오피스 방문자 관리 서비스 Envoy
작년 봄엔가 미국 출장중이던 대표님한테 사진과 함께 잔디로 연락이 왔다. ‘남프로님, brother라는 출입관리 시스템 아세요?”
미국에 인디고고라는 회사를 방문중이셨는데, 회사 리셉션에 있는 아이패드에 방문자 정보를 입력하면 brother 라벨 프린터가 즉석에서 이름표를 출력해주는 것을 보고서 연락을 주셨던 것이다.
보내주신 사진을 보니 미국의 스타트업에서 많이들 사용하는 Envoy라는 서비스였다. 내가 이 서비스를 어떻게 알게되었는지는 기억나지 않는다. 예전에 트위터 어딘가에서 보고 언젠가 기회가 되서 써보면 재밌을것 같다고 생각했었는데 이렇게 기회가 찾아왔다.
난 디자인이 멋진 새로운 클라우드 서비스를 보면 도파민인지 아드레날린인지 모르는 어떤 에너지가 솟아난다. 어떤 로직과 UI를 적용해서 새로운 혁신을 보여줄지 기대가 되고 재밌어 한다. 그래서, 대표님 이야기를 듣자마자 바로 Envoy에 회원가입을 하고 구성할 수 있는 방법을 찾아보았다.
Envoy에서 만든 Visitors라는 서비스는 오피스에 찾아온 방문자가 리셉션에 있는 아이패드에 방문 정보를 입력하면 그 사람이 입력한 정보를 라벨 출력기를 통해 1회용 명찰로 출력해주고, 방문대상에게는 푸시나 sms, 잔디 등으로 알림을 보내주는 서비스다.
언뜻 보면 심플해보이는 서비스이지만 SaaS 클라우드 서비스와 하드웨어를 연동해야하기 때문에 구성이 간단하지는 않았다. Envoy 사이트에서 전체 구성에 필요한 하드웨어 패키지를 판매하고 있었지만 안타깝게도 대한민국은 배송 가능 지역이 아니었다. ㅠㅠ
iPad와 라벨출력기 구매 옵션
한국에 배송이 안되..그래서, 구성에 필요한 아이패드와 라벨출력기 모델을 확인해서 국내에서 따로 구매했다. 이렇게 구매한 아이패드와 라벨기를 서로 통신가능한 네트워크에 연결해두고 인터넷 연결을 한다. 그리고, Envoy Visitors 클라우드 콘솔에서 장비 IP를 지정하면 콘솔에서 이 하드웨어들을 관리할 수 있게 된다.
Envoy 콘솔에서 관리하는 iPad와 Printer하드웨어 초기 설치가 끝나면 Envoy 콘솔에서 방문등록 절차를 구성한다. 간단히 이름, 이메일을 입력하게 하고 개인정보수집활용 동의 과정을 추가하면 간단히 구성 절차가 끝난다. 필요에 따라 custom 항목을 추가할 수도 있다. 이렇게 완성된 등록 절차를 저장하면 아이패드의 Envoy 앱에 구성한 절차를 손쉽게 적용할 수 있다.
이렇게 방문자 등록 절차를 적용한 후 테스트를 해보니 잘 되었다.
설치된 아이패드와 라벨출력기이제 남은건 라벨지에 와디즈 디자인을 반영하는 것.
Envoy 사이트에서 샘플 일러스트 파일을 받아서 원하는 디자인으로 수정한 뒤에 다시 업로드를 하면 Envoy에서 라벨지를 제작해서 보내준다. 하지만 이 라벨지 역시 한국은 배송 대상이 아니었다.
그래서, 처음에는 배송대행을 통해서 디자인이 적용된 라벨지를 받았는데 이렇게 받으니 너무 비싸고 배송 기간도 오래걸렸다. 어떻게 할지 고민을 하다가 라벨지 샘플을 국내 라벨지 제작 업체에 보냈더니 똑같이 만들어서 보내주었다. (대한민국 만세!)
디자인이 적용된 라벨지Envoy를 도입 후 좋은점
1. 리셉션에서 담당자에게 방문자 도착에 대한 연락을 할 필요가 없어졌다. 아래와 같이 해당 직원에게 문자와 잔디로 알림이 가도록 해놨기 때문. 문자는 Envoy에 해당 직원의 휴대번호를 등록한 경우 Envoy에서 발송해주고, 잔디 알림은 잔디의 team message 기능을 zapier를 통해 webhook으로 연동했다.
문자와 앱으로 오는 알림2. 방문자에게 사무실 방문에 대한 재밌는 경험을 제공할 수 있게 되었다. 자신의 얼굴 사진이 출력된 라벨지를 방문한 동안 옷에 부착하고 있도록 했다. 사무실 방문하신 많은 분들이 신기하고 재밌어 했다.
3. 실리콘밸리에서 많이들 사용하는 새로운 서비스를 적용해봤다는 뿌듯함..?
Envoy는 방문자 관리 서비스인 Visitor 제품 뿐 아니라 회의실을 관리하는 Rooms, 오피스로 온 택배를 직원들에게 알려주는 Deliveries 제품이 있고, 최근에는 코로나를 대응하기 위한 Protects라는 제품도 내놨다. Vistors 외에 다른 제품을 사용해보지는 않았는데 언젠가 기회가 되면 다른 제품들도 사용해고 싶다.
