#8. 단축 기술에 숙련될수록 퇴근 시간이 빨라진다.
[강석태의 PPT 정복하기]
주 52시간 근무 시대. 시간으로 때우려 할수록 도태된다
지난 7월 1일부터 시행된 주 52시간 근무제로 사무실에 큰 변화가 생기고 있습니다. 출퇴근 풍경이 그중 하나입니다. 시행착오를 거쳐 완전히 정착하는 데 시간이 걸리겠지만, 과도한 근로시간이 덕목으로 여겨지던 사무실에 긍정적인 변화를 일으킬 중요한 정책이 되리라 생각됩니다.
출퇴근 시간 변화, 근무시간 단축으로 인해 회식문화도 달라질 것 같습니다. 아마도 2차, 3차로 이어지는 회식문화가 점차 사라지고, 회식 자체도 음주가 아닌 문화공연 관람이나 레포츠와 같이 다양한 활동들로 변화하겠죠. 늘어난 저녁 시간만큼 분명 자기계발과 같은 성인 교육 시장도 크게 성장할 것입니다.
근무시간이 줄어들면서 자연스럽게 업무수행 방식도 변화할 것입니다. 그간 당연하게 열리던 소모적인 회의도 줄이고 개인용무는 가급적 삼가야 하겠죠. 절대적 업무 시간이 줄어든 만큼 업무 몰입도와 생산성이 향상돼야 기업 경쟁력이 유지되니까요.
그런 면에서 볼 때 근로시간 단축은 분명 개인의 일하는 방식에 혁신을 요구한다고 할 수 있습니다. 과거에는 성과를 내지 못하더라도 야근을 하거나 밤샘을 하면 ‘노력이 가상하여’ 인정받을 수 있었지만, 앞으로는 노동 시간만으로 인정받는 방식은 점차 줄어들 것입니다.
즉 직급이 높든 낮든, 오로지 효율적인 업무 처리 능력과 성과만이 유일한 역량 판단 기준이 되는 것이죠.
당신의 티끌 같은 시간이 타인에게는 태산 같은 시간이 될 수 있다
보고서도 마찬가지입니다. 오랜 시간을 들여 만들었다 해서 인정해주지 않을 것입니다. 한정된 시간을 효율적으로 활용하여 ‘상대방이 저절로 납득할 수 있는’ 문서를 만들어내야 인정받을 수 있습니다. 내 근로시간이 줄어든 만큼 팀장의 근로시간 역시 줄어들었기 때문에 리뷰하고 피드백 받고 수정할 시간이 절대적으로 부족하게 됩니다.
그런 면에서 볼 때 보고서나 기획서를 빠르게 작성하는 능력이 문서 퀄리티만큼 중요해졌다고 볼 수 있는데요. 문서를 빠르게 만드는 능력은 어디서 기인하는 것일까요? 흔히 ‘단축키’나 타자 능력을 떠올리는 경우가 많지만, 사실 문서 작성 습관에 달려있습니다. 우리가 알게 모르게 습관적으로 행하는 것이 문서를 빠르게 만들어내느냐 아니면 시간을 헛되이 쓰느냐를 결정하는 것이죠.
아래는 문서 작업할 때 까다롭게 보는 체크리스트입니다. 이 체크리스트는 그동안 귀찮아서, 혹은 잘 몰라서 하지 않아 시간을 낭비한 나쁜 습관인데요. 파워포인트를 “얼마나 비효율적인 작업을 하는가”를 빠르게 확인할 수 있습니다. 여러분도 한번 체크해 보실래요?
비효율적으로 시간을 낭비하는 PPT 작업 습관 체크리스트
① PPT 파일명을 신경 쓰지 않고 대충 작성한다
문서를 받아보면 ‘프레젠테이션1.ppt’나 ‘강석태작업.ppt’와 같이 문서 파일명을 대충 작성한 경우가 많습니다. 문서가 단 1개라면 큰 문제가 되지 않습니다. 그런데 수십 명에게 받아서 합쳐야 하거나, 수정 버전이 많을 경우 파일을 열어 작성자나 수정 내용을 확인해야 합니다. 보내는 입장에서야 편하겠지만 받는 입장에서는 시간을 낭비하게 되죠.
