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by 남상수 Jun 12. 2017

스마트시트 데이터 백업하기

스마트시트는 다양한 사례들에서 살펴보듯이 잘 사용하면 업무를 좀 더 스마트하게 할 수 있는 좋은 협업 툴이다. 지난 몇 년간 스마트시트를 꾸준히 잘 사용해보고, 스마트시트 관련 기사도 종종 찾아본 바 스마트시트는 꾸준히 성장하고 있고 여러 매체들에서 좋은 평가를 받고 있어서 신뢰해도 괜찮을 만한 서비스라고 생각한다. 하지만 유비무환이라고 클라우드 서비스의 특성상 사용자가 데이터를 보관하지 않기 때문에 혹시 모를 사태에 대비하기 위해서 데이터를 백업하면 좋다. 스마트시트를 어떻게 백업할 수 있을지 살펴보자.

개별 시트 백업하기

먼저 내가 사용하는 개별 시트를 export하여 백업하는 방법이 있다. 만약 licensed user(유료 사용자)가 아니라면 개별 시트를 export 하여 데이터를 백업해야 한다.

1. 스마트시트의 왼쪽 상단에 있는 Home 탭을 클릭한다.
2. 왼쪽 사이드바에서 백업하기 원하는 시트가 담긴 폴더나 Workspace를 찾아서 클릭한다.
3. 오른쪽에서 백업하기 원하는 시트를 선택해서 우클릭을 한다.
4. 아래쪽에 Export to.. 중에서 백업하기 원하는 형태의 파일(엑셀, PDF, 구글 시트)을 선택한다.

Export to.. 메뉴를 선택한다

이렇게 백업을 하면 각 시트에 작성된 데이터를 원하는 형태로 백업할 수 있다. 하지만 이렇게 하면 해당 시트에 첨부된 첨부파일은 백업을 할 수가 없다.

만약 시트에 첨부된 첨부파일까지 백업을 원한다면 바로 위에 있는 'Request Backup' 기능을 사용하여 백업을 해야 한다. 하지만 이 기능은 licensed user만 가능하다.

백업을 하려면 License를 구매하라

만약 licensed user라면 다음과 같은 화면이 나오면서 첨부파일을 포함해서 백업을 할 것인지 선택을 할 수 있고, 백업이 완료되어 다운로드할 준비가 되면 이메일로 알려준다.

여러 시트 백업하기

스마트시트를 활발하게 사용하는 사용자라면 한 번에 하나씩 백업하는 것은 불편할 것이다. 이 경우 시트가 담긴 폴더나 Workspace 단위로 백업을 하는 것을 추천한다. 단, 이 기능도 licensed user여야 하며 해당 폴더나 Workspace에 대해 Admin 권한을 가지고 있어야 한다.

1. 스마트시트의 왼쪽 상단에 있는 Home 탭을 클릭한다.
2. 왼쪽 사이드바에서 백업하기 원하는 시트가 담긴 폴더나 Workspace를 찾아서 우클릭한다.
3. Request Backup을 클릭한다.

폴더을 통으로 백업하기

이렇게 하면 개별 시트를 백업하는 것과 동일하게 백업이 완료되면 아래와 같이 이메일로 알림이 온다.

완료된 백업은 일주일 이내에 다운로드 받아야 한다.

정기적으로 백업하기

스마트시트 관리자라면 만약을 대비해서 위에 소개한 방법으로 스마트시트 데이터의 백업본을 받아두면 좋지만 매번 백업 요청을 보내는 것이 귀찮을 수 있다. 이 경우 정기 백업 기능을 활용해볼 수 있다. 단, 이 기능은 Individual 버전에서는 지원되지 않으며 Team 버전 이상이어야 하고 백업 대상에 대해서 Admin 권한을 가지고 있어야 한다.