시간 관리에 대한 노하우,
책 <7일, 168시간>
덜 일하고 더 성공하는 골든타임 플랜, 다시 배우는 시간관리 법칙
'시간 관리 기술은 성장의 큰 자산이다. 지금 하는 일에 보람을 느끼는 20대 직장인도, 다시 일자리를 찾고 있는 50대 구직자도 마찬가지다. 시간 관리에 유능한 사람은 직장이나 학교에서 인정받고 더욱 알찬 인생을 산다. (…) 요 몇 년 사이에 나는 '2080법칙'이라고 하는 파레토 법칙을 신뢰하고 있다. 이 법칙은 이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토가 1906년에 이탈리아 국민의 20퍼센트가 국토의 80퍼센트를 소유하고 있다고 밝힌 데서 유래했다. 비즈니스에서는 20퍼센트의 고객에게서 80퍼센트의 매출이 나온다는 뜻으로 통용된다. 시간 관리의 측면에서 보자면 20퍼센트의 노력에서 80퍼센트의 결과가 나온다고 할 수 있을 것이다. 관건은 그 20퍼센트에 해당하는 일이 무엇인지 파악해서 집중하는 데 있다.' - p. 6, 8
<7일, 168시간>은 총 7일간의 시간 관리 기술 향상 프로젝트로, 각 장에 하루 치 내용이 담겨 있다. 그럼, 저자 젠 예거가 제시하는 일주일 시간 관리법을 살펴보자.
[1일] 목표를 설정하고 시작하라: 성공적 시간 관리의 토대
우리가 시간을 관리하는 이유는 일하는 시간과 자유로운 시간을 체계적이고 계획적으로 활용해 시간에 지배당하지 않고 시간을 지배하며 살고 싶기 때문이다. 시간 관려 요령을 아는 사람은 우선순위 정하기, 장단기 목표 설정하기, 계획 세우기, 정리하기, 현실적인 마감일 정하기, 위임하기 등 검증된 기법을 이용해 당장 끝내야 할 일과 앞으로 해야 할 일은 명확하게 파악해서 계획을 세운다. - p. 17
시간을 잘 관리하려면 장기적인 목표가 있어야 한다. 기왕이면 그런 목표를 머릿속으로 생각만 하지 말고 어디든 적어보자. 그러면 목표가 한층 명확해지고 그것을 이루고야 말겠다는 결심이 설 것이다.
[2일] 시간 관리의 걸림돌을 파악하고 처리하라: 5대 악재와 8대 위험 요인
저자가 시간 관리의 5대 악재라고 제시한 요인은 '미루기', '완벽주의', '부실한 계획', '완급 조절 실패', '마음의 고통'이다. 시간 관리에 걸림돌이 되는 8대 요소로는 '목표 과소평가하기', '목표 과대평가하기', '실패에 대한 두려움', '성공에 대한 두려움', '자존감 부족', '어수선함', '따분함', '잡동사니'이다.
[3일] 현장에서 살아남는 독보적 업무 기술: 우선순위, 다중작업, 위임
시간 관리 능력을 키우려면 우선순위를 정할 줄 알아야 한다. 다시 말해 지금 무엇을 해야 하는지 파악할 수 있어야 한다. 직종에 따라 우선순위를 정하는 원칙이 달라질 수는 있지만 기본적으로 성공에 꼭 필요한 일에 집중해야 한다는 원칙은 절대로 변하지 않는다. 목표와 우선순위는 머리로만 생각하지 않고 글로 적으면 명확해진다.
또한, 기회는 잡아야 온다. 기회의 문은 어느 순간 열렸다가 닫힌다. 우선순위를 명확히 알고 시간을 잘 다스리는 사람은 기회의 문이 열릴 때 신속히 알아차리고 목표를 향해 전략 질주할 수 있다. 같은 맥락으로, 업무상 연락을 받았을 때 즉시 응답하지 않으면 시간을 제대로 관리하지 못하는 사람으로 낙인 찍히기 쉬우므로 연락에 대한 빠른 응답도 중요하다.
혼자 일하는 사람들을 위한 조언
1. 자신에게 물어본다. 다른 사람은 할 수 없고 나만 할 수 있는 일이 무엇인가? 웬만한 사람은 넘볼 수 없는 나만의 특별한 능력이나 전문성은 무엇인가?
2. 업무를 위임할 수 있다면 관계에 얽히지 않은 단순한 일을 위임한다.
3. 기존 상품과 서비스를 판매하는 중에 틈틈이 새로운 상품과 서비스를 개발하고 판매할 시간을 낸다.
