내부통제 구축으로 물류ERP 없이 재고관리가 가능하다?
<매출 300억 화장품 회사 재고 관리 고도화 컨설팅한 Ssul>
쇼핑몰 등 B2C 형태의 커머스 비즈니스를 영위하는 스타트업들은 성장할수록 재고관리에 어려움을 겪습니다. 특히 재고 단가가 소액일수록, 재고 수량이 많을수록 어려움은 더욱 커집니다.
최근 크파를 찾아주신 커머스 법인고객 또한 연매출이 300억 원을 넘어서며, 관리하는 물류량이 폭증한 탓에 재고관리에 어려움을 겪고 있었습니다. 이를 해결하고자, 크파에 재고관리 내부통제 구축 및 효율화를 위한 CFO Outsourcing service를 요청하셨습니다.
오늘은 이번 사례를 통해 어떤 방식으로 크파가 문제를 해결했는지 소개하겠습니다.
1️⃣ 고객이 겪던 문제점과 니즈
고객이 겪던 문제점은 단순 명료했습니다. 그러나 이를 풀기 위한 답은 만만하지 않았습니다.
회계감사를 위해 기말재고 실사를 실시하면 전산 수량과 실물 수량이 크게 일치하지 않음.
파악되지 않는 재고 Loss가 발생함.
전산 수량과 실물 수량의 불일치
고객은 최근 성장을 거듭하며 매출이 급격하게 증가하였습니다. 내년부터는 외감법(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률)상 감사대상 회사의 기준을 충족할 것으로 예상되어, 회계감사를 대비하고 있었습니다. 이를 위해 자체적으로 임의 회계감사를 수검해 왔으나, 매년 회계감사 때마다 재고 실사가 이슈 사항이었습니다. 재고 실사를 나가면 늘 장부와 실물 재고가 불일치했으며, 감사인은 이를 꾸준히 지적해왔습니다.
재고 불일치를 이유로 회계감사에서 재무제표 적정의견을 받지 못하면, 향후 투자유치나 기업대출이 불가능 하기에 고객사 CEO께서도 문제를 무겁게 느끼고 있었습니다.
파악되지 않는 재고 Loss
파악되지 않는 재고 Loss는 큰 금액은 아니지만 분명히 재무적 손실을 끼치고 있었고, 아울러 향후 세무조사 시 잠재적 리스크 요소로 판단되었습니다.
고객의 니즈
커머스 기업들이 성장하면서 대규모 재고관리에 직면하게 되면, 흔히 물류관리 ERP 도입을 고려합니다. 그러나, 막상 막대한 비용과 시간을 쏟아부어 ERP를 도입해도 꾸준한 사후관리와 직원 교육이 뒷받침되지 않는다면, 원하는 수준의 효과를 얻지 못하는 경우가 발생합니다.
고객사는 ERP 도입의 비용과 Risk를 고려하여, 합리적인 비용으로 재고관리 프로세스를 개선하길 원했습니다.
✨물류ERP 도입은 높은 비용과 시간이 소요되는 반면, 사후관리와 직원의 역량에 따라 도입효과가 천차만별
2️⃣ 문제의 원인
우리는 CFO Outsourcing service 계약을 체결하고 원인 파악에 나섰습니다. 재고관리 담당자와의 인터뷰를 진행하고, 현행 재고관리 시스템에 대한 이해를 통해 현재 고객사의 재고관리 프로세스 전체를 Flow-Chart 형식으로 도식화했습니다.
Flow-Chart를 그려봄으로써, 평소 루틴 하게 진행되던 업무과정들을 한눈에 살펴볼 수 있었고 그 과정에서 자연스레 개선이 필요한 프로세스를 찾을 수 있었습니다. 프로세스별로 “재고정보가 왜곡될 위험요소가 있는지?”를 고려해가며 개선이 필요한 절차를 핀셋으로 집어냈습니다.
우리가 파악한 재고 불일치의 주요 원인은 다음과 같았습니다.
반품으로 입고된 재고의 전산상 입고 등록이 누락되는 경우가 있었고, 재판매가 가능하여 정상재고로 분류하였으나 전산상으로는 재분류가 누락되는 경우가 발생.
주문자 정보의 오류로 인해 송장이 이중 출력되어 재고가 이중으로 출고되는 경우 발생.
택배 외 배송수단을 이용하여 소비자에게 상품을 출고할 경우 전산상 출고 기록이 누락되는 현상 발생.
3️⃣ 크파의 솔루션
우리는 파악한 원인을 바탕으로 현재의 재고관리 프로세스를 개선하는 솔루션을 제시했습니다.
업무분장 개선
재고 입출고시 증빙을 통한 정확한 재고변동 기록.
재고 수불부 작성을 통한 재고의 체계적 관리.
업무분장 개선
재고 관련 담당자의 업무분장을 새로이 설정하고, 각 담당 업무별 R&R(Role and Responsibility)을 내부통제 관점에서 작성하여 제공해 드렸습니다. 내부통제 원리에 입각한 업무분장의 설계와 실행을 통해 담당자들은 자연스레 자료 간 검증과 대사를 수행하게 되었고, 정확한 재고관리가 가능해졌습니다.
증빙을 통한 정확한 재고변동 기록
재고변동 기록을 담당하는 재고 수불부 담당자를 별도로 분리하였습니다. 해당 담당자가가 구매 발주, 창고 입고, 세금계산서 발행 등 재고 구매 시 발생하는 각 단계별 증빙을 취합하여 증빙 별로 대사 확인을 통해 정확한 입고 기록을 수행할 수 있도록 업무 R&R을 설정하였습니다.
매출로 인해 발생하는 재고 출고 거래 또한 동일한 방식으로 모든 재고변동이 정확하게 기록되고 관리될 수 있도록 하였고, 결론적으로 모든 재고변동 기록은 증빙을 통해서만 투명하고 정확하게 이루어지도록 설계하였습니다.
재고 수불부 작성
재고 수불부는 재고의 모든 입고, 출고 거래가 기록되는 장부로써 재고와 관련된 관리 정보의 원천 데이터로써 역할을 합니다.
일반적인 회계관습에 맞는 재고 수불부를 다시 세팅하여 양식을 제공하였으며, 직원 교육을 통해 바뀐 재고 수불부를 안정적이고 정확하게 업무에 활용할 수 있도록 유도하였습니다.
4️⃣ 개선 결과
솔루션을 제공하고, 곧바로 검증작업에 들어갔습니다. 연말에 있을 회계감사 수검 전에, 크파와 고객사가 함께 자체 모의 재고 실사를 진행하였습니다.
결과는 이전과 확연히 달랐습니다. 모든 재고는 전산재고와 일치하게 되었고, 모든 입출고의 원인이 파악이 가능해졌습니다. 자연스레 정확한 폐기 재고의 수량이 Check 되었고 재고 Loss에 대한 원인 분석이 가능해졌습니다.
모든 솔루션은 꾸준함이 중요합니다. 크파는 해당 고객사와 CFO Outsourcing service를 지속적으로 이어나가며, 개선된 재고관리 내부통제에 대해 보완하고 직원 교육을 수행하고 있습니다.
마치며
스타트업은 관리 부문에 투자할 수 있는 예산이 제한적입니다. 큰 비용이 들어가는 물류 ERP의 도입은 여간 부담스러운 게 아닙니다. 이번 사례를 통해 CFO Outsourcing service의 내부통제 컨설팅이 물류관리에 또 다른 대안이 될 수 있음을 알 수 있었습니다.
✨크리에이티브 파트너스에서 우리와 함께 회계 서비스를 혁신할 분들을 모십니다.✨
