#7. 고수와 초보의 차이는 디테일에 있습니다
강석태의 PPT 정복하기
LG CNS 강석태 차장의 PPT 정복하기
① 피곤하고, 피하고 싶고, 초보티 나는 PPT! 어떻게 할까요?
② 파워포인트를 만들기 전에 종이에 밑그림을 그리세요
③ 스토리보다 강력한 설득 방법은 없습니다
④ 짧고, 간결하고, 명확하게 줄여 쓰세요
⑤ 글보다 그림으로 표현하세요
⑥ 채우려 하지 말고 비워야 합니다
⑦ 고수와 초보의 차이는 디테일에 숨어 있습니다
⑧ 단축기능을 쓸수록 퇴근 시간이 빨라집니다
어떤 일이든 고수와 초보를 가르는 것은 종이 한 장 차이라고 생각합니다. 초보들은 그걸 잘 인식하지 못하죠. 고수가 되려면 굉장한 훈련과 연습을 해야 하거나, 선천적으로 타고나야 한다고 생각할 수도 있습니다. 그런데 고수가 되는 과정은 섬세하고 디테일한 작업 과정에 있습니다.
이번 편에서는 PPT 초보 티를 벗기 위해 필수적으로 알아야 할 기본 사항에 대해 써보겠습니다. 여러분도 한번 점검해보시고 익숙해져 있는 습관을 고쳐보시길 바랍니다.
고수의 법칙 1. 고수는 네이밍이 디테일하다
전 개인적으로 초보인지 여부를 파일명을 보고 판단합니다. 그리고 그 판단은 거의 틀림이 없더군요. 제가 멘토링하는 대학생이나 취업 준비생, 그리고 직장 후배들에게 문서 파일을 보내달라고 하면 그들이 종종 이렇게 보내곤 합니다.
작업.pptx
홍길동.pptx
발표자료.pptx
프레젠테이션1.pptx
왜 파일명으로 초보인지 고수인지 알 수 있다고 하는 것일까요? 왜 파일명을 제대로 적어야 하는 걸까요? 그건 바로 잘못된 파일명은 비즈니스 문서가 가져야 할 소통의 효율성을 떨어뜨리기 때문입니다.
파일을 작성한 사람의 입장에서는 자신의 이름을 쓰든 날짜를 쓰든 파일 이름을 대충 써도 문제가 없을 것입니다. 또한 만약 파일을 보는 사람이 단 하나의 파일만 열어보는 상황이라면 그걸 열어 보면 됩니다.
그런데 파일을 받아 보는 사람이 같은 내용이나 여러 버전의 파일 중 하나를 확인해야 하는 상황이라고 가정해 봅시다. 최종 내용을 봐야 하는 사람은 파일명이 제대로 되어 있지 않으면 문서를 일일이 열어봐야겠죠. 팀 단위나 프로젝트 단위에서 여러 사람이 문서를 공동 작업하거나 공유할 때, 무성의하게 되어 있는 파일명은 조직의 소통 효율을 떨어뜨리는 주범이 됩니다.
그러므로 문서를 잘 만들기 전에 파일명이나 문서 제목을 제대로 짓는 기초를 다져야 합니다. 문서를 열어보지 않아도 이 문서가 어떤 일과 관련되어 있고, 누가 작성했으며, 어떤 조직이며, 언제 최종 작성되었으며, 어떤 버전의 작업인지를 확인할 수 있게 이름을 붙여야 합니다.
개인이 보는 파일이더라도 역시 마찬가지입니다. 문서를 만들다 보면 혹시라도 발생할 수 있는 상황에 대비해서 지속적으로 백업을 해두는데, 그때 여러 버전의 문서가 만들어져 제대로 관리되지도 않아 일일이 문서를 새로 만들어야 한다면 얼마나 업무 효율이 떨어질까요?
그러므로 아래와 같이 자신만의 파일 네이밍 규칙을 만들어서 관리하세요.
“사업명_프로젝트명_문서유형_주관조직_작성자_작성일자_버전_최종작업사항.pptx“
이렇게 네이밍을 해두면 문서를 굳이 열어보지 않아도 어떤 내용인지 금방 알 수 있습니다. 문서의 표지 제목이나 개별 슬라이드의 제목도 마찬가지죠. 저는 이 LG블로그에 포스팅을 쓸 때도 아래 그림과 같이 폴더 단위로 정리를 하고 원고를 아래 규칙으로 만들고 있습니다.
“LG블로그_원고주제_편수_원고제목_작성자_작성일자_작업상태.doc“
이렇게 문서 제목을 적으면 어떻게 스토리가 전개되었고 어떤 내용인지를 쉽게 알 수 있죠.
파일 제목은 문서를 열지 않아도 문서 내용을 알 수 있어야 합니다.
고수의 법칙 2. 고수는 모든 것을 중요하다고 하지 않는다
우리가 어떤 책을 읽거나 영화를 본 후 시간이 흐르면 전체 내용은 가물가물해 지지만 ‘이런 내용이었던 것 같은’ 기억만은 남게 되죠.
