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by CLAP팀 Jun 07. 2022

퇴사 인터뷰를 성공적으로 수행하는 방법

퇴사하는 팀원과의 오프보딩 미팅

팀원이 퇴사하는 것은 단순히 빈자리를 채워야 하는 것 이상을 의미합니다. 퇴사하는 팀원을 통해 직원 경험을 개선하는 방법에 대한 정보를 얻을 수 있기 때문입니다. 퇴사 인터뷰에서 퇴사하는 팀원에게 귀를 기울이고 존중하는 느낌을 준다면, 퇴사자는 향후 HR팀이 회사의 조직문화를 강화할 때 필요한 아이디어나 팀에서 더 나은 의사소통이 이루어질 수 있도록 하는데 도움이 될 만한 의견을 기꺼이 공유해줄 것입니다. 이러한 과정은 궁극적으로 팀의 리텐션을 높일 수 있습니다.

이번 글에서 다룰 내용은 퇴사 인터뷰를 성공적으로 수행하는 방법입니다. 퇴사 인터뷰를 효과적으로 준비하고 수행하기 위해서는 어떻게 해야 하는지 알려드릴게요.

퇴사 인터뷰는 솔직한 피드백을 수집할 기회

퇴사 인터뷰는 공식적인 인터뷰보다는 자유로운 대화에 가깝습니다. 퇴사 인터뷰의 목적은 간단합니다. 회사 혹은 팀에서 무엇이 잘 진행되었고 무엇이 잘 진행되지 않았는지를 들음으로써 직원 경험을 개선하기 위한 데이터를 수집하는 것입니다.

팀원이 회사를 떠나는 이유는 매우 개인적일 수도 있습니다. 떠나는 직원은 아마 다시 현재 회사로 돌아오지는 않겠지만, 그럼에도 불구하고 자신의 의견이 혹여나 다른 사람의 기분을 상하게 할 수 있다는 생각에 이야기 하는 것을 주저할 수 있습니다. 극단적인 경우, 보복에 대한 두려움으로 의견을 말하는 것을 꺼리기도 하구요. 그러나 회사를 더 나은 직장으로 만들기 위해서는 퇴사자의 정직한 피드백이 꼭 필요하죠.

그렇다면 어떻게 퇴사 인터뷰를 수행하면 좋을까요?

퇴사 인터뷰를 수행하는 방법

팀원이 편안함을 느낄수록 피드백을 공유할 가능성이 높아집니다. 따라서 퇴사 인터뷰를 미리 준비하고, 세심하게 주의를 기울인다면 효과적으로 퇴사 인터뷰를 수행하실 수 있을거에요. 퇴사하는 팀원과 팀 모두에게 도움이 되는 퇴사 인터뷰를 수행하기 위해서는 다음과 같은 단계를 추천드려요.

1. 누가 참여할 것인지 고려하세요.

일반적으로 인사팀이 퇴사 인터뷰를 진행하지만, 그렇다고 혼자만 참여할 필요는 없습니다. 회사 대표나 팀장은 어떨까요? 보통 직속 상사는 좋은 선택으로 간주되지 않습니다. ‘사람은 회사를 떠나는 것이 아니라 사람을 떠나는 것’이라는 말처럼 팀원이 회사를 떠나는 이유 중 하나가 대표일 수 있기 때문이에요. 따라서 퇴사 인터뷰 자리에 회사 대표가 있다면 팀원은 솔직하게 이야기 나누는 것을 꺼린다는 것이 보편적인 인식입니다.

하지만 그렇지 않다는 의견도 있습니다. 팀원이 인사팀과 대표, 모두와 만나 이야기할 때 효과가 발생한다는 거죠. 좋은 리더라면 팀원의 의견을 적극적으로 듣고 받아들이려 할 것입니다. 팀원 역시 대표와 신뢰가 쌓여있다면 퇴사 결정에 영향을 미친 회사 내 사항들을 말할 것입니다.

