미팅 효율을 2배로 높히는 사전회의록
우리의 회의가점점 비효율적이라고 느껴질 때
한 조사에 따르면 회사의 매니저들은 대부분 업무 미팅을 비생산적이고 비효율적이라고 말하거나, 회의 때문에 본인의 업무를 제때 마치지 못한다고 말합니다. 그뿐만 아니라 회의 때문에 깊은 사고를 할 수 없고, 팀을 더 가깝게 만들 기회를 놓친다고 합니다. 사실 굳이 이러한 조사 결과를 인용하지 않더라도 우리는 회의가 얼마나 비효율적인지를 자주 경험합니다.
그러면 우리는 왜 회의를 할까요? 분산된 정보를 공유, 하나로 취합하여, 가장 합리적인 의사결정을 하기 위해서일 텐데요. 막상 실제 회의는 그렇지 않은 것 같습니다. 생각나는 일화를 떠올려봅니다.
팀 회의가 시작되었습니다. 팀 회의는 불과 2시간 전에 갑작스럽게 잡힌 회의입니다. 팀장님께서 비장한 각오로 2시간 뒤에 회의가 진행될 예정이니 모두 참석하라고 말씀해주셨습니다. 모두 각자의 회의 수첩을 들고 회의실에 들어갑니다. 과장님의 PPT 발표가 시작됩니다. 최근 한 회사에서 나온 신기술에 대한 설명입니다. 생각보다 그 내용이 길군요. 팀원들은 점점 피곤해집니다. 슬슬 눈이 감기려는데…. 드디어 과장님의 발표가 끝났습니다. 그리고 이어 팀장님께서 말씀하십니다.
"자! 이제 이 기술을 우리가 어떻게 응용할 수 있을지 토론해봅시다."
모두가 한대 얻어맞은 표정입니다. 한동안의 정적이 흐른 뒤 팀장님은 다시 한마디를 던집니다.
"모두 의견이 없나요? 그러면 잠시 쉬었다가 다시 미팅 진행합시다."
오늘도 결국 칼퇴근은 글렀나 봅니다. 누군가 총대를 메야 마라톤 회의가 끝날 텐데…. 걱정입니다.
혹시 여러분도 비슷한 경험이 있으신가요? 어떤 점이 이 회의의 문제였을까요? 분산된 정보(신기술)를 공유, 취합하고, 가장 합리적인 의사결정(기술 응용 아이디어 도출)을 하려는 미팅의 취지에는 맞는데 말이죠. 그러나 우리는 몇 가지 간과한 것이 있습니다.
정보를 충분히 소화할 시간
회의에서는 다양한 정보들이 공유됩니다. 그러나 그 정보들을 바로 그 자리에서 한 번에 소화하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 내가 깊게 관여한 프로젝트나 이미 알고 있는 내용이 아니라면 짧은 회의 시간 안에 모두 이해하는 것은 불가능합니다. 그래서 우리는 이해가 되지 않아 피곤함을 느끼거나, 자연스레 딴생각을 하게 되죠.
반면, 회의를 준비한 사람들은 자신들은 이미 그 정보를 인지하고 있으므로 다른 사람들도 이해할 것이라는 착각에 쉽게 빠지게 됩니다. 그래서 정보를 충분히 소화할 시간이 부족했다는 사실을 팀장 또는 회의의 리더들은 잘 인지하지 못하는 경우가 많습니다.
아이디어를 생성하는 장소
회의에서 새로운 아이디어를 내거나 의사 결정을 하는 것은 좀처럼 쉬운 일이 아닙니다. 이상하게도 아이디어는 정적인 공간에서는 잘 떠오르지 않기 때문입니다. 흔히 아이디어를 만드는 3대 장소로 불리는 3B가 있는데요. Bus, Bath, Bed가 그곳입니다. 이동하면서 샤워하면서 혹은 잠들기 전에 우리는 멋진 아이디어들을 종종 발견합니다. 안타깝게도 회의실은 그 장소가 아닙니다.