파일명을 네이밍 규칙기반으로 구체적으로 쓸수록 문서를 열지 않아도 어떤 내용인지 알 수 있다.이렇게 바꿔봐요!
문서 파일 명칭은 『프로젝트명_문서명_작성자_작성일자_작성버전_수정내용.ppt』와 같이 내부 규칙을 만들어 이를 준수하여 작성하시는 게 좋습니다. 이렇게 작성할 경우 문서 파일을 일일이 열어보지 않아도 파일 명칭만으로 내용을 확인할 수 있기 때문에 시간 절약에 큰 도움이 됩니다.
② 슬라이드 마스터를 사용하지 않고 슬라이드를 매번 복사해서 사용한다
파워포인트에는 붕어빵을 구울 때 쓰는 틀 같은 슬라이드 마스터가 있습니다. 슬라이드 마스터에 문서 틀을 미리 만들어 두면 수백 장에 달하는 문서를 만들어도, 수백 명이 함께 문서를 만들어도 한 명이 작업한 것 같이 일관성을 유지할 수 있습니다.
그런데 슬라이드 마스터를 쓰지 않으면 슬라이드를 추가할 때마다 이전 슬라이드를 복사해서 붙여넣거나 새로운 슬라이드를 만든 후 제목이나 본문과 같은 텍스트 박스를 매번 복사하게 되죠.
슬라이드 마스터는 파워포인트의 가장 기초적인 기능이므로 숙련될 때까지 연습해야 한다.이렇게 바꿔봐요!
슬라이드 마스터 기능은 파워포인트를 사용할 때 가장 기본적인 기능이지만 다른 기능에 비해 복잡한 편입니다. 보기 > 슬라이드 마스터 버튼을 누르면 왼쪽에 다양한 레이아웃이 나옵니다. 텍스트 박스 중 ‘마스터 제목 스타일 편집’을 선택한 후 다양한 스타일로 폰트를 적용해보고 위치를 조정한 후 ‘마스터 보기 닫기 버튼’을 눌러보세요.
레이아웃에 적용한 내용이 그대로 슬라이드에 붕어빵 틀처럼 반영됩니다. 슬라이드 마스터 기능은 다음 편에서 구체적으로 설명해 드리겠습니다.
③ 텍스트 박스나 도형을 매번 복사해서 사용한다
개별 슬라이드(장표)에서 문서를 만들다 보면 그림 표현을 위해 도형과 텍스트 박스가 많이 활용됩니다. 특히 강조를 위해 도형 내에 텍스트가 삽입되는 경우가 많죠. 이때 텍스트를 상자 내에 가운데 정확하게 위치시키기 위해서 텍스트 박스와 도형을 각각 만들어 그룹으로 묶는데요.
문제는 이렇게 그룹으로 묶으면 도형의 색이나 테두리선 색을 변경해야 할 때 매번 그룹을 해제해서 색을 지정해줘야 합니다.
도형 내 텍스트를 삽입 후 [도형 서식→텍스트상자 여백]으로 배치를 조정한다.이렇게 바꿔봐요!
도형을 슬라이드에 추가한 후 텍스트를 도형 내에 입력하세요. 텍스트 위치가 적절하지 않다고 생각될 경우 도형 서식 메뉴를 눌러 텍스트 상자의 여백 수치를 조정해줍니다. 텍스트가 도형에 비해 많을 경우 텍스트를 줄여서 쓰거나 폰트 크기를 조정해줍니다.
두 방식을 적절히 혼용하면 도형 내에 대부분의 텍스트가 제대로 표현된답니다.
④ 예쁘게 꾸미기 위해 여러 가지 폰트 스타일을 쓴다
문서의 시각적 효과를 극대화하기 위해 슬라이드 내에 다양한 컬러를 쓰거나, 개성을 살리기 위해 여러 가지 폰트를 쓰는 경우가 있습니다. 서체는 슬라이드의 개성과 깔끔함을 보여줄 수 있지만, 타인의 PC에 없는 서체나 너무 많은 유형의 서체를 쓸 경우 수정 또는 작업하는데 불필요한 시간을 소요하게 됩니다.
