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by Dave Jun 15. 2021

나만의 업무스타일도 존중해달라고! - ASANA

본격 협업툴 이야기 - 아사나, 우리 모두에겐 각자의 업무 스타일이 있다

왜 우리 회사에 딱 맞는 협업툴은 찾기가 어려운걸까?

우리 모두는 각자의 업무스타일이 존재합니다. 많은 회사에서 업무 협업툴을 도입하기 위해 다양한 고민과 시도들을 하지만 막상 도입 후 제대로 동작하지 못하는 이유도 여기에 있습니다. 각자 나름대로의 업무 스타일이 있음에도, 새로운 업무 방식을 '강요'당하는 것이 싫어 생기는 저항감 때문입니다. 오늘 소개드릴 Asana 는 이러한 고충을 잘 이해하고 있는 협업 툴 중 하나입니다.

Asana 는 어떤 회사인가요?

Asana는 Facebook에서 엔지니어팀을 이끌고 있던 Dustin Moskovitz과 Justin Rosenstein이 2008년 회사를 나와 창업한 회사 입니다. Facebook 근무 시절부터 정보를 찾아헤메고 수많은 이메일 더미에 쌓여 늘 협업의 어려움을 느꼈는데, 이 경험이 결국 스스로 Asana 라는 회사를 창업하도록 만들었다고 합니다. 그리고 일을 위한 일(Work about work)에서 벗어남을 목표로 제품 개발을 시작했고, 이 후 빠른 성장을 거쳐 2020년 뉴욕 증시에 직상장하였습니다.

Asana는 특이하게도 불교에서 강조하는 집중, 몰입, 명상 등의 경험을 업무에 적용하고 싶어했습니다. 복잡한 업무 환경에서 집중력을 잃지 않고, 자신의 일에 집중하도록 돕고자 하는 철학을 그 안에 담으려고 한 것 같습니다. Asana라는 이름 역시 요가에서의 다양한 자세를 표현할 때 소개되는 접미사로 그들이 추구하고자 하는 가치를 제품명에 표현하려고 노력한 흔적이 보입니다.

Asana 는 다른 협업툴과 어떻게 다른가요?

심플하지만 있을 건 다 있다

앞서 설명한 것 처럼 Asana는 너무 많은 업무로 압도되어 제대로 일을 처리하지 못했던 과거의 경험을 바탕으로, 보다 업무에 집중 할 수 있는 협업 툴 환경을 만들기 위해 노력했습니다. 디자인 역시 최대한 심플하게 유지하고 있으며 리스트, 타임라인, 보드라는 핵심 세가지 형태의 화면을 제공합니다.

다른 협업툴들에 비해 파워 유저들에게는 다소 부족하다고 느껴질 정도로 기능추가에 매우 신중한 편입니다. 그러나 협업 툴의 특성상 몇 몇 파워유저만 잘쓰는 툴이 아닌 구성원 모두가 잘 사용해야 하는 툴이라는 점을 고려한다면 이러한 신중함이 더 적절한 방향이라 생각됩니다. 오히려 처음부터 너무 많은 기능들이 일부 파워 유저들을 통해 적용되면 일반 다른 사용자들의 툴 적응이 더욱 힘들어지기 때문이져. 이 경우 결국 협업툴 도입에 실패하는 경우가 더 많습니다.

멀티 프로젝트 보드에 포함된 하나의 태스크

갈수록 점점 팀단위로 일하는 프로젝트 보다는 하나의 프로젝트를 중심으로 여러 팀이 함께 모여 일하는 경우가 늘어나고 있습니다. 그러나 대부분의 협업 툴은 각 팀의 특성에 맞게 개발된 경우가 많습니다.

예를들어 Trello와 같은 칸반 보드의 경우 디자인 팀과 같이 정해진 프로세스에 따라 업무를 마무리해야 하는 경우 적합하며, 생산라인의 경우 간트차트나 타임라인과 같이 일정 기반의 프로젝트 보드가 더 유용합니다. 또한, 아이디어를 수집하거나 단순 업무를 담기위해서는 단순 리스트만으로도 충분합니다. 그러다보니 각 팀의 업무적 성격에 따라 자신들만의 업무 프로세스와 그에 맞는 형태의 툴을 사용하기를 원하게 되는 것이죠.