따라서 균형 잡힌 접근 방식을 위해 인사팀이 공식 인터뷰를 수행하고 대표와 팀원이 대화할 수 있는 기회를 추가적으로 만드는 것이 좋습니다.

2. 설문조사를 활용해보세요.

팀원과 직접 대화하는 것 외에도 설문을 활용하면 의미 있는 피드백을 수집할 가능성이 높아집니다. 비록 회사를 떠나는 입장이지만, 대부분의 퇴사자들은 퇴사 인터뷰에서 언급한 말이 자신에게 불리하게 작용하는 것을 두려워합니다. 개인의 특성에 따라 동료는 물론 친구, 가족과도 이러한 것을 공유하는 것을 주저하는 경우도 있습니다.

하지만 퇴사자로부터 직접적인 피드백을 받는 것은 회사가 더 나아질 수 있는 유일한 방법이기에 피드백을 꼭 받는 것이 중요한데요, 이 때에는 대면 또는 가상 회의로 부족한 부분을 설문조사로 보완할 수 있습니다. 설문조사는 개인이 자유롭게 말할 수 있도록 도와주며 광범위한 정보를 수집할 수 있게 합니다. 예를 들어 팀원이 퇴사하려는 이유를 구체적으로 밝히고 싶지 않아한다면 설문조사를 통해 회사를 떠나고 싶은 이유 5가지를 제시해 물어볼 수 있습니다. 또 순위를 정하도록 하거나 그렇게 생각하는 이유를 물어봄으로써 회사의 개선점을 깊이 있게 파악할 수 있습니다.

3. 사전조사를 통해 친근하게 다가가세요.

인사팀은 퇴사 인터뷰에서 팀원이 언제 입사했고 어떤 직책이었는지부터 어떻게 경력을 쌓았는지까지 전부 알고 싶을 것입니다. 또 승진을 위해 고려되었지만 왜 다른 후보에게 넘어갔는지, 해당 부서의 이직률은 높았는지 등 여러 사항들을 묻고 싶을 수 있습니다.

하지만 인터뷰를 진행하기 전 사전조사를 먼저 수행하는 것이 좋습니다. 퇴사하는 팀원이 자발적으로 퇴사 인터뷰에 동의하는 것만으로도 충분히 관대한 행동이기 때문입니다. 따라서 인터뷰를 본격적으로 시작하기에 앞서 팀원의 회사에서의 경험 및 이력에 대해 충분히 브리핑함으로써 존경과 감사를 표현하세요. 성장하거나 발전한 부분, 주목할 만한 성취를 언급하며 축하하는 것도 좋은 방법입니다. 이는 팀원이 떠나는 이유를 듣는 데 도움이 되며 사전조사를 통해 알게 된 지식으로 더 정확한 후속 질문을 할 수 있습니다.

4. 팀원의 말을 경청하세요.

인터뷰를 진행할 때 사전 준비를 하는 것도 중요하지만, 인터뷰의 궁극적인 목적은 인터뷰 대상의 말을 잘 듣는 것입니다. 대화할 때 눈을 마주치고 적극적으로 호응하는 자세가 중요합니다. 팀원들은 회사가 자신의 말을 경청하고 자신이 하는 말을 중요하게 생각하는 것을 긍정적으로 생각합니다. 특히 회사를 다니며 자신의 목소리가 무시당하거나 받아들여지지 않았다고 느꼈을 경우 그럴 가능성이 큽니다.

퇴사하는 팀원 중에는 회사에 남은 동료를 생각해 피드백을 공유하는 경우가 있습니다. 누군가가 한 훌륭한 일을 강조하고 싶을 수도 있고, 동료를 진심으로 아끼기 때문에 잘못되고 있는 일을 강조하고 싶을 수도 있습니다. 오랫동안 지속되어 온 문제나 실망스러운 부분을 지적할 수도 있겠죠. 어느 쪽이든 더 나은 회사를 만드는 데 도움이 되기 때문에 팀원에게 공유할 수 있는 시간과 기회를 줘야 합니다.

