매일 칼퇴근하는 방법
더 이상 야근은 없다!
사진 : MBC <자체발광 오피스>어느 누구에게나 24시간은 공평하게 주어진다. 하지만 누구는 24시간을 48시간처럼 사용하고, 누구는 24시간을 1시간 만도 못하게 사용한다. 특히 출근부터 퇴근까지 쉴 틈 없이 업무를 처리해야 하는 직장인들에게 시간 관리란 필수이자 능력이다. 시간 관리에 성공한 사람만이 가능성을 잡고 미래의 성공까지 거머쥘 수 있는 것이다.
그렇다면, 직장인의 시간 관리는 어떻게 해야 할까? 개개인의 생산성을 높이고, 나아가 경쟁력을 키우기 위한 시간관리 방법론을 10가지로 제시해 본다.
시간 관리 노하우를 만들어라
시간관리에는 정답이 없다. 나한테 맞으면 그것이 바로 정답인 것이다. 궁극적으로 자신이 원하는 것을 달성하고, 업무와 일상의 균형을 유지하면서 나에게 중요한 것이 무엇인지, 무엇을 얻고자 하는지를 명확하게 판단할 수 있는 시간 관리를 해내야 한다. 대기업의 경우 정형화된 업무 분장이 있지만, 각자에 맞는 시간 관리 노하우를 개척해 나갈 필요가 있다. 그것이 곧 나만의 필살기가 될 수 있다.
일의 우선순위를 정하라
누구에게나 똑같이 주어진 시간을 더 효과적으로 사용하고 싶다면, ‘아이젠 하워의 시간 관리 매트릭스’를 활용해보는 것도 좋은 방법이다. 아이젠 하워의 매트릭스는 몇 개의 법칙에 따라 업무의 우선순위를 정하는 것으로 직장인들에게 큰 인기를 얻고 있는 이론이다. 기준에 따라 일의 ‘중요도’와 ‘긴급도’를 파악해 네 구역을 나누어 정리하는 이 방법은 시간 관리를 어떻게 하는지조차 막막할 때 유용하게 활용할 수 있다. 일반적으로 일의 우선순위는 마감일, 다른 부서와 협력 업무, 관계자가 많이 얽힌 일 순으로 정하는 것이 좋다.
책상 위부터 정리하라
빠듯한 업무시간 내에 모든 일을 처리해야 하는 직장인들의 업무 생산성을 높여주는 시간 관리 비법에는 ‘정리의 노하우’도 포함이 되어 있다. 책상 위나 업무환경이 깔끔하게 정리 정돈되어야 있어야 필요한 것을 쉽게 찾고, 중요도를 쉽게 각인할 수 있기 때문이다. 꼭 봐야 하는 것, 자료로 모아둘 것, 자주 사용하는 것 등 중요도에 따라 서류를 정리하고, 프로젝트 별로 구획을 정해 자료를 배치하라. 컴퓨터 안의 폴더 정리 역시 마찬가지다. 하지만 오직 정리를 위한 시간을 너무 오래 할애하는 우는 범하지 말자.
거절하는 법을 배워라
업무를 빠르고 정확하게 처리하기 위해서는 업무 처리 속도를 높이는 것과 함께 업무량을 줄이는 것이 포인트라고 할 수 있다. 손이 빠르고 집중력이 좋아 아무리 빨리 업무를 처리해도 업무량이 지나치다면 업무 시간은 절대 줄 수가 없다. 여기저기서 부탁하는 업무를 모두 받아들이지 말고, 해내기 힘들다고 판단되면 과감히 거절하라. 거절이 힘들어 받아들인다면 결국 모든 일이 흐트러질 게 뻔하기 때문이다. 현재 처리해야 할 업무량을 정확히 설명한 후 ‘NO’라고 말할 수 있는 능력을 키워라.
내일 할 일을 미리 하지 말라
오늘 할 일도 겨우 마쳤는데, 내일 할 일까지 미리 하며 야근을 자처하지 말라. ‘내일 할 일’은 ‘내일 해야만 하는 일’이기도 하다. 미리 하면 내일의 상황에 따라 두 배, 세 배 일을 반복해야 할 수 도 있기 때문이다. 스스로 끊임없이 일에 쫓기는 일 중독 상태에 빠트리지 말자. 하루 업무가 조금 빨리 끝났다면, 책상 정리나 스트레칭 등을 통해 업무로 쌓인 피로를 풀고, 내일을 위한 워밍업을 하는 것이 훨씬 더 현명하다.
