일좀 하는 사람들의 할일관리 방법 Todoist
Todoist와 구글캘린더의 찰떡궁합
오늘 내가 해야 하는 일을 제대로 끝내기 위한 가장 좋은 방법이 무엇일까요? 바로 할 일을 캘린더 위에 올려놓는 것입니다. 이러한 작업만으로 우리가 알게 되는 3가지 장점이 있습니다.
캘린더 위에 올려놓음으로써 오늘 내가 할 수 있는 할 일의 양을 제한된 시간 위에서 보다 현실적으로 파악할 수 있습니다.
캘린더 위에 할 일을 위한 스케줄이 생성되기 때문에 그 시간에 다른 사람이 약속 등을 잡지 못하도록 막을 수 있습니다.
예상했던 업무 시간과 실제 업무 시간을 비교할 수 있어 업무 시간에 대한 경험치가 올라갑니다.
이러한 현실적인 이유 때문에 일 좀 하는 사람들은 오늘 꼭 해야 하는 일들을 할 일 관리 앱이 아닌 캘린더 위에 올려놓고 업무를 시작합니다. 그런데 이 과정에서 작은 문제가 발생합니다. 아직 일정과 시간이 정해지지 않은 일들은 캘린더에 올려놓을 수가 없다는 것이죠. 어쩔 수 없이 할 일 관리 앱에 이런 할 일들은 따로 기록해 두어야 합니다. 이 때문에 할 일 관리 앱과 캘린더 앱을 번갈아 가면서 사용하며 두 번 일하게 되는 비효율이 발생하게 됩니다.
할 일 관리와 캘린더가 통합되면 좋지 않을까?
그럼 할 일 관리와 캘린더가 통합되어 있으면 가장 좋지 않을까요? Google Task 나 TickTick 등을 사용하면 할 일들을 캘린더 위에 손쉽게 배치할 수 있습니다. 그러나 여기에도 다소 아쉬운 점이 있습니다.
Google Task의 단점
Google 캘린더 위에 Google Task를 손쉽게 배치할 수 있지만, 이는 Google 캘린더 외의 다른 3rd Party 캘린더 앱과 호환되지 않습니다.
Google Task는 일정으로 잡히지 않기 때문에 다른 사람에게 가능한 시간으로 표시됩니다. 이 때문에 되는시간 또는 Calendly와 같은 스케줄 예약시스템에도 업무 시간이 반영되지 않습니다.
TickTick 의 단점
TickTick 에서는 할 일을 TickTick 안에 내장된 캘린더 위에는 배치할 수 있지만, 외부의 다른 캘린더 앱에서 일정 추가로 TickTick에 할 일을 추가할 수 없습니다.
TickTick 안에 내장된 캘린더는 Google 캘린더와 한방향으로 연동시킬 수 있습니다. 그러나 동기화에 최대 몇 시간 이상이 소요됩니다.
TickTick 내장 캘린더 도구를 사용하기 위해서는 유료 요금제를 사용해야 합니다.
그럼 이 단점을 해결하는 '무료' 할 일 관리 앱은 없을까요? 그래서 오늘은 할 일 관리 앱의 명가 Todoist를 소개해드리려고 합니다.
이제 캘린더로 할 일을 관리하자
우선 Todoist와 캘린더를 연동하기 위해서는 몇 가지 절차가 필요합니다. 먼저 Todoist 계정을 만들어 로그인 후 [설정]에서 [통합] 메뉴로 이동하여 [Google Calendar] 항목에서 구글 로그인을 통해 연동해주면 됩니다. 이렇게 연동된 Todoist 와 Google Calendar는 한 방향이 아닌 양방향 동기화가 됩니다.
이제 Google Calendar 페이지로 이동하면 Todoist 라는 이름의 캘린더가 새롭게 생성된 것을 확인할 수 있습니다. Todoist 와 Google Calendar는 양방향으로 연동되어 있기 때문에, 캘린더에서 일정을 새로 만들면 Todoist 에 새로운 할 일이 추가되며, 그 반대로도 마찬가지로 동작합니다. Google Calendar 페이지뿐만 아니라 구글 캘린더를 외부 캘린더 앱과 연동하여 사용하고 있더라도 Todoist 캘린더에 일정을 생성하면 역시나 Todoist 안에도 자동으로 동기화된 할 일이 생성됩니다.