비즈니스 문서도 모든 것을 기억할 순 없습니다. 보고서를 덮고 나면 영화 줄거리처럼 몇 가지 메시지만 기억에 남게 되죠. 그런 면에서 볼 때 문서 내 모든 내용을 기억하기 위해 중요하다고 밑줄 쳐봐야 효과는 없습니다.
아래 사진은 길거리에서 흔히 볼 수 있는 상가 간판의 모습입니다. 각자의 간판이 중요하기에 다양한 컬러와 글자로 꾸며놓았지만 결과적으로 방문객이 원하는 것은 훨씬 찾기 어려워졌죠.
결국 어떤 메시지를 남겨야 하는지가 핵심입니다. 비즈니스 문서의 목적이 ‘설득’이고 읽는 이가 스스로 ‘납득’할 수 있게 하려면 ‘납득하게 만드는 메시지’만을 남겨야 합니다. 그리고 그 메시지에 집중해야 합니다.
그래서 고수일수록 핵심 메시지를 중심으로 스토리를 전개합니다. 설사 관심을 끌고 왠지 있어 보이는 것이라 할지라도 핵심 메시지와 관련성이 낮으면 과감하게 그 비중을 줄이거나 없애는 것이죠.
반면 초보는 모든 내용이 중요한 것처럼 문서를 구성합니다. 심지어 다양한 도형이나 컬러를 넣어 강조를 하죠. 공간이 부족하면 폰트를 8이나 9 이하로까지 만들면서 내용을 슬라이드에 억지로 쑤셔 넣게 됩니다. 그런데 작성자의 의도와 달리, 읽는 이는 ‘도대체 뭔 말 하는 거야?’라는 기억만 가지게 됩니다.
전달하고 싶은 메시지에 대한 욕심을 버려야 합니다. 명확하게 남기고 싶은 기억만 남겨야 합니다. 핵심과 무관하거나 중요하지 않으면 과감하게 줄이고 없애야 합니다. 핵심 메시지만을 기억하게 만들어도 성공한 문서입니다.
고수의 법칙 3. 고수는 일관성을 유지한다
좋은 비즈니스 문서는 2가지 일관성이 있습니다. 바로 배치의 일관성과 폰트의 일관성이죠.
내용은 어떻게든 자료를 많이 준비하여 제대로 분석하고 스토리를 어떻게 구성하느냐에 달려 있습니다. 하지만 문서의 외관에 해당하는 텍스트와 도형의 배치는 제대로 신경 쓰지 않을 경우 내용이 눈에 들어오지 않아 초보 문서 같은 느낌을 줄 수 있습니다.
배치의 일관성은 상하 좌우 텍스트 박스와 도형이 정렬되거나 일정한 간격을 유지하는 것입니다. 페이지 간에는 동일한 위치에 타이틀이 시작되어야 합니다. 그런데 페이지를 넘길 때마다 텍스트 박스나 선, 도형의 위치가 제 각각이라면 여러 사람이 작업하다 급하게 취합한 것 같은 느낌을 줍니다. 외부에 나갈 대외 문서라면 더더욱 회사 이미지를 낮추는 부작용을 일으키게 되죠.
물론 긴급성을 요구하거나 격식 없이 토론할 수 있는 자리라면 문서 양식을 신경 쓸 필요가 없을 수도 있습니다. 그러나 기업 외부로 전달되거나 경영진에게 전달되는 문서가 일관성이 떨어지면 심각한 이미지 손상을 줄 수 있습니다. 그러므로 문서 내 배치가 일관성이 있도록 작업을 하고 작업된 문서도 다시 고쳐보는 습관을 가지시길 바랍니다. 대표적인 문서의 일관성을 유지하기 위한 방식은 아래와 같습니다.
파워포인트는 공간 배치가 핵심이며 배치의 일관성이 유지되어야 합니다
① 슬라이드 마스터를 이용하여 타이틀 → 거버닝 → 서브 타이틀 → 내용으로 구역을 구분하고 이것의 일관성을 지속적으로 유지합니다.
② 텍스트 박스는 상하좌우 동일한 위치나 간격이 되도록 배치합니다.
③ 하부 단계로 내려갈수록 들여쓰기를 하여 계층 구조를 시각적으로 표현합니다.
폰트의 일관성은 한 문서 내에 너무나 많은 폰트를 쓰지 않게 폰트 유형을 1개 또는 2개 이내로 줄이고, 폰트의 색이나 사이즈도 단순화하여 일관성을 유지해주는 것입니다. 폰트의 일관성은 아래와 같습니다.
폰트의 크기는 12/ 14/ 18pt 정도, 폰트의 색은 연한 회색/진한 회색/검정색/ 강조 색(파란색이나 빨간색) 등으로 사용하는 것입니다. 다양한 사이즈, 컬러, 폰트 타입을 쓰는 것보다 위에서 제시한 정도의 패턴만 유지해도 문서가 훨씬 고급스럽고 깔끔하게 만들어집니다.