프리랜서의 시간 절약 요령
지난 1년을 돌아보고 향후 1년, 5년, 10년을 생각한다. 자신이 하는 일의 리듬이 느껴지는가? 크리스마스 전후로 업무량이 폭주하는 것처럼 특정한 시기에 일감이 몰리진 않는가? 업무상 꼭 참석해야 할 행사가 있는가? 그렇다면 그 행사를 준비하기 위해 들어가는 시간, 그 행사에 참석하기 위해 사무실을 비우는 시간, 행사 이후에 후속 조치를 위해 쓰는 시간이 모두 계산에 포함되어 있는가?
매일 우선순위가 높은 일부터 처리한다. 그날그날의 목표를 적어두면 효율성을 높일 수 있다. 일을 막판까지 미루지 말아야 한다. 벼락치기를 하면 실수가 생긴다. 막판에 몰리면 가격을 비교할 여유가 없어서 보통은 돈도 더 쓰게 된다.
다중작업 시 주의할 점
한꺼번에 너무 많은 일을 떠맡은 것 같아 부담을 느낀다면 간단한 대응법이 있다.
1. 가능하면 한 번에 한 가지 일만 한다.
2. 한 번에 두 가지 이상의 일을 해야만 할 때는 이 일, 저 일을 오가더라도 어떤 일을 하는 순간에는 그 일에 집중한다.
3. 다중작업은 동시에 몇 가지 일을 하더라도 그 일이 모두 우선순위가 높다. 만일 우선순위가 높지 않은 일이 끼어들려고 한다면 거절하거나 중요한 일을 다 끝내고 할 수 있도록 마감 시한을 조정한다.
[4일] 정리의 힘: 업무 공간 정돈과 서류 관리
어수선함은 스트레스를 키운다. 스트레스는 시간 관리를 못하게 만드는 원인이자 그 결과이기도 하다. 일을 잘할 수 있는 공간이 확보되면 성과를 극대화할 수 있다. 사무실, 집, 옷장 및 방 정리, 서류 처리 매뉴얼까지 포함한다.
[5일] 업무 수단을 능률적으로 활용하라: 커뮤니케이션 툴 활용법
전화를 피하지 마라. 장기적으로 시간 절약이 될 수 있으니, 시간은 돈이다. 전화 통화를 효율적으로 하면 귀한 시간을 절약할 수 있다. 이메일 정리에 대한 노하우도 확인할 수 있다.
[6일] 집중하는 시간의 기적: 변화, 주의산만증, 마감일에 대처하기
변화는 성장의 동력이다. 변화에 주눅들지 않고 유능하게 대응하는 방법을 살펴보는 챕터이다. 이 장에서는 독자의 마인드 콘트롤에 영향을 미치는 인문학적 이야기가 다분하다.
[7일] 일과 삶의 균형을 찾아서: 관계맺기와 일 중독
일 중독자는 몸과 마음이 쉽게 망가진다. 워라밸, 스트레스 해소 및 휴식을 취하는 방법을 설명한다.
자신을 잘 알면 일을 더 효과적으로 처리하고 장단기 목표를 더 많이 성취할 수 있다. 균형 있는 삶을 살려면 '나'를 위한 시간이 충분히 확보돼야 한다. 나를 위한 시간은 혼자 있는 시간, 취미나 관심사에 쓰는 시간, 봉사활동처럼 업무나 가족과 상관없이 순전히 좋아서 하는 일에 쓰는 시간을 가리킨다. 휴가는 생산적 활동임을 염두에 두자는 메시지를 확인할 수 있다.
저자가 첫 상사에게서 배운 시간 관리의 법칙
1. 기회의 문이 열릴 때를 포착하고 그 안으로 들어가면 인생이 바뀐다.
2. 리더는 시간을 내서 아랫사람을 훈련시켜야 한다.
3. 팀원들이 서로 어울리며 친목을 다지면 팀의 생산성이 향상되고 긍정적인 업무 환경이 조성된다.
4. 융통성을 발휘하면 보상이 따른다.
5. 사람은 자신을 인정해주는 곳에 있어야 한다.
6. 미뤄도 되는 것과 안 되는 것을 알아야 한다.
시간 관리를 잘 하며 효율적으로 업무를 처리하는 사람들은 기본적으로 계획을 잘 세운다. 피터 드러커는 "시간은 가장 희소한 자원이다. 시간을 관리하지 못하는 사람은 아무것도 관리하지 못한다"라고 말했다. <7일, 168시간>은 내게 주어진 시간의 주인이 되는 법을 상세하게 설명한다.
'오프라 윈프리 쇼', '투데이 쇼'에 소개 된 시간관리법, 아마존 시간관리 최장기 베스트셀러, 미국 최고의 비즈니스 컨설턴트인 존 예거 박사의 시간 관리법을 담은 이 책. 일독을 권한다.
