일주일 단위로 계획하기
마음의 평화를 얻는 업무 관리#2
'오랫동안 첫사랑을 잊지 못하는 이유' 혹시 알고 계신가요?
이미 알고 계신 분들도 계시겠지만 아직 모르시는 분들을 위해 '자이가르닉 효과'에 대해 먼저 간단히 말씀드려볼까 합니다.
자이가르닉 효과
자이가르닉 효과는 1927년 오스트리아 빈에서의 일화로 시작됩니다. 그곳 한 식당에서는 훌륭한 웨이터가 있었습니다. 그는 복잡한 고객의 주문들을 메모장 하나 없이 척척 기억하여 실수 없이 서빙을 하고 있었죠. 그것이 너무 신기했던 한 손님이 계산을 마치고 웨이터에게 물어봤습니다.
"당신은 어떻게 모든 주문을 잘 기억하시나요?"
그러자 웨이터의 대답은 뜻밖이었습니다.
"죄송합니다. 손님이 어떤 것을 주문하셨었죠?"
자이가르닉 효과는 미완성 효과라고도 합니다. 어떤 일이 완성되기 전까지는 그것을 기억하고자 하는 긴장 상태가 이어져 오랫동안 기억하도록 돕지만, 그 일이 완성된 경우에는 오히려 완전히 잊어버리는 것을 말합니다. 이 식당의 손님이자 웨이터에게 질문을 했던 심리학자 블루마 자이가르닉은 그녀의 스승인 쿠르트 레빈과 함께 이에 관한 추가적인 실험을 진행했습니다. 한 그룹은 일을 마칠 때까지 어떠한 방해도 하지 않았고, 다른 한 그룹은 일을 하는 동안 지속적으로 과제를 중단시키거나 다른 과제를 시키는 등 방해를 했습니다. 이후 과제를 마치고 두 그룹에게 질문하자 방해를 많이 받은 그룹이 그렇지 않은 그룹에 비해 2배나 더 많이 내용을 기억하고 있었습니다. 물론 그 기억 덕분에 일에 제대로 몰입할 수 도 없었죠.
이러한 '자이가르닉 효과' 덕분에 끝나지 않은 첫사랑의 기억은 우리의 머릿속에 더 오래 남게 만듭니다. 그러나 첫사랑의 추억이야 그렇다 치더라도 문제는 지금 당장 집중해서 끝내야 하는 업무입니다. 아직 끝나지 않은 다른 업무들이 내 머릿속에서 계속 나를 방해하는 바람에 정작 집중해야 할 지금의 업무에 우리는 늘 방해받고 있기 때문입니다.
자이가르닉 효과는 웨이터의 기억력을 향상시켰다. 아주 잠깐동안만...집중력을 방해하는 자이가르닉 효과
자이가르닉 효과 덕분에 우리는 일을 하면서도 수시로 집중력의 방해를 받습니다. 그래서 다른 사람이 방해하지 않도록 알람을 꺼두거나, 뽀모도로를 켜서 한 가지 일에 집중하기 위해 노력하지만 해야 할 일이 많아지면 많아질수록 외부가 아닌 내부에서 다른 할 일 떠오르며 나를 계속 방해하기 시작합니다. 심지어 지금 당장 하지 않아도 되는 일인데도 말입니다.
그러다 보니 우리는 일단 중요하지 않은 일들이라도 빨리 해치울 수 있다면 지금 당장 처리하고 싶은 욕구가 들게 됩니다. 그래야 더 이상 나를 괴롭히는 끝내지 못한 일들이 처리되고 지금 내가 지금 꼭 해야 하는 일들에 집중할 수 있기 때문입니다. 지난주에 소개드린 내용과 뭔가 데자뷔가 느껴지는 중 이신가요?
그럼 말 나온 김에 지난주 이야기를 추가로 되새겨 봅시다. 우리들은 중요하지 않지만 머릿속을 방해하는 이러한 자잘한 업무들을 먼저 처리하고 싶어 지고, 결국 중요한 일을 뒤로 미루게 됩니다. 그렇게 자잘한 업무를 모두 처리하고 나면, 막상 중요한 일을 처리해야 할 때는 이미 나의 에너지를 모두 소비해 지쳐버리고 마는 것이죠. 결국 얼마 남지 않은 에너지 때문에 정작 중요한 일을 끝내지 못하거나 끝내더라도 부족한 퀄리티로 마무리하게 됩니다. 역시나 또 다른 대책이 필요할 것 같습니다.
'자이가르닉 효과'를 어떻게 극복할 수 있을까?
아직 끝나지 않은 일들이 있다는 느낌은 괜히 우리의 마음속에 불안감을 남깁니다. 아무리 우리가 뽀모도로를 켜놓고 나름 집중하며 일한다 하더라도 나도 모르게 끝내지 못한 다른 일들이 머릿속에 침입하게 되는 것이죠. 이렇게 내 머릿속에 다른 업무들이 끼어들지 못하게 하는 방법 중 하나는 그 일을 할 시간을 미리 지정하는 것입니다. 즉 미리미리 계획을 세우는 것입니다.
