프로덕트 Tool
커뮤니케이션 도구
이전에 쓴 글에서 PM은 커뮤니케이션이 매우 중요하다고 언급한 바가 있다. 커뮤니케이션은 대화, 미팅, 메일, 메신저 등 모든 소통을 다 포함한다. 특히 특정 팀이나 많은 이해관계자들과 함께 프로젝트를 진행한다면 그 기간 동안에 커뮤니케이션을 모든 사람들과 해야 한다. 자칫 정보의 싱크가 맞지 않거나 누락되면 사고가 발생할 수 있다. 일정이 틀어지거나 이슈가 발생하여, 연동이 되지 않거나, 프로덕트가 동작을 하지 않을 수도 있다. 그래서 이해관계자들에게 실시간으로 정보를 공유하기 위해서는 Tool을 주로 사용한다. Jira, Notion, Smartsheet, Teams, Slack, redmine, Trello 등등 다양한 툴이 존재하고 각 Tool마다의 장단점이 있다.
본질은 정보를 얼마나 효과적으로 관련자들에게 공유하고 업데이트 싱크를 맞추는 데 있다. 무슨 Tool이 좋고, 이 Tool 아니면 안 되고 그런 커뮤니케이션을 하는 경우를 종종 보았는데, 본질과 떨어진 이야기를 하는 것이다. 각 Tool은 장단점이 존재하기 때문에, 본인의 목적과 현재 상태에 따라 사용하면 된다. 만약 회사에서 마이크로소프트 오피스를 공식적으로 사용한다면 Teams로 프로젝트를 커뮤니케이션할 것이고, 파워 BI나 그룹웨어를 사용하여 의사결정을 받을 것이다. 스타트업이나 외주와 업무를 하게 된다면, Slack을 통해 메신저나 자료 공유를 실시간으로 하여 즉각적인 의사결정을 할 것이고, 전사 이슈나 회계 특성이 강한 이슈라면 SAP같은 ERP를 연동해 의사결정을 받거나 진행할 것이다. 프로젝트들이 많이 엮여있다면 Smartsheet나 Notion, Trello 같은 Tool을 이용해서 간트차트를 연결하여 사용할 수 있다. 품질이슈라면 Jira나 Redmine으로 정리하면 관리가 편할 수 있다.
Tool은 Tool일 뿐, 사용하는 사람들이 자주 사용하고 관심을 가져야 한다. 아무리 좋다는 Tool을 많은 비용을 들여서 사용한다고 하더라도 안 쓰면 그만이다. 아무리 정보를 업데이트하고 내용을 공유하더라도 작성을 안 하고 안 보면 말짱 꽝이다. 무엇보다 어떤 툴을 사용하더라도 자주 사용하고 자주 기록하는 것이 매우 중요하다. 조금 불편하더라도 정보가 항상 업데이트가 되어 있고, 방향성과 일정이 명확하다면 이 툴을 안쓸 이유가 없다. 그래서 PM의 역할이 매우 중요하다. Tool을 프로젝트를 시작하기 전에 협의를 통해 항상 정하고 시작해야 한다. Tool사용이 어렵다면 메일로 공유해도 좋다. 매일매일 내용을 업데이트하고 관련자들에게 항상 정리해서 공유만 할 수 있다면 메일도 훌륭한 툴이 될 수 있다.
PM은 실시간으로 Tool을 운영해야 한다. 강조를 두 번 세 번 해도 부족하다. PM의 가장 큰 역할은 커뮤니케이션이며, 모든 관련자들이 본인의 일에 집중할 수 있도록 해주어야 한다. 이 커뮤니케이션을 툴을 이용해서 하는 게 여러모로 편리하고 효율적이다. Teams를 쓰던, Jira를 쓰던, Slack을 쓰든 간에 PM이 매일 해당 프로젝트의 진척상황이나 일정, 마일스톤 범위, 기획서, 요구사항, 업데이트, CS 등등 모든 이슈에 대해서 알기 쉽게 정리하고 업데이트해야 한다. 물론 정리하고 담당자들에게 할당하고 전달해서 바로바로 담당자들이 확인하고 진행할 수 있게 한다. 담당자 할당을 한 이후에도 진행을 하고 있지 않다면, 직접 찾아가서 진척사항을 확인해 볼 수도 있고, 메신저나 이메일을 이용해서 리마인드를 해줘도 좋다. 가능하면 Tool내 Task나 URL이 있다면 해당 링크를 통해 이메일이나 메신저로 전달하고, 내용은 그 툴에서 업데이트하는 게 데이터를 보전하는데 용이하다.
예전에 법인과 일을 할 때인데, 해외 법인과는 시간대가 맞지 않아서 Tool활동이 더 중요했었다. 우리 회사는 마이크로소프트 그룹웨어와 메신저를 사용한다. 따라서 Teams를 사용하면 용이했다. 왜냐하면 전 직원이 메신저에 존재하기 때문에 Task를 파고 전 직원을 검색해서 할당할 수 있으며, 아웃룩이나 그룹웨어와 연동이 되어 있어서 메일과 MS office연동이 용이하다. 그런데 해외법인에서 Teams가 익숙지 않다며, Slack이나 Jira를 사용하자고 했다. 사용이야 하면 되지만 그 라이선스며, 그 많은 이해관계자들을 필요할 때마다 회원가입을 시키는 것도 문제였다. Teams로 운영하겠다고 했더니 해당 법인은 자체적으로 Tool을 따로 사용하겠다고 했다.
나는 우리는 Teams로 커뮤니케이션하고, 법인에서 내부적으로 결정된 내용을 따로 정리해서 공유해달라고 했다. 그랬더니 Notion을 썼다가 Jira를 썼다가 Trello를 썼다가 지금은 메일로 보낸다. 전혀 정보 공유가 되지 않고, 법인 내 다른 직원들과 정보 업데이트가 되지 않고 있다. 물론 매일 업데이트 하지도, 정보를 공유하지도 않았지만 말이다. 하지만 Teams에 있는 다른 기능들인 Planner, Wiki, 간트차트 등을 활용해서 국내에는 모두 실시간 공유를 하고, 법인에는 일주일에 한 번씩 메일로 공유하였다. 오히려 국내에는 Teams로 정보를 공유하지만 해당 법인에는 그걸 한번더 가공해서 메일로 보내는 비효율적인 일이 있었다. 따라서 Tool보다는 PM이 얼마나 간절하게 커뮤니케이션을 했는지가 프로젝트의 순탄함을 결정하는 것이라 생각한다.
비싸고 좋은 Tool은 많지만, Tool에 국한되는 기능보다는 프로젝트 진척을 위한 PM의 커뮤니케이션 스킬과 프로젝트를 성공시키기 위한 간절함, 성실함 등이 본질이라고 생각한다.
*요약
협업 툴의 종류보다 중요한 본질은 프로젝트 성공을 위해 정보를 실시간으로 동기화하고 끊임없이 소통하려는 PM의 성실함과 간절함에 있다.