Approval request 기능 소개

최근 스마트시트에 Approval request라는 기능이 추가되었습니다. 스마트시트의 첫 유저 컨퍼런스인 2017 Smartsheet ENGAGE 행사에서 Automated Actions이라며 소개한 기능 중에 하나입니다. 업무 자동화의 일부인 이 기능은 스마트시트에서 특정 조건이 되었을 때 지정한 사람에게 승인 요청을 보낼 수 있습니다. 업무 프로세스 중에 승인 과정을 넣고 싶은 경우가 있을 때 활용해볼 수 있을 것 같습니다. 이번 글에서는 실제로 Approval request를 사용해서 승인 과정을 테스트해보겠습니다.

시나리오는 이렇습니다.

1. 온라인 양식을 통해 어떤 작업에 대한 승인 요청을 받습니다. 
2. 요청이 접수되면 승인자에게 자동으로 승인 요청 메일이 발송됩니다.
3. 승인자는 내용 확인 후 승인/거절을 선택합니다.
4. 승인/거절에 대한 내용을 요청자에게 알려줍니다.

먼저 아래와 같은 양식을 하나 만들었습니다.

간단 요청 양식

위와 같이 작성 후 Submit을 누르면 실제로 시트에는 아래와 같이 요청 데이터가 들어옵니다. Created와 Requester 항목은 System 칼럼으로 만들어서 접수일과 요청자의 이메일이 자동으로 들어가도록 했습니다. 이 System 칼럼은 row를 삭제하지 않는 한 누구도 수정하지 못하게 되어있습니다.

양식에서 승인 컬럼에 default로 '승인요청'값이 들어가도록 했습니다.

시트 하단에 있는 Alerts & Actions에 새로운 데이터가 들어오면 아래 설정 화면과 같이 특정 사람에게 승인 요청을 보내도록 Approval Request를 만들어놨습니다. Approval Request는 'add a new row'와 같은 조건이 없기 때문에 Created 칼럼이 어떤 값으로든 변경이 되었을 때를 조건으로 추가했습니다. 이렇게 하면 처음 row가 추가되었을 때만 Approval Request 메일이 발송됩니다. 

프로세스에 따라 원하는 시점에 메일이 발송되도록 원하는 대로 조건을 수정할 수 있습니다.

위 설정 화면을 보면 승인의 상태값을 저장하는 칼럼으로 '승인'이라는 칼럼을 사용하도록 지정했습니다. 이렇게 승인 상태값을 저장하는 칼럼으로 사용하려면 칼럼의 타입이 dropdown list여야 합니다. 저는 미리 '승인'이라는 칼럼을 dropdown list로 만들어놓고 항목을 승인요청/승인/반려로 넣어놨습니다.

이제 Advanced Settings를 열어서 승인 항목에 대한 상세 설정을 합니다. Approved, Declined에 대한 버튼 문구도 수정할 수 있고 실제 선택 시 어떤 값으로 칼럼 값을 바꿀지 지정을 합니다.

승인/거절 지정

이제 아까 접수된 승인 요청 건에 대한 승인처리를 해보겠습니다. 스마트시트의 새 앱에서 알림 센터에 승인 요청에 대한 알림이 들어와 있습니다. 알림 내용에 있는 'Open Approval Form'을 열면 요청을 받은 내용과 함께 아래에 승인/반려를 선택할 수 있는 버튼이 있습니다. 여기서 승인/반려를 선택합니다.

이렇게 승인/반려를 선택하면 스마트시트의 '승인' 칼럼의 값이 선택한 값으로 변경이 됩니다., 아래와 같이 미리 설정해놓은 대로 Requester에게 승인/반려에 대한 알림 메일이 나갑니다.

승인/거절로 값이 변경된 경우 알림 메일을 보냅니다. 친절하게..

아래 화면은 실제로 메일을 받은 화면입니다.

이렇게 해서 스마트시트의 Approval Request 기능을 활용해서 아래의 시나리오를 만들어봤습니다.

1. 온라인 양식을 통해 어떤 작업에 대한 승인 요청을 받습니다. 
2. 요청이 접수되면 승인자에게 자동으로 승인 요청 메일이 발송됩니다.
3. 승인자는 내용 확인 후 승인/거절을 선택합니다.
4. 승인/거절에 대한 내용을 요청자에게 알려줍니다.

이 Approval Request는 겉으로 보기엔 하나의 작은 기능이 추가된 것 같습니다. 하지만 기존에 있던 다른 기능들과 연계하면 크고 작은 승인이 필요한 업무들에 폭넓게 활용될 것으로 보입니다.