나만의 생산성툴 워크플로우 만들기
새로운 생산성 툴 배우기 전에 가지고 있는 툴 부터 잘 써보자
당근 메일을 통해 다양한 생산성 툴을 알게 되어 좋다는 분들도 계시지만 반면에 너무 많은 툴로 인해 오히려 머리가 복잡해졌다고 말씀하시는 분들도 계십니다. 이 수많은 툴을 꼭 다 알고 잘 사용해야만 된다는 부담감 때문인 것 같습니다. 그래서 오늘은 이 부담을 좀 줄여드리기 위해 자신만의 생산성 툴 워크플로우를 만드는 방법을 공유해 드리려고 합니다.
생산성 툴들은 컴퓨터 속 가상의 공간에 존재하다 보니 실제 공간에 존재하는 물리적인 도구들에 비해 그 특징들이 잘 정의되지 않는 경우가 많습니다. 그래서 일단 좋다는 얘기만 듣고 설치를 해두었지만, 막상 전혀 사용되지 않는 경우가 허다합니다. 저는 이를 해결하기 위해 먼저 저만의 업무 워크플로우를 정리하곤 합니다.
워크플로우를 만드는 것은 간단합니다. 실제로 존재하는 물리적 공간과 도구들을 상상하면 됩니다. 예를 들어 저와 같이 주로 사무실에서 일을 하시는 분들이라면 다음과 같은 물리적인 도구들을 상상해볼 수 있습니다.
탁상캘린더 / 시계
포스트잇 / 다이어리
화이트 보드
파일철 / 케비넷
우선, 탁상캘린더와 시계는 책상에 상시 비치되어 어떤 업무를 시작하기 위한 트리거 역할을 해줍니다. 미팅 시간을 알려주거나, 주요 업무 일정들을 미리 적어두고 적절한 시점에 그 업무를 진행할 수 있도록 도와줍니다. 저는 탁상캘린더와 시계를 대신하여, Fantastical과 Routinery를 사용합니다. 두 도구는 마치 늘 책상 위에 놓인 것처럼 저의 일상의 업무의 트리거가 되어, 내가 지금 해야 하는 일을 알려주는 중요한 도구가 됩니다.
포스트잇과 다이어리 역시 업무에 있어 정말 중요한 도구입니다. 아이디어가 있을 때, 미팅에 참여할 때, 잊어버리지 말아야 할 할 일을 적을 때 우리는 포스트잇과 다이어리를 사용하여 상시 생각나는 내용을 적습니다. NotePlan3와TickTick 은 저에게 그러한 역할을 돕습니다. NotePlan3는 Daily Note를 만들 수 있어, 그날그날의 일정 위에 빠르게 생각을 기록할 수 있습니다. 또한, 요즘 유행하는 Zetelkasten 방식을 지원하여 언제든지 다른 메모들 추가로 생성하거나 연결할 수 있습니다. TickTick 에는 포스트잇과 같이 주요 업무들이나 잊지 말아야 할 할 일들을 바로바로 적어두기 편리합니다. 이후 시간을 내어 한 번에 처리할 수 있습니다. 포스트잇과 다이어리가 그렇듯 NotePlan3와 TickTick은 업무 중 가장 많이 사용되는 도구입니다.
프로젝트 성 업무를 진행하게 되면 이곳저곳 산재한 정보를 하나로 잘 정리해 둘 필요가 있습니다. 그래서 우리는 평소 화이트 보드 위에 표를 만들어 정리하거나, 중요한 정보들을 포스트잇으로 붙여서 적절히 표시해 둡니다. 이렇게 정리해두면 전체 진행 상황들을 한눈에 확인할 수 있어 큰 그림을 보며 빠지지 않게 프로젝트를 챙길 수 있습니다. 이러한 용도로 제가 사용하는 생산성 도구는 바로 Notion입니다. Notion의 경우 다양한 형식의 블록을 만들어 정보를 보기 좋게 배치할 수 있으며, 다른 사람들과도 손쉽게 공유할 수 있어 프로젝트 보드로 제격입니다.
지금 당장 필요하진 않아도 잘 정리해두고 종종 꺼내 보아야 하는 정보들이 있습니다. 우리는 이러한 정보들을 파일철 또는 캐비넷에 잘 정리하여 보관합니다. 저에게 있어 Evernote와 Dropbox는 바로 파일철과 캐비넷의 역할을 합니다. 특히 Evernote는 문서 및 이미지 내 글자 검색이 가능하며, 문서를 설명할 수 있는 다양한 정보들을 노트에 함께 적어 놓을 수 있어서 다양한 형식의 파일들과 정보를 담아 정리하는데 제격입니다. 그래서 저는 대부분이 정보들을 Evernote에 저장합니다. 반면 Evernote는 단일 노트의 경우 최대 200M까지밖에 업로드되지 않기 때문에 고용량의 이미지 또는 비디오 파일 등을 저장하기 위해 Dropbox를 추가로 사용하고 있습니다. 그러나 이때에도 Evernote 내에 Dropbox 링크 또는 정보를 함께 적어두면 Evernote 한 곳에서 Dropbox 내의 내용도 검색할 수 있습니다. 이제 Evernote를 활용하면 열심히 모아둔 나의 소중한 자료들을 검색하고 재활용 할 수 있습니다.
첫 이미지와 같이 물리적인 공간에 대치된 가상의 공간을 그림으로 표시해 두면 매우 유용합니다. 용도가 적절히 구분되어 있기 때문에, 어디에서 무엇을 찾아야 할지 헷갈리지 않습니다. 종종 더 좋은 툴이 나타나면 기존의 툴을 대체하거나 적절한 물리적 공간과 대치하여 사용하면 됩니다.
이 밖에도 책상 위에는 칼, 스테이플러, 다양한 종류의 펜, 테이프 등의 다양한 문구류들이 있습니다. 우리가 사용하는 다른 생산성 도구들은 바로 이에 해당합니다. 나의 업무에 도움이 되는 보조 생산성 도구들을 종종 깔아 둡니다. 그리고 가끔 우리가 책상 정리를 하듯 잘 사용하지 않는 도구들도 정기적으로 정리해줄 필요가 있습니다.
브런치글에서 소개하는 모든 생산성 도구들을 사용하실 필요는 없습니다. 아무리 좋은 도구도 내 업무에 필요가 없거나, 내 손에 익숙하지 않으면 무용지물이 됩니다. 따라서, 상시 자신의 업무 스타일을 고민하고, 이에 적절한 도구들을 책상과 주변에 배치하듯이 자연스럽게 배치해 보세요. 그리고 놓치고 있는 빈자리를 채워줄 멋진 생산성 도구를 발견해보세요.
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