집중력을 높이는 단순 업무 관리 방법
워킹메모리를 이해하면 업무관리가 편해진다
아! 맞다... 내가 그 일을 처리했던가?
이전 당근메일을 통해 자이가르닉 효과를 소개한 적이 있습니다. 우리의 머리가 아직 끝나지 못한 일들을 좀처럼 잊어버리지 못한다는 것을 발견한 흥미로운 연구였습니다. 그리고 이게 바로 ‘첫사랑을 잊지 못하는 이유’라고도 설명드렸습니다. 그런데 문제는 첫사랑만이 아니였습니다. 아직 끝내지 못한 지금 처리하지 않아도 되는 업무들이 끊임없이 내 머릿속에 튀어나와 현재 집중해야 하는 업무가 심하게 방해 받고 있다는 것. 그게 가장 큰 문제였죠.
이번달 공과금은 문제없이 잘 내었나?
오늘 저녁 친구와의 식사는 어디로 가지?
내일 친구 생일에 어떤걸 선물해줘야하나?
지금 처리하지 않아도 전혀 문제 없는 이런 일들은 우리의 머릿속에 계속 튀어 오릅니다. 그래서 사소한 일들을 먼저 처리하고 싶은 욕망은 계속 커지게 되죠. 그렇게 잔업들을 먼저 처리하기 위해 잠시 지금 하는 일을 멈추다 보면 하루종일 잔업 처리하다가 중요한 일은 하나도 마치지 못하게 되는 이상한 일이 반복되게 됩니다.
개구리 먹기라는 용어를 통해 우리는 중요한 일을 먼저 끝내기 위해서는 시간, 에너지, 집중력을 효율적으로 써야 한다고 잘 알고 있습니다. 그래서 오전에 가장 중요한 일을 먼저 끝내는 것이 좋다고도 말씀드렸습니다. 그런데 오전부터 중요한 일을 시작했음에도 다른 사소한 일들에 대한 생각이 끊임없이 떠오릅니다. 뽀모도로를 켜고 일해도 좀처럼 통제가 쉽지 않을 때가 있죠. 그래서 오늘은 이를 해결할 수 있는 몇 가지 팁을 공유드리려고 합니다.
워킹 메모리를 잘 관리해야 합니다
우리의 전전두엽에는 워킹 메모리라는 공간이 있습니다. 이 워킹 메모리에서는 일을 할때 필요한 중요한 능력인 바로 ‘판단'을 하는 장소 입니다. 주어진 정보들을 머릿속에서 조합하고 연결하여 올바른 결론을 내고 실행하도록 돕는 정말 중요한 영역 입니다. 즉, 눈앞의 ‘일'을 해치우는 역할을 하죠. 그리고 (우리가 잘 인지하지 못해 간과하지만) 그 용량이 매우 제한적인 공간이기도 합니다.
이 워킹 메모리를 더 쉽게 이해하기 위해 학창 시절 우리가 사용했던 작은 크기의 책상을 떠올려보면 좋습니다. 여러분들이 그 책상 위에서 프라모델을 하나 만든다고 가정해봅시다. 프라모델을 잘 조립하기 위해서는 니퍼와 본드 등의 다양한 도구들이 필요합니다. 물론 프라모델 재료도 있어야겠죠. 아마 이것들을 작은 책상 위에 올려놓는 것 자체도 그리 만만치는 않을 것입니다. 그런데 만약 지금 당장은 필요 없는 나중에 만들 점토 만들기 재료와 도구들도 함께 책상 위에 올라가 있다면 어떨까요? 아마 정신이 없을 겁니다. 도구와 재료가 뒤섞여 원하는 것을 찾는데도 더 많은 시간이 걸리게 됩니다. 공간도 좁아져 조립 시간도 몇 배로 늘어나게 되죠.
학창시절의 좁은 책상 = 나의 워킹메모리바로 이런 상태가 다양한 업무가 머릿속에 떠다니며 집중을 못하고 있는 우리의 워킹 메모리 상태입니다. 책상이 점점 더 어지럽혀 질수록 효율은 더 떨어지게 되고 나중엔 머리가 지끈지끈해지게 되죠. 이 문제를 어떻게 해결할 수 좋은 방법이 없을까요?
다른사람이 내 책상(워킹 메모리)을
너무 많이 침범하지는 않나요?
이미 복잡해진 책상 때문에 효율이 떨어져 헉헉대고 있던 차 갑자기 같은 반 친구가 다가옵니다. 그리고 갑자기 나에게 이것저것 부탁을 합니다.
너는 지금 어떤 프라모델을 만들고 있는지 궁금하다. 알려줄래?
내가 만드는 프라모델이 너무 어려워서 조립이 힘든데 좀 도와줄래?
이런 요청들로 인해 가뜩이나 복잡한 책상 위에 친구가 부탁한 요청들이 책상 위에 추가로 올라옵니다. 친한 친구의 부탁이라 일단 하던 일을 멈추고 친구의 요청을 도와줬습니다. 자기 자리로 돌아간 친구이지만 또 언제 다시 나를 찾아올지 몰라 긴장됩니다. 결국 혹시 모를 친구의 요청을 위해 부족한 책상의 일부를 친구의 요청을 위한 공간으로 비워둘 수 밖에 없었습니다.