너무 당연한 말이라고요? 맞습니다. 그런데 이 계획을 어떻게 세우느냐에 대해 오늘은 이야기해볼까 합니다. 기존에는 우리가 어떤 일을 할 때, 캘린더의 일정을 기준으로 스케줄을 짜곤 했습니다. 물론 이렇게 완벽하게 일정을 짜는 것도 좋겠지만 문제는 생각대로 잘 되지 않는다는 점입니다. 그러면 다시 스케줄을 변경해야 하고 다시 업무를 조정해야 하는 일들이 반복되게 됩니다. 그래서 계획을 세울 때는 뭔가 뿌듯하지만, 매일 계획만 세우다 끝나는 경우도 많게 되는 것이죠. 이것이 어쩌면 수많은 할 일 관리 도구에서 좌절을 느끼는 이유일지도 모릅니다.
그런데 이를 극복하는 더 괜찮은 방법이 있습니다. 바로 일주일 단위로 계획을 세우는 것입니다. 사실 이 방법은 개발자 세계에서는 너무 잘 알려진 스프린트(Sprint)라는 개념입니다. 애자일 방법으로 개발하는 개발 조직에서는 1주에서 최대 4주를 하나의 스프린트 단위로 묶어 해당 스프린트 내에 끝마쳐야 할 일들에만 집중하여 개발합니다.
만약 2주를 1개의 스프린트라고 정하면 1년 총 52주를 2로 나눈 26개의 스프린트로 쪼개어집니다. 이렇게 1년이 총 26개의 스프린트로 쪼개지면 이번 스프린트에 하지 않아도 되는 일을 괜히 머릿속에 넣어두고 스트레스받을 필요가 없습니다. 정말 중요한 일들은 다음 스프린트에 미리 넣어두고, 우선순위와 개발 타임라인에 따라 스프린트에 해야 할 업무들을 미리 배치해두기만 하면 되는 것입니다.
스프린트는 하나의 칸반을 여러 개의 시간 차원으로 늘린 것 뿐...주 번호를 스프린트 단위로 활용하기
저는 스프린트 단위를 1주로 정했습니다. 그러면 1년은 총 52개의 스프린트로 나누어집니다. 이번 주가 몇 번째 주인지는 구글에서 검색하거나 이곳 링크를 클릭하면 바로 알 수 있습니다. 이번 주는 2021년의 36번째 주입니다. 아직 올해 저에게는 16개의 주가 남아 있네요. (전하, 신에게는 아직 16개의 주가 남아 있사옵니다.)
이제 저에게 주어진 프로젝트, 혹은 내가 하고 싶은 프로젝트 들을 쭈욱 나열해 봅니다. 그리고 각 프로젝트 들을 이번 주에 모두 집어넣는 것이 아닌 남은 16주에 적절히 배치합니다. 이렇게 하면 우리는 이번 주 당장 집중해야 할 프로젝트와 그렇지 않은 프로젝트를 명확하게 구분할 수 있게 됩니다. 이렇게 구분하는 것만으로도 심리적인 부담도 줄어들고, 각 주마다 신경 써야 할 프로젝트가 얼마나 되는지를 알 수 있어 무리하지 않는 계획을 세울 수 있습니다.
Notion에 주 단위로 프로젝트를 배치하면 보다 효율적인 업무 배치가 가능해집니다.그리고 이렇게 주 단위 스프린트 플래닝이 끝나면 노션의 필터를 변경하여 이번 주에 신경 써야 할 프로젝트만 보이도록 변경해줍니다. 이젠 다른 프로젝트는 잠시 잊고 이번 주 프로젝트만 신경 쓰면 되기 때문에 아직 끝내지 못하는 미래의 할 일 또는 하고 싶은 일 때문에 방해받는 일이 현저히 줄어들게 됩니다. 여기에 한발 더 나아가 각 프로젝트의 세부 할 일 목록들을 만들어 이번 주 캘린더에 배치한다면 아직 안 해도 되는 일을 명확히 구분할 수 있어 막연한 신경 쓰임과 부담감을 줄일 수 있게 됩니다.
프로젝트 배치가 끝나면 이젠 이번 주 프로젝트만 집중하여 업무를 진행할 수 있습니다.멀티 주간을 활용하여 마음의 평화를
개발자에게만 적용될 수 있을 것 같은 스프린트 개념을 개인 프로젝트에도 너무 복잡하지 않은 선에서 적절히 적용하면 굉장한 마음의 평화를 얻게 됩니다. 기존 당근 메일을 통해 프로젝트와 태스크를 구분함으로써 주니어에서 시니어가 되는 기반을 만들어 갈 수 있었다면, 이제는 일에 끌려다니는 삶에서 보다 주도적으로 일을 하고 더 나아가 N잡러가 되는 틀을 만든 달까요?
저 역시 아직 완벽한 시스템을 갖추고는 있지만, 여전히 더 나은 시스템으로 여유 있고 행복하게 일하기 위한 방법들을 찾아가고 있습니다. 역시나 이를 위해 절대 잊지 말아야 할 것 중 하나는 한 주의 스프린트를 끝낼 때마다 회고를 하는 것입니다. 한 주의 회고는 다소 귀찮은 일이긴 하지만, 매일매일 계획만 세우고 일의 진도를 못 빼던 지난날들에 비하면 장족의 발전인 셈입니다.
멀티 주간을 활용해서 마음의 평화를 얻으세요. 하지만 멀티 주간이 이번 주에 할 일을 다음 주로 미루라는 뜻은 아닌 건 잘 아시죠?
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