버려지는 시간을 찾아라
오늘 하루도 정말 숨 쉴 틈 없이 바빴다고 생각하지만, 막상 되돌아보면 쓸데없이 흘려보낸 시간이 어디에든 분명히 존재한다. 문서 찾기 위해 애썼던 10분, 보고서 컨펌을 기다린 1시간, 다른 팀원들로부터 업무가 넘어오는 데 걸린 30분의 시간 차, 출퇴근 길 차 안에서 멍하게 보낸 2시간 등 이 바로 그 시간이다. 이런 자투리 시간을 활용하면 다른 일을 더 에너지 넘치게 해낼 수 있는 자양분을 제공한다. 이런 시간조차 치열하게 일하라는 것이 아니라 요령껏 휴식하고, 운동하며, 머리를 식히기 위한 SNS 활동, 개인적 일 처리 등을 하라는 것이다. 쉴 시간이 어디 있느냐며 볼멘 소리만 하지 말고, 버려진 시간을 다시 돌아보라.
스스로 마감 시간을 정하라
최근 직장인들의 문제점으로 지적되고 있는 것 중 하나가 정규 업무 시간에 설렁설렁 일을 하고, 자연스럽게 야근을 하는 것이다. 이는 회사나 개인 모두에게 시간과 비용, 체력 낭비를 하게 하는 악습관이다. 업무를 공유하는 다른 팀원들에게 피해를 끼치고, 자기 생활도 가질 수 없어 스트레스만 쌓여 간다. 업무별로 스스로 마감 시간을 정해두고 그 안에 일을 모두 처리하려 애쓰자. 본래 마감기한보다 여유 있게 정해두면 자신은 물론, 모두에게 이롭다. 긴장감으로 집중력도 높일 수 있으며, 칼 퇴근의 기쁨을 누릴 수 있다.
요일 별 업무 리듬을 파악하라
월요병이란 말이 생겨났듯이 직장인에게 월요일이란 피곤하고 지루하며 주말 동안 쌓인 과중한 업무로 소득 없이 숨이 막히는 날이기도 하다. 화요일은 월요일 미처 못한 업무 처리에 하루를 쏟고, 수요일이 되어서야 비로소 활력을 찾고 새로운 업무에 집중할 수 있다. 그러다 다시 금요일이 되면 들뜬 마음으로 여유가 생기게 되는데, 이런 요일 별 업무 리듬을 잘 파악해 중요도에 따른 업무 스케줄을 짜는 것이 효율적이다.
업무 다이어트를 하라
조사에 의하면, 대부분의 직장인들이 하루에 하고 있는 업무 중에 74%는 비생산적인 것들이라고 한다. 수많은 자료와 정보를 찾아 헤매느라, 바쁜 업무 처리의 액션을 취하기 위해 쓸 데 없는 동선을 확장하느라, 결정이 나지 않은 일을 미리 처리하느라 직장인들은 무모한 업무에 매달리고 있는 것이다. 성공의 비결은 스피드이며, 스피드는 날렵한 몸매에서 비롯된다. 불필요한 업무는 다이어트 하고, 창의력을 저해할 만한 단순 업무는 과감히 져버려라.
업무를 마무리하고 퇴근하라
오늘 하루 온몸이 처지고 어깨가 내려앉을 만큼 일했는데, 끝을 낸 것은 하나도 없다면 스트레스와 허탈감으로 의욕을 상실하기 쉽다. 작은 사항이라도 하루에 한 가지 이상을 마무리하면 안도감도 찾고, 새로운 날, 전 날일을 다시 꺼내며 처음부터 살펴보는 시간을 줄일 수도 있다. “얼마 안 남았으니까 오늘은 여기까지 하고 가자.”하고 미루면 다음 날 오전을 온통 그 일을 다시 보고 마무리 짓는 데 써야만 할 것이 분명하다. 그날에 적어도 한 가지의 업무는 마무리하고 보람을 느끼며 퇴근해보자.
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