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매거진 커뮤니케이터에게 창의성이란

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by 날고싶은 코난 Nov 17. 2015

뉴비즈니스 제안의
창의성에 대한 고찰

#1. PR에이전시의 Creavitiy에 대해

*Photo by me, Hay's Galleria, London, UK

브런치를 시작하면서 제 스스로의 경험을 바탕으로 한 insight 중심의 글을 쓰고자 생각했습니다.

제 글이 PR이라는 분야의 업무 skill이나 tactic을 담는 데 집중하는 것이 아니라, 어떤 ‘문제’를 ‘해결’ 해 나갔던 저의 ‘창조적’이고 ‘독창적’인 순간들의 흔적을 남기는 것이 더 의미가 있을 것이라 생각하기 때문입니다. 기능적인 PR의 업무라는 것은 기본적인 업무의 틀은 유지하되, 계속해서 트렌드와 고객의 니즈(needs), 관계자들의 변화에 따라 달라질 것이기 때문에 그런 것들을 여기에 기록하는 것은 별 큰 의미가 없다는 생각입니다.

그 첫 시작으로 PR에이전시의 뉴비지니스(New business)의 첫 관문-'제안서 쓰기'에 대해서 이야기하고자 합니다. 흥미롭게도 과거의 제 블로그를 살펴보니 PR에이전시에 재직하던 시절(2009년) 그리고 인하우스(In-house) 담당자로써(2011년) 같은 주제로 글을 썼더군요. 그때의 내용을 다시 각색해서 흔적을 남기고자 합니다.

PR이라는 업무를 직업으로 갖고 있는 사람은 크게 두 가지의 회사에 다닐 수 있습니다. ‘PR업무’만을 전문적으로 서비스하는 ‘PR에이전시’에 다니거나 혹은, 흔히 ‘홍보부’라는 부서에 소속돼, 회사 내에 해당 업무를 담당하는 부서에 다니는 ‘인하우스’ 담당자가 되거나. (물론 인하우스 담당자들의 소속부서들은 각 회사의 조직에 맞게 참으로 다양한 부서명을 가지고 있습니다.)

그 둘의 교집합이 ‘뉴비지니스 제안서’입니다. ‘인하우스’ 담당자는 새로운 업무를 시작할 때 내부적으로 여러 리소스가 부족하다 싶을 때 ‘에이전시’에게 제안서를 요청하고, ‘에이전시’는 지속 가능한 생존을 위한 방법으로 ‘뉴비지니스 비딩(Bidding)’에 참여하는 것은 필연적입니다.

PR에이전시의 크리에이티브 - 그간 많은 제안서를 써볼 때는 몰랐던, 받아보니 알겠는 ‘창의성’은 무엇일까요?

1. RFP의 행간을 읽으려고 노력하자.

RFP(Requestfor proposal)은 말 그대로 제안 요청서로 클라이언트가 뭘 원하는지를 담고 있는 문서입니다. 저처럼 RFP를 많이 받아본 경험이 있는 에이전시 출신 클라이언트라면 최대한 본인이 요청하는 바를 구체적으로 담고자 하겠지만, 인하우스 담당자 들 중에는 그런 부분에 대한 경험과 인식이 적은 사람이 많을 수밖에 없습니다. 하지만, 그래도 뭘 하고 싶은지에 대해 가장 강조를 하고자 노력한 부분이 있을 것입니다.

‘답정너’라는 말이 있습니다. '답은 너로 정해졌다'라는 요즘식 표현으로, 말 그대로 어떻게 묻던지, 답은 하나로 정해졌다는 말입니다.

에이전시에 다닐 때 그런 경험들을 한 바가 있습니다. ‘XX회사의 기업 페이스북을 운영 요청’ 하는 RFP가 있다고 합시다. 세세한 요청사항에 대한 분석을 깊게 하지 않고, 그냥 제목은 알겠으니 우리 회사에 정해진 답대로 준비한 것이지요. 정말 필요한 것을 미처 파악하지 못한 채 제안서를 준비하는 것은 큰 착오입니다.

급하게 네이버 검색을 하며 요청한 회사 뉴스 좀 찾아보고, 아이디어 회의를 하고 우리 회사가 갖고 있는 제안서 스타일에 따라 페이지 채우기에 돌입하기 전! - RFP의 행간을 읽기 위해 노력하세요.

잠재적인 고객사는 ‘왜’ 이런 요청을 하게 되었을까? 안정적인 운영을 원하는 것인지, 산뜻한 아이디어를 원하는 것인지, 기획을 원하는 것인지, 문제를 파악하지 못하고 있는 것인지, 아니면 실행만을 원하는 것인지 등등 Briefing session 등을 최대한 활용해 잠재 고객사의 진정한 요구사항을 아는 것. 에이전시의 크리에이티브입니다. 묻고 또 물어야 합니다.

2. 핵심만 간결해도 충분합니다.
100장짜리 제안서를 밤새 쓰고 뿌듯했던 기억이 있습니다. 5명의 팀원이 20장씩 나눠서 장수를 채우며 새벽을 보내고, 오늘도 보람찼네 하며 퇴근을 합니다. 결국 경쟁 PT에서 지고 왜 이렇게 정성스레 제안서를 쓴 우리의 노력을 잠재 고객사는 알아보지 못하나, 탄식했던 순간들도 있었습니다.

