Notion으로 “완벽” 재무·회계 업무 관리하기(1)
스타트업 초기 운영 체계 셋업 5번째 이야기
약 다섯 달 전 Notion으로 기본 운영 체계 셋업하기 콘텐츠를 작성하고 난 이후 정말 감사하게도 몇몇 분들이 글을 재미있게 보았다는 연락을 주셨다.
이번에는 한 독자 분이 요청주신 ‘각 팀별 페이지를 어떤식으로 만들었는지 HR파트처럼 나눠 보고 싶다’에 대한 답변으로 ‘Notion으로 재무·회계 업무 관리하기’ 콘텐츠를 작성해보려고 한다!
아마 일반적인 스타트업과는 다른 업종이다 보니 관리하는 방식이 완전히 똑같을 것 같진 않다. 하지만 정말 초기에 최소한의 인원으로 재무·회계 관리를 할 때 조금이라도 참고할 수 있을만한 글이 되었으면 좋겠다(사실 크게 특별한 건 없다..)
아래 설명한 페이지의 기본 템플릿을 드립니다!
크리에이티브 파트너스 특징과 finance 업무 범위
투자를 받는 회사가 아니다: 그렇다보니 관리 방식이 조금 더 심플하고 투자 관련된 페이지가 별도로 없다.
내부에서 세무 기장 및 신고를 직접한다: 실무 담당자님이 크파 기장/신고 업무를 직접 하고 있다.
실무 담당자가 1명이다: 실무 담당자가 한 명이다 보니 팀원이 여러명이면 관리 방식이 조금은 달라질 수 있다.
그렇게 해서 나온 finance 업무 범위와 관련 페이지!
왼쪽은 팀 워크스페이스 비공개 페이지이고, 오른쪽은 효율적인 관리를 위해 공용 스페이스로 빼둔 공개 페이지이다. 1,2,3 차례대로 세 편에 글에 걸쳐서 시리즈로 작성해보도록 하겠다.
Fin.checklist: 절대 놓치지 않는 업무 관리 틀 만들기
1️⃣ Fin.checklist
회계·재무 분야의 업무는 다른 직군의 업무와는 달리 주, 월, 연 기준으로 루틴한 업무가 많으며, 기한이 정해져 있는 업무들이 대부분이다.
이런 특성때문에 실무 담당자가 한 명인 경우에 업무에 구멍이 날 가능성이 매우 높다. 실제로 많은 스타트업들의 재무 분야를 컨설팅하다보면 부족한 부분이 매우 많은 것이 현실이다. **모든 업무를 월별로 확인할 수 있으면 좋겠다, 모든 업무를 체크리스트로 만들 순 없을까?**라는 고민 끝에 업무 체크리스트, 캘린더, 백로그로 구성된 업무 관리 페이지가 나오게 되었다. 체크리스트 관리 방식은 처음에 대표님이 아이디어를 주셨다!! 짱
업무 체크리스트
주기적으로 챙겨야 하는 모든 업무를 정리해서 한 테이블로 만든다. 사실 처음부터 모든 업무를 완벽하게 리스트로 만들기는 어렵고, 그때 그때 생기는대로 추가하다보니 현재는 40개 정도의 항목이 나오게 되었다
1. 데이터베이스 - 테이블로 큰 틀을 만든다.
- 주기구분: 해당 업무의 주기를 표시해준다.
- 남은 일수: due date까지 남은 일수가 나오도록 수식을 걸어준다.
수식: format(dateBetween(prop("Due date"), now(), "days")) + "일 남음”
- 링크: 해당 업무와 관련된, 업무에 대한 결과를 확인할 수 있는 페이지 또는 자료의 링크를 걸어준다.
- 주기: 실제로 몇 월에 해당 업무를 챙겨야 하는지 넣어준다.
2. 뷰 기능을 활용하여 [한달 내] / [전체] 두 가지 뷰를 생성한다.
- [한달 내] 뷰: 한달 안에 챙겨야 하는 업무 리스트가 나올 수 있도록 필터링을 걸어준다.
필터링: due date를 기준으로 시작일 - 오늘기준 - 이번 월 로 세팅
- [전체] 뷰: 아무 필터링 없이 due date가 가까운 순으로 정렬 해서 모든 업무 리스트를 볼 수 있도록 한다.
캘린더
이제 월별로 어떤 업무를 챙겨야 하는지 한 눈에 볼 수 있도록 만들어준다. 이번 달, 다음 달에 어떤 업무를 챙겨야 하는지 미리 예상이 가능하며 업무에 대한 리소스 분배를 효율적으로 할 수 있게된다.
1. 링크된 데이터베이스를 활용해서 위에서 만든 ‘체크리스트’ 테이블을 갖고온다.
2. 레이아웃을 보드로 바꾼 후에, 그룹화 기준을 체크리스트의 주기컬럼으로 설정해준다.