그러나 이 경우, 각 팀이 모여서 하나의 프로젝트를 진행해야 할 때 문제가 발생합니다. 각 팀마다의 프로세스가 있음에도 불구하고, 모든 팀을 하나로 엮는 새로운 프로세스가 필요로하기 때문이죠. 그래서 프로젝트 매니저는 프로젝트 전체의 큰 그림을 보기 위한 추가적인 작업이 필요하게 됩니다. 결국, 프로젝트 매니저는 각 팀의 업무 진척도를 일일이 확인하고 이를 통합 보드를 만들어 수기로 업데이트 해야 합니다. 결국 일을 위한 일을 해야 하죠.

Asana는 하나의 업무를 멀티 프로젝트에 귀속시킴으로써 이 문제를 해결하였습니다. 예를들어, A라는 큰 규모의 프로젝트에 필요한 프로젝트 보드를 Asana에 만들고, 타임라인 형태의 보기모드로 표시합니다. 그 안에 생성되는 업무 카드들은 각 팀별 프로젝트 보드에 동시에 귀속시킬 수 있는데, 이를 통해 A프로젝트 보드가 아닌 팀별 프로젝트 보드에서 그들의 업무 프로세스에 맞게 일을 진척시킬 수 있습니다. 이젠 A프로젝트 보드를 통해 전체 진행사항을 확인하고, 각 팀은 팀 프로젝트 보드를 통해 팀의 방식에 맞도록 업무를 관리합니다. 즉, 여러 팀이 함께 일을한다고 해서 기존의 팀별 프로세스를 포기하지 않아도 되는 것이죠. (하단 이미지 참고)

또한, My Tasks 탭을 통해 나에게 지정된 업무들만 따로 관리도 가능합니다. 이곳에서는 자신의 취향에 맞도록 나만의 시스템을 만들 수 있습니다. 이젠 큰 그림을 보기 위해서는 전체 A프로젝트 보드를 확인하고, 팀별 진척도를 확인하기 위해서는 팀 프로젝트 보드를 확인하고, 나의 업무에 집중하기 위해서는 My Tasks 보드를 확인하면 됩니다. 이는 하나의 업무 카드를 다양한 관점에서 보고 관리할 수 있도록 도와줍니다.

파워유저를 위한 파워풀한 기능

Asana는 자체 기능은 최대한 심플한 상태로 유지하면서도 파워 유저들을 위한 공간을 연동을 통해 제공합니다. 예를들어 Google Calendar, Salesforce 등 수백여가지의 다양한 App 서비스들과 손쉽게 연동할 수 있어, 상상력에 따라 강력한 연동 작업들을 만들 수 있습니다.

또한, Rules 기능을 이용하면 각 업무 상태에 따라 자동화 서비스를 만들 수 있습니다. 예를들어 예정일이 일정 기간 이상 지난 업무가 발생되는 경우 해당 업무를 Slack 등으로 알려주기, 특정 프로젝트 보드에 새로운 업무가 생성되었을때 Jira 나 Zendesk에 티켓 생성하기 등 다양한 Trigger 와 Action 을 이용하여 자체 자동화 작업을 셋팅할 수도 있습니다.

Form 기능을 이용하면 양식을 이용하여 업무카드를 생성하는 것도 가능합니다. 고객용 양식, 내부 아이디어 수집용 양식, 피드백 수집용 양식을 만들고 링크 공유하면 구글 폼 또는 네이버 폼과 같은 형식으로 공유되어 양식을 작성하기만 하면 바로 특정 프로젝트에 업무카드가 추가됩니다.

또한, 각 업무 카드별 Template 또는 프로젝트 Template 을 이용해 무시무시한 백지에서 시작하는 것을 방지해줍니다.

Focus & Flow = Asana

여기저기 흩어진 정보들, 동시 다발적으로 진행되는 프로젝트, 복잡한 팀 구성 등 갈수록 업무 환경은 복잡해지고 있습니다. 이 때문에 점점 일에 집중하고 몰입하는 것이 어려워집니다. Asana는 바로 집중과 몰입의 업무 환경을 만들겠다는 철학을 바탕으로 한 협업 도구 입니다. 그래서 하나의 업무에 프로젝트 > 팀 > 개인 단위의 개별 집중 공간을 동시에 부여함으로서, 목적에 따라 업무를 바라보고 집중할 수 있도록 도와줍니다.

여러분도 늘 같은 고민을 하고 계셨다면, 그리고 이 문제를 해결하기 위한 협업 솔루션을 찾고 계셨다면 Asana가 좋은 도구가 되어줄 수 있을지도 모릅니다.