5. 적절하게 질문하세요.

질문을 미리 준비하되 대화에 초점을 맞추세요. 팀원이 퇴사 인터뷰를 설문지가 아닌 대화처럼 느낄 때, 더 많은 이야기가 나올 수 있습니다. 인터뷰하는 사람은 질문할 사항을 고려하되 말의 흐름을 끊지 않도록 주의해야 합니다. 또한 인터뷰의 질문을 팀원이 공유하는 내용에 따라 변경하며 운영될 때 더욱 다양한 주제의 이야기를 나눌 수 있어요.

인터뷰를 시작할 때 "왜 우리 회사를 떠나나요?"라고 물어보세요. 팀원이 새 직장을 구했다고 말하면 일자리를 찾기 시작한 이유가 무엇인지 물어볼 수 있습니다. 오늘 날 많은 사람들이 새로운 직업이나 더 나은 직업에 국한되지 않고 다양한 기회를 위해 회사를 떠나고 있습니다. ‘학교로 돌아가고 싶다', '다른 분야로 진로를 찾고 싶다', '전업주부로 살겠다' 등 다양한 이유를 말할 거에요. 따라서 정확한 이유를 듣기 전까지는 퇴사 이유를 가정하지 않는 것이 중요합니다.

팀원이 퇴사하기로 결정한 이유를 들었다면, 전반적인 매니징 관련된 질문으로 넘어가세요. 다음과 같은 질문을 할 수 있습니다.

- 당신의 상사가 당신에게 성공하는 데 필요한 도구를 주었다고 생각합니까? 그 이유는 무엇입니까?

- 당신의 성취가 인정받았다고 느끼십니까? 그 이유는 무엇입니까?

- 성장 및 개발 기회가 제공되었다고 생각하십니까? 그 이유는 무엇입니까?

그 후 직무 및 역할과 관련된 질문으로 이동합니다. 추천 질문은 다음과 같아요.

- 당신의 업무가 업무 설명과 일치한다고 느꼈습니까? 그 이유는 무엇입니까?

- 당신이 우리와 함께 일하는 동안 당신의 업무가 바뀌었다고 느끼십니까? 그 이유는 무엇입니까?

마지막으로는 회사에 대해 질문해보세요.

- 회사의 커뮤니케이션 관행에 대해 어떻게 생각하십니까?

- 회사가 경쟁력 있는 보상을 제공한 것 같습니까? 그 이유는 무엇입니까?

- 회사의 혜택 제공에 대해 어떻게 생각하십니까?

회사에 대한 질문은 그 자체로 중요하지만 인터뷰 대상자의 직속 상사에 대한 질문처럼 퇴사자가 더 어렵게 느낄 수 있는 질문과 균형을 맞추는 도구로도 사용될 수 있습니다. 회사 내 커뮤니케이션, 회사에서 제공한 도구, 혜택에 대한 질문은 상사의 매니징과 관련된 질문에 비해 답변하기 쉽기 때문입니다.

<인터뷰 질문 모범 사례>

인터뷰의 흐름을 구성할 때 다음 사항에 유의하세요.

- 그들의 직속 상사에 대해 물어보세요. 전문가들에 따르면 종종 대표를 포함해 특정 개인에 대해 묻지 않는 것이 낫다고 말하지만 물어보는 경우가 더 도움이 될 수 있습니다.

-후임자에 대한 의견을 구하세요. 일정 시간을 두고 퇴사를 통지받지만 그 시간이 교체 대상을 찾기에 충분한 시간은 아닙니다. 특히 퇴사하는 팀원이 관리직에 있는 경우, 인사팀은 대체 가능한 사람이 누구일지에 대해 퇴사하는 팀원에게 문의해야 합니다. 팀에 좋은 후임자가 될 사람이 있다고 생각하는지 물어보는 것은 큰 도움이 될 수 있습니다.