백로그
정기적으로 완료해야하는 업무 외에도, 프로젝트성으로 장기간 협업해서 진행해야하거나 추후에 진행해보면 좋을 것 같은 아이디어들은 요 백로그에 넣어둔다. 일단 넣어놨다가 조금 여유가 생기면 하나씩 꺼내서 진행하고 있다.
템플릿을 만드는 방식은 위 체크리스트와 동일하다. 테이블 형식으로 쉽게 만들어 볼 수 있다�
위와 같은 방식으로 업무를 관리하면 뭐가 좋을까?
사실 비단 finance 뿐만 아니라, 주기별로 정해진 업무가 있는 특성을 가진 분야라면 모두 적용이 가능할 것 같다. 실제로 우리 회사에서는 P&C와 내 업무도 위와 완전히 동일한 템플릿으로 관리하고 있다.
이런식으로 업무를 관리하면 경험상 세 가지 장점이 있는 것 같다.
1. 초고속 인수인계가 가능하다
스타트업은 대부분 입, 퇴사가 빈번한 편이다. 이전 사람이 나가고 새로운 사람이 들어올때마다 인수인계 하는 것도 많은 리소스가 들어가는데, 구멍이 나는 부분도 생기고.. 또 수습기간에 핏이 맞지 않으면 다시 새로운 사람을 뽑아야 하는 경우도 생긴다…ㅠㅠ
하지만 담당자가 퇴사하더라도 페이지를 보여주기만 하면 인수인계가 반은 끝난다. 하루만에도 모든 업무를 파악할 수 있으며, 해당 업무를 할 때 옆에서 한번씩만 알려주면 끝난다
실제로 최근에 P&C 담당자님이 새로 들어오셨는데 체크리스트를 보면서 한 달의 사이클을 돌아보고 나니 한 달 만에 그냥 적응해버리셨다(물론 담당자님 자체가 훌륭하시기도 하지만..!)
2. 업무를 놓칠 확률이 줄어든다
담당자와 관리자가 데드라인에 맞춰서 업무가 잘 완료 되었는지 확인이 가능하기 때문에 업무에 구멍이 날 가능성이 거의 없다. 체크리스트 옆에는 결과물을 확인할 수 있는 페이지를 함께 추가해놓기 때문에 굳이 확인을 하지 않아도 결과물이 있는지만 확인하면 해당 업무가 끝났는지 알 수 있다.
크파는 크로스체크를 하기 위해 주1회 주간 미팅을 진행하거나, 지난 주에 어떤 업무를 했고 이번 주는 어떤 업무를 할 것 인지 공유하는 절차가 있긴 하지만 없어도 큰 상관은 없을 것 같다.
3. 1년 사이클의 업무를 한 눈에 확인할 수 있다
월별로 어떤 것들을 챙겨야 하는지 알 수 있기 때문에, 업무 리소스와 시간을 효율적으로 정해서 투입할 수 있다. 예를 들어 이번 달에 정기 업무가 많지 않다면 백로그에 있는 프로젝트를 하나씩 꺼내서 진행하는 식이다.
(사이드 팁!!) 관리자용 체크리스트 만들기
추가적으로 이렇게 각 finance, p&c 등 각 팀에서 만든 체크리스트를 관리자 체크리스트와 연결시켜서, 관리자의 업무+담당자의 업무 확인을 한 번에 효율적으로 관리할 수도 있다.
1. 데이터베이스 - 테이블로 큰 틀을 만든다.
- 이름: 업무명을 작성해준다.
- 날짜: 해당 업무를 체크해야 할 날짜 또는 데드라인을 넣어준다. 보통 알림을 걸어놓는 편이다.
2. 테이블의 속성 중 관계형을 추가해준다(컬럼명: 체크리스트 연결)
- 위에서 만들었던 담당자의 테이블을 연결해준다.
- 내가 체크해야 할 업무명과 관련된 담당자의 업무 항목을 하나씩 추가해준다.
3. 테이블의 속성 중 롤업을 추가해준다(컬럼명: 데드라인)
- 위에서 관계형으로 만들었던 컬럼의 이름을 추가해준다.
- 담당자의 체크리스트의 due date속성을 원본으로 가져오면 위처럼 데드라인 리스트로 만들 수 있다.
요즘 노션에 관심있는 분들이 많아서 스타트업 업계에 있는 분들을 만나면 크파 워크스페이스를 보여드리는 편이다. 그럴때마다 업무 관리하는 것에 대해 가장 많은 관심을 보여주셔서 시리즈의 첫 번째 콘텐츠로 작성하게 되었다. 조금이라도 도움이 되었기를!
Notion으로 이런 건 어떻게 관리하고 있는지 궁금하다!
하는 부분이 있으시다면 amy@creativepartners.co.kr 로 이메일을 보내주세요.
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