고수의 법칙 4. 고수는 자신만이 아는 용어나 기호를 쓰지 않는다
드라마에서 보면 직장에서 프레젠테이션이나 보고를 할 때 수려한 말솜씨와 화려한 발표자료를 상상하게 되자만 그런 상황은 극히 일부분에 불과합니다. 수 없이 많은 비즈니스 문서들이 만들어지지만 멋지고 화려한 자리에서 자신을 뽐낼 수 있는 경우는 극히 드뭅니다.
비즈니스 문서는 그런 자리에 설 수 있든 아니든 간에 사실과 논리에 근거해서 작성되어야 합니다. 그 이유는 바로 비즈니스 문서의 가장 중요한 역할이 조직 구성원 간의 소통에 있기 때문이죠.
구성원 간 소통이 목적인 비즈니스 문서
소통을 위해 언어에 규약이 정해져 있는 것처럼, 따라서 비즈니스 문서도 조직 구성원 또는 그것을 읽어야 하는 사람과 약속된 언어를 써야 합니다. 구성원이 아는 표준 용어, 이해하기 쉬운 표현이나 용어를 써야 한다는 것입니다.
그런데 비즈니스 문서에 자신만 아는 용어이거나 자신이 만든 용어, 또는 특정 업계나 회사에서만 아는 용어를 사용하고 상대방은 고려하지 않는 경우가 있습니다. 마치 스스로 배워서 이해하라는 느낌을 지울 수 없게 작성한 것이죠.
♦ 비즈니스 문서와 관련된 이해 관계자들이 이해할 수 있는 표준 용어를 쓴다.
♦ 어려운 표현보다 쉬운 표현의 문장을 쓴다.
♦ 부득이하게 자주 쓰이지 않는 용어를 써야 한다면 반드시 하단에 각주를 달아서 설명한다.
♦ 도표나 그림에 나오는 기호나 숫자는 단위를 반드시 표기한다.
고수의 법칙 5. 고수는 늘 대비한다
늘 발생하진 않지만 꼭 발생하는 사고가 있습니다. 그리고 그 사고는 치명타를 입히는 경우가 많죠. 직장인이 문서를 만들 때도 이런 일이 생깁니다. 그것은 바로 적게는 몇 시간에서, 많게는 몇 달에 걸쳐 작성한 문서가 한 순간에 날아가 버리는 것이죠.
왜 꼭 저장하지 않았을 때만 이런 일이 발생할까…?
컴퓨터에 오류가 생겨서 일 수도 있고, 잘못해서 삭제했을 수도 있고, 최근 수정된 것을 저장하지 않은 채로 문서를 닫아서일 수 있습니다. 또, 랜섬웨어와 같은 바이러스로 인해 발생할 수도 있습니다. 한 순간의 방심으로 발생하는 이 사태는 중요한 업무 보고나 문서일수록 개인과 조직에 치명적인 결과를 초래합니다.
아래와 같이 문서를 백업하는 습관을 들이세요. 요즘은 외장하드의 비용도 매우 저렴해졌고, 클라우드 서비스의 동기화 기능도 매우 뛰어납니다. 아래 백업 방법은 제가 개인적으로 활용하는 방식으로 추천해드립니다.
♦ 문서는 30분 단위로 ‘ctrl + S’ 단축키를 누르는 습관을 가지세요.
♦ 저장 또는 복사할 때는 「고수의 법칙 1」에 설명 드린 파일 네이밍 규칙을 활용하시는 게 좋습니다.
♦ 문서 자동 저장 기능을 10분 또는 30분 단위로 설정해둡니다.
♦ 월 단위로 대용량 외장하드에 폴더 단위 또는 드라이브 전체를 복사해둡니다.
♦ 클라우드 서비스의 동기화 기능을 이용하여 클라우드에 백업합니다.
네이버 클라우드 동기화 기능은 실시간으로 자료를 백업해준다.
‘화려하게 잘 만든 문서’보다 ‘소통하기 위한 문서’를 만드는데 초점을 맞추면 여러분도 고수가 될 수 있습니다. 소통을 하기 위해서는 소통하는 상대방에 대한 배려가 필요하죠. 배려는 디테일에 달려 있습니다. 섬세하게 작성된 문서를 만들어야 상대방을 설득하고 감동시킬 수 있습니다.
『아이디어 기획의 정석』(도서출판 타래)의 저자. LG CNS에 재직 중이며 14년 동안 서비스 기획 및 신사업기획 업무를 맡고 있다. 노트북을 매일 끼고 살지만, 종이 위에 그려지는 그림과 글씨에 더 큰 매력을 느낀다. 지금껏 수만 장의 문서를 만들었지만 여전히 읽는 이가 저절로 납득할 수 있는 문서를 만드는 방법을 고민 중이다.