-기타 개선 요소를 물어보세요. 팀원들은 경영진이나 인사팀과 공유하는 것보다 구성원끼리 있을 때 자유롭게 공유합니다. 팀원이 대표와의 어려움이나 회사의 관행에 대한 불만으로 퇴사하는 경우 다른 팀원도 퇴사를 고려하고 있을 수 있습니다. 비록 솔직한 답변을 듣지 못하더라도 물어보는 것이 좋습니다. 가장 좋은 시나리오는 인터뷰 대상자가 불만이 있는 사람을 알려주면 다른 사람이 관두기 전에 불만 사항을 해결해 팀을 유지하는 것입니다.

-보상에 대해 물어보세요. 보통 떠나는 이유를 자세히 밝히고 싶지 않은 사람들이 돈을 말하기 때문에 물어보는 효과가 적을 수 있습니다. 하지만 그것이 팀원이 떠나는 실질적인 이유일 수 있기에 이 질문을 통해 보상에 대한 세부사항을 알 수 있습니다. 이 질문을 통해 급여와 복리후생을 비교하고 대조하면서 회사가 사람들에게 공평하게 급여를 지급하고 있는지에 대한 생각을 들을 수 있습니다.

6. 기밀 유지 혹은 투명성을 제공하세요.

인사팀은 인터뷰 대상자가 편하게 말할 수 있도록 인터뷰 내용에 대한 비밀 보장을 약속합니다. 하지만 인원이 적은 회사의 경우 아무도 당신이 말한 것인지 모를 거라고 말할 수는 없습니다. 그것은 사실이 아니기 때문입니다. 따라서 이럴 경우 기밀 유지를 약속하는 대신 투명성을 선택해야 합니다. 인터뷰하는 팀원에게 인터뷰 데이터가 어떻게 활용되고 누가 해당 데이터를 볼 수 있는지 정확히 밝혀야 합니다. 그 결과 팀원이 편하고 안전하다고 느끼는 정도에 따라 결정을 내릴 수 있습니다.

7. 데이터를 활용하세요.

퇴사 인터뷰를 완료했다면 수집한 데이터를 바탕으로 분석하고 그 결과를 활용해야 합니다. 하지만 데이터를 수집만 하고 실행하지 않는 경우가 많습니다. 인사팀은 퇴사 인터뷰를 기계적으로 수행하거나 팀원의 피드백을 무시할 것이 아니라 직원들의 몰입할 수 있는 조직문화를 개발할 수 있는 기회로 삼아야 합니다.

퇴사 인터뷰 데이터를 수집한 후에는 리더십팀이나 HRD팀과 공유하고, 함께 협력해 데이터를 분석하는 것이 좋습니다. 예를 들어 충분한 교육을 받지 못했다고 느껴 1년이 되기 전에 퇴사한 팀원이 여러 명 있다면 더 나은 온보딩 프로그램을 개발하기 위해 노력하는 등의 대응 전략을 세울 수 있습니다.

퇴사 인터뷰가 올바르게 진행된다면 회사에 강력한 도구가 될 수 있습니다. 퇴사 인터뷰는 직원경험에 대한 정보를 제공하므로 꼭 필요한 과정입니다. 아티클에 서술된 팁을 통해 인사팀이 보다 효과적인 퇴사 인터뷰를 수행하신다면 이를 통해 풍부한 인사이트를 얻을 수 있을거에요! 축적된 데이터를 활용해 업무 환경을 개선하고 회사 전체에 의미 있는 변화를 만들어보세요!

1on1 미팅 솔루션인 클랩CLAP에서는 퇴사하는 팀원과의 오프보딩 미팅 템플릿도 제공하고 있어요. 노트 기록도 가능하니, 클랩을 활용해 퇴사 인터뷰를 자연스럽게 수행해보면 어떨까요?