폰트 유형, 크기, 색은 3가지 이내로 단순화하되 폰트 굵기와 색 강도에 따라 다른 패턴을 준다.이렇게 바꿔봐요!
폰트 스타일은 1개만 사용해도 충분히 훌륭한 문서를 만들 수 있습니다. 다만 메시지의 중요도에 따라 폰트 굵기(Light, Regular, Semi-bold, Bold)를 다르게 하거나, 폰트의 색(연한 회색, 진한 회색, 검은색, 강조는 원색)을 단순화시키는 게 좋습니다.
더불어 폰트 크기도 12pt, 14pt, 16pt로 3가지 크기로 제한을 두는 게 좋습니다. 폰트 유형, 크기, 색이 다양할수록 수정에 많은 시간이 소요됩니다.
⑤ 다단계 목록을 만들 때 Space bar를 치면서 들여쓰기 위치를 맞춘다
비즈니스 문서에서 많이 볼 수 있는 것이 다단계 목록입니다. 예를 들어 ‘1. 000’ 나 ‘1) 000’ 처럼 계층별로 드릴다운(drill down) 되어 기술하는 방식이죠. 이때 다단계 목록은 상위 계층에서 하위 계층으로 갈수록 계층 구조를 시각화하기 위해 좌에서 우 방향으로 들여쓰기가 되어 있습니다.
문제는 이런 계층 구조를 만들기 위해, 들여쓰기의 위치를 눈금자를 설정한 후 탭(Tab) 버튼으로 상하 이동시키는 것이 아니라, 하위 계층을 Space bar로 띄어쓰기해 들여쓰기 위치를 매번 맞추는 것이죠. 만약 그런 문서가 수백 페이지에 달할 경우, 얼마나 많은 시간을 공백 만드는 데 쓰는지 짐작이 가시죠?
슬라이드마스터의 텍스트 개체 틀을 다단계 목록에 맞게 수정 후 이를 슬라이드에서 수정해서 사용한다.이렇게 바꿔봐요!
반복적으로 다단계 목록 양식이 필요할 때는 슬라이드 마스터에서 기본 개체 틀을 아래 그림과 같이 폰트 스타일과 들여쓰기 위치를 지정하여 미리 설정해 두거나, 새로운 개체 틀 > 텍스트를 새롭게 추가하여 각 슬라이드에서 다단계 목록을 사용하면 됩니다.
예를 들어 1. 상위 타이틀 → ①. 하위 타이틀과 같이 하위 단계로 내려갈 때는(탭 버튼을 누르면 되고 또는 상위 메뉴 버튼에서 목록 수준 늘림 버튼을 선택해도 됩니다.) 상위 계층으로 옮길 때는 상위 메뉴 버튼에서 목록 수준 줄임 버튼을 선택하면 됩니다.
⑥ 리본 메뉴와 탭 메뉴를 매번 눌러서 필요한 기능을 찾는다
리본 메뉴와 탭 메뉴에는 슬라이드 작업에 필요한 것들이 체계적으로 배치되어 있습니다. 기능이 매우 많기 때문에 메뉴와 기능을 일일이 찾는 데 어려움이 있죠. 특히 도형을 정렬하거나 배치할 때(가운데 정렬, 왼쪽 정렬, 오른쪽 정렬, 간격을 동일하게, 회전 등) 메뉴에서 각 기능을 찾게 되는데요.
매번 메뉴를 찾아 누를 경우 약 3번의 클릭이 필요합니다. 자주 사용하는 기능일수록 메뉴를 여러 번 누르지 않고 한번에 작동할 수 있게 하세요.
리본메뉴 하단에 위치한 빠른 실행도구 모음은 단 한 번의 클릭으로 기능을 실행할 수 있다.이렇게 바꿔봐요!