그런데 인하우스 담당자가 돼고 보니, 길고 긴 제안서들이 눈에 들어오지 않습니다. 제가 원하는 것만, 요청한 것만 집중해서 듣고, 알고 싶은데 본론에 들어가기 전 시장 상황이니, 분석이니 서두가 긴 제안서들을 볼 때 한숨이 나옵니다.

긴 서두 말고, 제안서를 통해 집중하고 싶은 부분을 간결하게 정리해도 논리적으로 혹은 이해할 수 있도록 해야 합니다. 인하우스 담당자가 되고 보니, 5개월짜리 프로젝트를 진행하고도 단 10줄로 요약해서 경영진에게 보고해야 하는 상황이 비일비재입니다. 보통 핵심 결과를 10줄로 요약하고, 필요하고 강조하고 싶은 것을 추가로 리포트를 별첨합니다. (물론 회사마다 차이는 있겠지요)

자신이 있다면, PT의 장수는 줄이고 상대와 눈빛을 맞추며 나의 아이디어를 나의 논리를 당신이 왜 사야 하는지 설득하는 연습을 더 하시기 바랍니다. 그게 바로 최고의 크리에이티브입니다.

3. PT시간을 적극적으로 활용하십시오.

준비한 아이디어를 전달하는 시간은 늘 떨리고, 쉽지 않습니다. 상대방의 마음이 나의 마음과 같지 않으니 쉽지 않지요. RFP를 받고 분석하고, 묻고 또 묻고 제안서를 정리하고, 내 아이디어를 간결하게 정리하고 PT에 나섰지만 여전히 처음 보는 클라이언트의 마음을 훔치기란 쉽지 않습니다.

너무나 잘 알겠지만, 우리가 어떤 물건을 살 때 단순히 상품의 기능성만으로 구입하지는 않습니다. 이성적으로 심정적으로 그것을 판매하는 사람 때문에 흔들리기도 하고, 여러 복합적인 요소에 의해 최종 결론에 다다르게 됩니다. PT시간에 적극적으로 상대방을 탐색하고 탐닉하세요. 제안서의 PT가 끝나고 질의응답 시간이야 말로 그들이 원하는 것이 무엇인지 파악할 수 있는 시간입니다. 혹 준비한 PT가 좀 미흡하더라도 질의응답시간을 통해 충분히 보완할 수 있습니다.

[로지컬 씽킹]이라는 책에 이런 글이 있습니다.

“업종과 직종을 불문하고 일이란 사람과의 커뮤니케이션, 즉 정보나 생각, 제안을 주고받는 것의 연속이다. 그러나 문제는 당신의 생각과 제안이 상대방의 손에 도달한 후의 일이다. 상대방이 그것들을 읽거나 들은 후에 당신의 생각과 제안이 상대방의 머릿속에 정확히 입력되어 사고 회로 안에서 정확하게 이해되기까지의 시간, 그리고 당신이 바라는 반응이 나오기까지의 시간 - 이것을 얼마나 단축할 수 있는가가 비즈니스 세계에서 승부를 좌우한다. 그러고 나면 자신이 말하고 싶은 것, 자신이 중요하다고 생각하고 있는 것을 이해시키기 위해 어떻게 하면 좋을까 하고 고민하게 된다. 자신이 말하고 싶은 것을 잘 정리하기 위해 제안서나 보고서를 몇 번씩 고쳐 쓰고, 비유와 포맷, 디자인과 칼라 등에 공을 들이는 일에 몰두하기 쉽다. 실은 여기서 상대방에게 전달되지 않은 최대의 요인이 숨어 있다.

중요한 것은 '당신'이 말하고 싶은 것이 아니다. '당신'이 중요하다고 생각하는 것도 아니다. 그것은 상대방이 전달받기를 기대하고 있는 '메시지'인가 아닌가의 여부이다. “

내가 오랜 시간 준비했다고, 내 생각이 100% 맞다고 강요하지 마세요. ‘창의성’이라는 것에는 늘 ‘유연한 생각’이 함께 동반되어야 합니다. 살면서 답이 있는 문제보다 답이 없는 문제가 더 많습니다. 답이 없다는 것이 아예 없다는 것이 아니라 답이라는 건 정해져 있지 않다는 말입니다. 설령 준비해온 PT가 잠재 클라이언트의 정답이 아니었다는 것을 질의 응답 때 느꼈다면, 재빠르게 파악하고 새로운 답을 제안할 수 있는 것도 경쟁력 있고, 창의성 있는 PR에이전시의 자세라고 생각됩니다.

단순히 PR제안에만 해당되는 사항은 아닙니다. 사람과 사람 사이 관계에도 해당되는 말이라고 생각합니다. 새로운 관계를 형성하는 데 있어서 중요한 것 중 하나는 ‘나’보다 ‘상대방이 원하는 답’을 찾는 것입니다. 그 ‘창조성’을 발휘한다면 우리는 뉴비지니스 제안 준비에 좀더 새로운 ‘가치’를 찾을 수 있을 것입니다.