반대로 Todoist 에서 특정 날을 지정하여 새로운 할 일을 생성하면, 캘린더에는 그 할 일이 종일 일정으로 추가됩니다. 따라서 날짜가 지정되지 않은 주요 업무들을 그 일을 실행할 적절한 날짜만 지정한 뒤 캘린더에서 재배치하면 됩니다.
주간 단위로 개구리를 먹어보자
이제 본격적으로 주간 플래닝을 해봅시다. 방법은 간단합니다.
Todoist 안에 가장 우선순위가 높은 업무들을 '개구리'라는 이름의 프로젝트를 만들어서 집어넣습니다.
'개구리' 프로젝트를 칸 반 보드로 생성한 뒤 [이번 주 할 일] 이라는 섹션을 추가로 생성합니다.
매주 주말 주간 계획을 세우면서 다음 주에 할 일을 [이번 주 할 일] 섹션으로 이동시킵니다.
이때, 하루에 소화할 수 있는 개구리(주요 업무)의 양은 최대 2개에서 3개를 넘지 않아야 하므로 주중에 최대 해치울 수 있는 개구리는 약 15개입니다. 만약 개구리(주요 업무)의 수가 너무 많다면 우선순위에 따라 일부를 이번 주 할 일에서 제외합니다. (일반적으로 주간 개구리 수는 최대 10개가 적절합니다.)
[이번 주 할 일] 섹션으로 이동한 할 일들은 이제 그 일을 처리할 요일을 정해줍니다. (아직 시간은 지정하지 않아도 됩니다.)
Todoist 에서의 설정은 끝났습니다. 이제 캘린더 페이지로 이동하여 개구리(주요 업무)들을 캘린더 위의 적절한 시간에 재 배치합니다.
개구리(주요 업무)들은 에너지가 높은 오전 중에 처리하는 것이 가장 좋습니다.
다른 미팅 일정이 많아 시간이 너무 타이트한 경우에는 필요에 따라 업무의 양을 조정합니다.
이제 주간 주요 일정 플래닝이 끝났습니다!
구글 캘린더 연동 + 다양한 추가 연동 기능이 무료
Todoist 의 가장 큰 장점은 정말 다양한 앱들과 연동이 된다는 것입니다. 또한 이러한 연동이 모두 무료로 제공된다는 점이 큰 장점입니다. Todoist 무료 버전과 유료 버전의 가장 큰 차이점은 바로 미리 알림 기능의 유무, 첨부 파일 용량 차이 그리고 프로젝트의 수의 제한 등의 몇 가지 차이가 있습니다만 무료 버전을 사용해도 크게 불편함 없이 사용이 가능합니다. 특히, 미리 알림의 경우 마감일과 별도로 추가 알림을 설정하는 기능인데 해당 기능은 마감일을 조정하여 어느 정도 해결이 가능하기 때문에 없어도 사용하는 데 큰 무리가 없습니다.
Todoist는 구글 캘린더 이외에도 Evernote, Slack, Gmail 등 연동되지 않는 서비스를 찾기 어려울 정도로 정말 많은 서비스들을 지원합니다. 이러한 연동 기능을 통해 수많은 외부 서비스 정보들을 단 몇번의 클릭만으로 할 일로 만들 수 있습니다. 이제 언제 어디서든 Todoist 로 모을 수 있죠. 정말 이만한 Inbox 가 없습니다.
아직 어떤 할 일 관리를 앱을 써야 할지 결정하지 못하셨던 분들은 심플하면서도 있을 건 다 있는 Todoist를 '무료'로 사용해보세요. 물론 좋은 할일 관리 도구가 일을 대신 해주지는 않지만, 일을 덜어줄 수는 있을 거예요. 오늘도 여러분들의 개구리가 다 먹어 치워지길 응원합니다!
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