칼퇴근 하면서도 인정 받는 스마트한 사원이 되고 싶다면
효율적인 스케줄 관리로 시간을 지배하라!
눈코뜰새 없이 바쁜데 상사에게 넌 대체 뭐하냐는 소리를 들었다면 나의 일과를 돌이켜 보라!
아침에 허겁지겁 출근해서 밤에 별보며 퇴근하는 그 시간까지 나의 일상생활을 잘 돌이켜 본적이 있는가? 혹은 직장상사나 주변 동료로 부터 "자네는 뭔가를 열심히 하고 엄청 바쁜것 같긴한데 대체 뭐하는지는 잘 모르겠다." 라는 말을 들어본적이 있는가? 만약 그렇다면 당신은 자신의 하루 일과를 다시 한번 돌이켜 보는 시간을 가져보길 바란다.
아침부터 저녁에 퇴근할때까지 내가 하루종일 한 일에 대해서 시간단위별로 상세히 기록해 보라. 어떤일들을 처리했는지 진도는 얼마나 나갔는지 말이다. 우리가 직장생활을 하면서 딱 한가지 업무에만 몰두할 수 있는 가능성은 거의 제로에 가깝다. 장기 프로젝트를 진행하면서 매일 반복해서 진행해야 하는 일상업무도 처리해야 하고 중간 중간 치고 들어오는 팀장이나 상사의 업무지시도 받으면서 가끔은 후배들이 물어오는 질문에도 대답해주어야 하고 그러면서도 직장내 대인관계 역시 무시할수 없기 때문에 바쁜데도 불구하고 밖에나가 커피를 마시며 수다떠는 시간까지도 포기할수 없다. 그렇게 정신없는 하루인데 업무시간이 24시간 내내라고 해도 모자랄것 같은데 하루는 늘 바쁘고 정신이 없다.
매일이 이런 생활의 반복이라면 나의 일과를 돌이켜보고 업무의 우선순위를 정하고 나의 하루 싸이클을 한번쯤 정리해봐야 한다는 신호다. 아침에 출근해서 퇴근할때까지 무엇을 해야하는지를 잘 정리해 보길 바란다.
정해진 시간내에 고성과를 올리려면 시간에 끌려다니지 말고 시간을 지배하라!
우리의 업무에는 매일 해야하는 상시업무, 비정기적으로 위에서 내려오는 수시업무가 있다. 그리고 장기적인 프로젝트나 회의준비, 보고자료 작성등의 단발성업무들이 있다. 또 다르게 구분을 하자면 내가 혼자 바쁘게 움직여서 마무리가 되는 일이 있고 주변 동료나 거래처등에 요청해서 어떤 자료를 받아야만 추가로 진행할 수 있는 일도 있다. 또한 일정조율이 불가능해서 꼭 그 시간에 처리해야 하는 업무가 있고 반면 어느정도 내 선에서 일정을 조율하여 정리할수 있는 업무들도 있다.
자신이 하고 있는 업무들을 노트에 모조리 써보길 바란다. 그리고 그 업무들을 위와 같이 분류해 보길 바란다. 그리고 그 다음은 탁상달력과 같은 스케쥴표에 하나씩 채워넣어 보라. 채워넣을 때는 먼저 일정조율이 불가능한 업무들을 먼저 해당일정에 기록하라, 그리고 그 다음은 매일 해야 하는 상시업무들을 써라. 이유는 매일 해야 하는 업무들은 보통 양이 많지 않은것이 대부분이지만 이를 매일 하지 않고 미뤄두고 쌓아두면 나중엔 큰일이 되어서 돌아와 곤욕을 치르고 그로 인해 더 많은 시간을 빼앗기는 경우가 잦으므로 상시업무는 미루지 말고 매일 그 때 그 때 처리하는것이 가장좋다.
그리고 나면 대략적인 하루일과중에 좀 여유가 있는날과 없는 날이 어느정도 윤곽이 잡힐것이다. 그러면 그 다음으로 타인에게 자료 요청을 해야 하는 업무에 대한 스케줄을 짜서 기록하라. 이 업무는 요청하는 날에도 기록하고 자료를 받아 업무를 마무리짓는 날도 기록하라. 그런 다음 마지막으로 일정조율이 가능한 업무들, 혼자 바쁘게 움직여서 마무리할수 있는 업무들은 나머지 빈 여유시간에 끼워넣길 바란다. 아마 이정도 되면 한달간 내가 출근해서 퇴근할때까지의 일과과 어느정도 완성이 되었을것이다. 이렇게 완성된 스케줄을 가지고 한달을 지내보기 바란다. 아마 예전과는 다른 계획적인 생활을 하게 될것이며 한결 여유로워지고 업무 정리와 마무리가 잘 될것이다.
중간 중간 상사들이 내리는 치고들어오는 업무들은 어떻게 하냐고 생각한다면 우리가 짠 스케줄 중에서 우선순위가 낮은 업무들의 시간을 다시 조율해서 그 시간들을 잘 활용해 보기 바란다. 그렇게 미리 계획적으로 움직이는 습관을 들인다면 어느샌가 자신이 시간을 지배하고 있을것이다.