파워포인트 상단 영역 리본 메뉴에는 빠른 실행도구 모음이 있습니다. 이 기능은 마우스로 반복적으로 작업하는 것을 단 하나의 아이콘 버튼으로 해결할 수 있게 만든 것입니다.
예를 들어 도형을 여러 개 선택한 후 정렬할 때 일반적으로 [서식 → 맞춤 → 왼쪽 맞춤]을 마우스로 선택해야 하는데 빠른 실행도구 모음에 있는 왼쪽 맞춤 버튼을 누르면 단 한 번의 클릭으로 정렬시킬 수 있습니다.
빠른 실행도구 사용자 지정 기능을 이용해서 [저장 – 다른 이름으로 저장 – 입력 취소 – 입력 반복 – 개체 가운데 맞춤 – 세로 간격을 동일하게 – 개체 가운데 정렬 – 가로 간격을 동일하게 – 개체 아래쪽 맞춤 – 개체 오른쪽 맞춤 – 개체 왼쪽 맞춤 – 개체 위쪽 맞춤 – 자르기 – 가로 텍스트 상자 그리기 – 개체 회전 – 개체 그룹화] 순서대로 추가해서 이용하세요.
⑦ 동일한 모양의 도형을 배치할 때 ctrl+C, ctrl+V 단축키만 쓴다
문서 작업을 하다 보면 동일한 도형 모양을 나란히 정렬하거나 일정 간격을 맞춰야 하는 경우가 많습니다. 긴 글을 그림으로 표현할 때 이런 도형 배치는 매우 효과적이죠.
그런데 문제는 도형을 복사하는 것도 시간이 소요될뿐더러 이를 동일한 간격으로 배치하거나 상하에 맞춰 가지런히 정렬하는 시간도 만만치 않게 듭니다. 일일이 맞추다 보면 너무 많은 시간이 걸리고, 대충하면 정렬되지 않는 도형 때문에 무성의해 보일 수 있습니다.
도형 선택 후 Ctrl +Shift 단축키로 정렬 및 배치된 도형을 여러 개 복사할 수 있다.이렇게 바꿔봐요!
도형을 선택한 후 Ctrl 버튼과 Shift 버튼을 동시에 누르면 도형 위에 작은 + 버튼 표시가 생깁니다. 이때 이 도형을 마우스로 선택하여 옆으로 끌게 되면 상하좌우 정렬된 도형이 그대로 복사됩니다.
여러 개를 복사할 경우 파워포인트에서 동일 간격의 배치를 표시해주는 기능이 나타나는데 이 위치에 도형을 두면 간격이 동일하고 상하좌우 정렬시킬 수 있습니다.
더 알아보기 :: 꼭 알아 둬야 할 기능 모음
▶ 만들어 둔 도형 모양을 쉽게 변경하는 기능 (서식 → 도형편집 → 도형 모양 변경 기능)
▶ 새로 만들어지는 텍스트 상자 내 폰트 크기/색상을 미리 지정해두는 기능 (텍스트 상자 선택 → 우측 마우스 → 기본 텍스트 지정 기능)
▶ 특정 폰트 스타일을 원하는 대로 복사해내는 기능 (텍스트 상자 선택 → 서식 복사 기능 선택, 이때 더블 클릭 할 경우 계속해서 동일 복사 기능 이용 가능)
‘메뉴 몇 번 누르는 것이 몇 초나 더 걸린다고?’ 라고 생각할 수도 있습니다. 하지만 그 몇 초가 모여 며칠이 되고, 나의 시간 낭비 습관 때문에 동료와 상사가 날리는 시간까지 따진다면 많은 시간을 아끼는 방법이란 것을 알 수 있습니다.
문서 작업을 빨리해 절약한 그 시간 동안 본질인 내용에 대해 더 생각하고, 고민하고 찾아봐야 합니다. 그래야 ‘읽는 이가 저절로 납득하게 되는’ 문서를 만들 수 있고 이것이 자신의 큰 경쟁력이 되기 때문입니다.
다음 편에서는 실제 문서 사례를 기반으로 보고서와 제안서 사례를 설명해드리겠습니다.
