알고 싶어 합니다. 묻기 전에 미리미리 간단한 진행사항을 구두로라도 보고하는 것이 좋습니다.

수시로 보고하게 되면 혹시나 잘못된 일의 진행 방향을 바로 잡을 수 있을 뿐 아니라, 본인이 간과한 부분이나 상사가 미쳐 전달하지 못한 디테일을 한번 점검함으로써 일을 좀 더 원활하게 진행할 수 있습니다.


제가 현재에도 직장 생활하면서 항상 지키는 커뮤니케이션 원칙들입니다.

신입사원들에게 도움이 될 만한 팁들이 대부분이네요.

내일은 월요일이지만... 직장인들 모두 파이팅입니다!


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