프로들을 위한 이메일 클라이언트 Polymail
이메일 관리로 고민할 때...
지난주, 메일의 지옥을 벗어나기 위한 4가지 방법 중 하나로 나만의 이메일 클라이언트 사용하기를 소개드렸는데요. 현재 제가 사용하고 있는 Polymail을 간단히 언급하였습니다. 오늘은 조금 더 구체적으로 Polymail에 대한 소개를 드리고자 합니다.
그런데, 왜 이메일 클라이언트를 써야 하나요?
기존의 이메일 서비스를 사용하시는 데에 큰 불편함이 없으시다면, 굳이 클라이언트 프로그램을 사용할 필요는 없습니다. 그러나 다음과 같은 경우 클라이언트 사용이 꽤나 유용합니다.
여러 개의 개인 이메일 주소와 회사 이메일 주소를 사용해서 매번 서비스 접속이 불편한 경우
각 이메일 서비스마다 메뉴 위치가 달라서 혼란스러운 경우
기존의 이메일 서비스를 사용하면서 그 기능에 2% 이상 부족함을 느끼는 경우
위와 같은 불편함을 겪고 계신다면 통합 이메일 클라이언트를 사용하여 많은 부분을 개선할 수 있습니다. 하나의 클라이언트에서 동일한 메뉴와 기능으로 여러 개의 이메일 들을 통합하여 관리할 수 있기 때문입니다.
다른 서비스와 마찬가지로 이메일에도 다양한 클라이언트들이 존재합니다. 대표적으로는 Microsoft의 아웃룩이 있으며, Apple 기기를 사용하는 분이라면 기본 Apple Mail 자주 사용됩니다. 그밖에 Spark, Airmail, eM Client, mailbird 등등 다양한 종류의 통합 이메일 클라이언트들이 있습니다. 저 역시 다양한 클라이언트를 사용하다 최근에 Polymail이라는 서비스로 정착하였습니다. Polymail을 사용하게 된 여러 가지 이유가 있겠지만, 무엇보다도 꼭 필요한 핵심 기능을 잘 갖추고 있기 때문이었습니다. 여러 기능들이 있지만 이를 특징에 따라 분류하면 다음과 같이 2가지로 분류할 수 있습니다.
단순한 통합 메일 클라이언트 그 이상의 메일 관리 솔루션
Polymail의 가장 핵심 기능 중 하나는 바로 이메일 트래킹 기능(1)입니다. 트래킹 기능을 통해 내가 전송한 메일을 상대방이 확인했는지를 실시간으로 체크할 수 있습니다. 이러한 기능은 영업 담당자들에게 유용하게 사용될 수 있는데요. 상대방이 메일을 읽지 않고 있는지, 혹은 읽었음에도 회신이 없는 것인지, 또는 자주 읽으며 관심을 표하고 있는지 등을 알 수 있기 때문입니다. 이를 통해 보다 전략적으로 영업 전략을 세울 수 있습니다.
또한, 메일을 전송할 때 [Follow Up] 기능 (2)을 켜 두면, 특정 일자가 지났음에도 상대방으로부터 메일 회신이 없는 경우 자동으로 나에게 해당 이메일을 리마인드 해줍니다. 종종 메일을 보내고 회신이 없어 후속조치를 잊어버리는 경우가 있는데, 해당 기능을 사용하면 놓치지 않고 추가 조치를 이어갈 수 있습니다. 또한, 메일 추가 조치를 위해 따로 할 일 관리 앱에 적어두지 않아도 되어 더욱 편리합니다.
추가적으로 메일을 확인하면 우측 사이드바 (3)를 통해 메일을 주고받는 상대방의 소셜 정보, 이메일 리스트, 파일 리스트 등도 한눈에 확인할 수 있습니다. 이것으로도 부족하다면 메일 하단에 코멘트 (4)를 남기거나 본인을 맨션 하여, 메일의 후속 처리를 위한 상세 메모를 남기는 것도 가능합니다. 특히 본인을 코멘트 내에 맨션 하는 경우, @Mention 항목에서 마치 할 일 리스트와 같이 맨션 된 메일 리스트만 따로 모아보기가 가능합니다. 또한, 처리 완료된 메일은 리스트에서 삭제도 가능하기에 처리되지 않은 메일들만 모아서 관리가 가능합니다.
이처럼 Polymail 은 단순한 이메일 통합 클라이언트의 기능을 너머 메일 관리 솔루션의 역할을 톡톡히 합니다. 이메일 클라이언트를 통해 손쉽게 상대방의 정보와 메일 히스토리를 파악할 수 있기 때문에 영업 업무를 담당하는 분들이라면, 적극 추천드립니다.
당신의 시간을 아껴주는 메일 클라이언트
Polymail 에는 시간을 아껴주는 몇 가지 기능들이 있습니다. 그중 대표적인 기능은 바로 템플릿 기능 (1)입니다. 미리 만들어 놓은 템플릿을 이용하면, 자주 사용되는 메일들을 미리 작성해두고 바로바로 전달할 수 있습니다. 이렇게 만들어둔 템플릿에서는 첨부파일도 미리 넣어 둘 수 있으며, 모바일에서도 불러올 수 있어 이동 중에도 간단히 예쁘게 미리 작성해둔 템플릿을 전달할 수 있습니다. 반복되는 메일 작업을 위한 템플릿을 만들어두면, 언제 어디서든 단 몇 초만에 잘 만들어진 이메일을 전송하는 것이 가능해집니다.
또한, 우리는 받은 메일을 팀원들과 공유해야 하는 경우가 종종 발생합니다. 기존에는 이를 위해 받은 메일을 팀 멤버들의 이메일 주소로 포워딩하거나 메일 내용을 복사/붙여 넣기 하여 공유하곤 했는데요, Polymail 은 자체 메일 공유 기능 (2) 이 있어 공유 버튼 클릭만으로 특정 메일의 고유 URL 주소를 생성해 줍니다. 해당 링크로 접속하는 모든 팀원들은 손쉽게 메일 내용을 웹페이지를 통해 확인할 수 있습니다. 추가적으로 주고받는 메일 스레드와 미리 남겨둔 메모도 공유된 링크 내에 추가로 포함되기 때문에 매번 주고받은 내용을 팀에게 포워딩하지 않아도 되어 편리합니다.
그 밖에도 미리 연동된 본인의 캘린더의 빈시간에 상대방이 일정을 잡도록 도와주는 Meeting Times 기능(3) (이는 Calendarly와 동일합니다. 따라서 따로 Calendarly를 유료 구독하지 않아도 됩니다.) 받는 메일 중 광고성 뉴스레터 등을 손쉽게 구독해지할 수 있도록 돕는 Unsubscriber 기능 (4) 들도 활용하면 보다 스마트하고 쾌적한 이메일 관리가 가능해집니다.
현재, Polymail 은 현재 Mac, Windows, iOS 그리고 Web 버전을 지원합니다. Android는 곧 지원 예정이라고 합니다. 안타깝게도 무료 플랜은 없습니다만, 14일간의 트라이얼이 가능하기에 이 기간 동안 얼마나 본인에게 유용한 지 가늠해볼 수 있습니다. 이 밖에도 앞서 소개드린 다양한 다른 이메일 클라이언트도 (대부분 무료 또는 무료 트라이얼을 제공) 다운로드해서 사용해보고 본인에게 가장 맞는 솔루션을 선택해 보세요. 적절한 도구가 여러분을 이메일 지옥에서 구출하는데 큰 도움이 될 것이 분명합니다.
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