아직 정보가 채 소화되기도 전에 그 자리에서 바로 아이디어를 도출하거나 의사결정을 한다는 것은 어쩌면 어불성설입니다. 그렇게 나온 아이디어나 의사결정이 최선의 결과일 리 만무합니다.
그런데도 우리는 위와 같은 비효율적인 회의들을 종종 만나게 됩니다. 그럼 어떻게 하면 회의를 제대로 운영할 수 있을까요?
회의록을 사전에 공유하세요
회의를 진행하기 전 회의를 주도하는 담당자는 반드시 사전회의록을 만들어야 합니다. 사전회의록을 통해 회의의 목적, 전달할 정보 그리고 어떤 내용을 토론할 것인지 그리고 이를 통해 어떤 결과를 도출할 것인지를 미리 작성하여 참석자들에게 공유합니다. 이는 빠르면 빠를수록 좋지만 회의 몇 시간 전에는 공유되어야 합니다.
회의의 목적
회의 주요 아젠다 및 상세 정보
토론 주제
사전회의록은 구글 Docs 나 Notion과 같이 모두가 함께 수정할 수 있는 공간이면 더욱더 좋습니다. 이 경우 여러 회의 발표자들이 회의록을 동시에 작성 및 수정할 수 있고, 참석자들은 사전 질문을 남길 수도 있기 때문입니다.
또한, 회의에서 다뤄지는 자료들 역시 최대한 상세히 회의록에 담아두는 것이 좋습니다. 공간이 부족하다면 외부 링크를 달아 참석자들이 회의에 참석 전 어떤 내용이 오고 갈지 충분히 이해할 수 있도록 해야 합니다. 이를 통해 미팅 참석 전 주요 내용을 충분히 숙지할 수 있습니다.
회의록 작성이 완료되면 팀 캘린더 등을 통해 회의록을 소화할 시간을 할당하는 것도 좋은 방법입니다. 캘린더 리마인더를 통해 사전에 정보를 소화할 수 있도록 도울 수 있습니다. 이렇게 각자의 머릿속에 소화된 회의 내용은 출퇴근이나 다른 장소에서 아이디어와 질문들로 재탄생 됩니다.
회의는 최대 1시간, 토론 중심으로
회의 시간은 회사에서 가장 비싼 시간 중 하나입니다. 많은 사람이 한 공간에서 같은 시간을 보내기 때문입니다. (우리 모두의 시급 X 회의 시간) 따라서 회의를 효율적으로 만들기 위해선 최대한 신속하게 마치는 것이 좋습니다. 가능한 한 1시간을 넘지 않도록 하는 것이 중요합니다. 회의록이 사전에 잘 공유되었다면 사실 1시간도 넉넉합니다. 이미 공유할 정보를 사전회의록에 충분히 담아두었기 때문에, 정보를 공유하는데 너무 많은 시간을 쏟을 필요는 없기 때문입니다. 핵심적인 부분을 브리핑하고 바로 토론으로 넘어가면 됩니다.
혹시 공유할 정보만 있고 토론할 주제는 없나요? 토론할 주제가 없는 회의는 꼭 해야 하는 회의인지 다시 한번 생각해봐야 합니다. 정보 전달을 주목적으로 하는 회의가 많다는 것은 팀의 비효율성을 높이는 것과 같습니다. 적절한 생산성 툴을 활용하여 미팅 없이 상시 정보를 공유하고, 정보 공유만을 위한 회의는 최대한 지양해야 합니다.
코로나로 인해 온라인 비대면 회의가 늘어나고 있습니다. 이럴 때일수록 비효율적인 회의를 줄이고 제대로 된 회의를 만들어가는 것이 중요합니다. 다음의 세 가지만 기억하세요.
회의 목적 / 아젠다 / 상세정보 / 토론 주제를 사전에 공유 (구글 Doc, Notion 등)
회의는 1시간이내 (Timer를 활용)
토론 주제 없이 정보 전달만 위한 회의는 취소. (팀 온라인 대시보드로 정보 공유)
회의록을 사전에 공유하는 것 만으로도, 여러분의 회의가 달라질 수 있습니다.
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