Deep Work 라는 책으로 유명해진 ‘칼 뉴포트’는 최근 새로 쓴 저서 ‘A World Without Email’ 이라는 책에서 이러한 상태를 적절히 표현했는데요. 그 단어는 바로 ‘하이브 마인드’입니다. 수시로 울리는 메신저나 이메일 알림 때문에 차분하고 집중된 마음 상태를 유지하지 못하고 늘 긴장되고 산만해져 버린 마음 상태를 ‘하이브 마인드'라고 표현한 것이죠. 참 적절한 표현이라 생각됩니다. 게다가 아직 발생하지 않은 일 마저 우리의 책상(워킹 메모리) 한켠을 선점해버렸다는 것이 문제입니다.
‘책상’을 효율적으로 사용할 ‘대책’이 필요합니다.
우리의 책상을 제대로 활용하기 위한 대책이 필요합니다. 책상 위에 쌓인 일들이 하나하나 처리되기는 커녕 계속 쌓이기만 하는 이 상황을 언제까지 두고 볼 수가 없습니다. 그러면 이를 해결할 수 있는 현실적인 방법들을 간단히 찾아봅시다.
내 책상(워킹 메모리) 공간을 최대한으로 활용하기 위해서는 지금 하지 않아도 되는 업무들과 외부에서 요청한 업무들을 치워버려야 합니다. 그러나 이것들을 치워버리는 것이 영 마음이 찝찝합니다. 나중에 잊어버릴까 봐 걱정되기 때문이죠. 이를 해결하는 가장 좋은 방법은 그 일을 적어둘 장소와 처리할 시간을 따로 마련해두는 것입니다.
1) 지금 하지 않아도 되는 일을 적을 ‘장소’ 만들기
가장 많이 사용하는 장소는 일반적으로 포스트잇 입니다. 머릿속에 갑자기 든 다른 할 일들이 있다면 지금 하는 일을 잠시 멈추고 포스트잇에 적어둡니다. 이때 중요한 점이 있는데요. 나중에 읽어도 무슨 뜻인지 이해할 수 있도록 최대한 자세히 적어야 합니다. 그래야 나중에 다시 봐도 무슨 일인지 쉽게 이해하고 처리할 수 있습니다. 그리고 바로 지금하던 업무로 빠르게 돌아와야 합니다. 저는 포스트잇 대신 TickTick 이라는 할 일 관리 도구를 사용하고 있습니다. TickTick의 기본함에 생각나는 일을 최대한 빠르고 자세히 적고 다시 현재 하고 있는 일로 돌아옵니다. 물론 외부에서 다른 사람이 요청한 업무도 마찬가지 입니다.
저의 임시 업무는 모두 TickTick 의 Inbox 로 들어갑니다2) 임시로 적어둔 업무를 확인하고 처리하는 ‘시간’ 만들기
임시로 적어둔 업무들은 적절한 시점에 처리되어야 합니다. 저는 캘린더에 임시 업무 처리 시간을 따로 마련하여 해당 시간에 임시업무를 한 번에 처리하는 편입니다. 임시 업무는 간단하게 중요한 업무와 단순 업무로 구분될 수 있는데, 단순 업무는 그때그때 바로 처리하고 중요한 업무 중 기간이 임박한 업무는 바로 캘린더 위에 올려놓거나 중요업무로 분류해 놓고 나중에 적절한 시점을 스케쥴링 하면 됩니다.
특히 저는 개인적으로 점심 식사 이후 시간을 임시 업무 정리 및 단순 업무 처리 시간으로 정해두었습니다. 이렇게 하면 점심 식사 후의 식곤증도 해결되고 자잘한 업무를 끝낸 상쾌한 마음으로 다시 중요한 업무들을 처리할 수 있어 효율도 높아집니다. 그 밖에도 단순 업무들은 이동 중이나 시간이 애매하게 비는 시간에 처리하면 됩니다. 다만 주의할 점은 아침 시간은 피하는 것이 좋습니다. 아침의 소중한 나의 에너지는 중요한 업무를 먼저 처리하는데 쓰여야 하기 때문이죠.
임시/단순 업무 처리시간을 미리 캘린더에 확보해두세요다만 중요한 것은 하루 최소 2번 이상 반드시 처리시간을 가져야 한다는 것입니다. 그리고 가능하면 이 처리시간을 점심시간 이후로 두는 것이 좋습니다. 상시적으로 외부 요청 업무를 처리해야되는 업무를 주로 하신다면 처리 빈도를 본인의 업무 스타일에 맞게 조정하면 됩니다.
머릿속 책상이 정리되면 일도 더 잘됩니다.
잘 정리된 책상은 주위력을 분산시키지 않고 일을 빠르게 처리하는데 도움이 됩니다. 내 머릿속 워킹 메모리 역시 마찬가지 입니다. 복잡했던 워킹메모리는 깨끗하게 비워지고 지금 집중할 업무를 제외한 나머지 업무들을 정리해두는 장소 그리고 그 일을 확인하고 처리할 시간에 대한 작은 정보만 워킹 메모리 일부를 차지하게 됩니다.
그리고 이제 널럴한 나머지 공간에서 지금 끝마쳐야 하는 중요한 업무에만 집중할 수 있습니다. 내 머릿속 작은 책상(워킹 메모리)를 최고의 효율로 활용하는 것 만으로도 오늘의 퇴근이 빨라지게 될 것입니다.
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