41편. 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라(3)
직장생활백서
직무노트를 활용해 생각을 디자인하라
앞서 제 4사분면의 사고 영역(비즈니스/조직의 문제 해결 영역)의 능력을 높이는데 있어서 도구를 활용하여 생각을 구체화(Drill down)해나가야 한다고 설명하였습니다. 이번 글에서는 구체화를 위한 도구가 어떤 것이 있는지, 이것을 어떻게 활용해야 하는지 구체적인 사례를 들어 설명하겠습니다.
개인이 생각 디자인을 위한 도구라고 하면 디지털 도구와 아날로그 도구로 크게 구분할 수 있습니다. 디지털 도구는 익히 아는 바대로 스마트폰, 패드, 노트북과 같은 디지털 기기를 활용한 것이죠. 특히 스마트폰이나 노트북은 휴대성 측면에서 뛰어나기 때문에 여러분도 개인적인 메모 또는 업무에 많이 활용할 것입니다. 반면 지금은 활용도가 낮아진 노트는 아날로그 도구의 대표적인 도구라고 할 수 있죠. 회의실에 있는 화이트보드나 메모용 전지도 아날로그 도구로 볼 수 있습니다.
흔히 업무의 효율성을 높이는데 디지털 기기가 훨씬 월등하다고 생각합니다. 맞는 말이죠. PC는 직원 개개인 뿐만 아니라 조직의 생산성을 극도로 높여주었습니다. 이제 회사에서는 PC가 없다면 전혀 일이 되지 않을 만큼 IT기기는 필수재며 생존을 위한 중요한 도구가 되었죠. 디지털 기기의 활용은 분명 개인이 익혀야 할 중요한 기술 중의 하나입니다.
그런데 문제는 디지털 기기로 생산성을 높일 수는 있지만 문제 해결 능력이나 창의력을 높이기는 쉽지 않습니다. 오히려 좀 진부하고 오래되었지만 아날로그가 훨씬 효과적인 결과를 가져오게 됩니다. 그 중에 대표적인 것이 바로 노트 기록 습관입니다. 아날로그의 대표격인 노트 기록 습관은 문제 해결을 위한 연속적인 발상 능력, 저절로 납득되게 만드는 논리적 구성 능력, 쉽고 간결한 표현 능력을 높여줍니다.
아날로그와 디지털의 강점을 적절히 활용해야 한다학창 시절에 대한 기억으로 인해 노트를 단순히 받아 적는 공책으로 여기거나 단순한 말의 기록으로 여겨서는 안됩니다. 노트에 꾸준히 기록하는 습관을 들이고, 이런 노트를 용도에 따라 세분화시켜 직무 노트로 발전시키면서, 자신에게 맞는 나름대로의 템플릿을 구성 후 꾸준히 기록하다 보면 여러분이 생각하는 것 이상, 그리고 디지털 도구가 제공하는 것 이상으로 놀라운 결과를 가져다 줄 것입니다.
용도에 따라 직무 노트를 세분화 하라
필자의 경우 단 돈 2,000원의 종이 노트를 5년 정도 꾸준히 써왔습니다. 처음에는 노트에 글 쓰는 게 익숙하지 않아 몇 차례 중도 포기를 했었지만 잘 써지지 않을 때는 단순히 키워드나 생각나는 낙서라도 적어 왔습니다. 그 덕에 꾸준히 기록하는 습관을 들였고 노트도 용도에 따라 세분화되어 이제 5종류의 직무 노트를 업무에 활용하고 있습니다. 아래는 직무 노트의 사례입니다.
업무 용도나 콘텐츠 가변성에 따라 다양한 직무노트를 만들 수 있다
회의 노트: 어떤 회의를 가든지 절대 떼어놓을 수 없는 회의 기록 노트
Q. 어떤 노트인가요?
– 다수가 참석한 회의에서 논의되는 대화 내용을 키워드 중심으로 요약하는 노트입니다. 비즈니스 현황이나 기술 방식, 비즈니스나 조직 이슈 등을 주로 메모하거나 회의 핵심 내용이나 결론을 요약 정리합니다.
Q. 어떤 점이 좋은가요?
– 상대방의 말을 기록함으로써 타인의 지식을 스펀지처럼 흡수할 수 있습니다.
– 상대방의 말에서 핵심 메시지를 요약하여 프레임워크에 맞춰 내용을 재구성할 수 있습니다.
– 회의 내용을 단축된 문장이나 단순화된 그림으로 표현해보면 사고를 구조화시킬 수 있습니다.
– 보고서나 기획서 작성에 기본이 되는 비즈니스 글쓰기 연습을 할 수 있습니다.
Q. 어떻게 작성하나요?
– 회의 내용이 매우 다양하기 때문에 특정한 템플릿을 필요로 하지 않습니다.
– 대화를 모두 적는 것보다 핵심 내용을 적고 그림으로 표현하는 것이 좋습니다.
– 여러 조직이 참여했거나 외부와의 회의 일 경우 공식적인 회의록으로 정리해서 공유합니다.
Q. 노트 작성 사례는?
회의노트는 대화를 키워드 또는 단문으로 압축하여 자신의 지식으로 내재화할 수 있다
스케치 노트: 비즈니스 문서를 만들기 전에 반드시 밑그림을 미리 그려보는 노트
Q. 어떤 노트인가요?
– 보고서나 기획서를 파워포인트로 만들기 전에 밑그림을 그리는 노트입니다. 중요한 핵심 메시지가 무엇인지, 이것을 어떻게 배치할 것인지, 배치된 각 영역을 문장을 어떻게 정의할 것인지, 문장 대신 그림으로 표현한다면 어떻게 표현할 것인지를 미리 써보는 노트입니다.
Q. 어떤 점이 좋은가요?
– 상대방이 저절로 납득할 수 있는 문서 작성 능력을 높여줍니다.
– 비즈니스 문서의 스토리를 구성하고 중복이나 누락을 점검할 수 있습니다.
– 장문의 문장을 이해하기 쉬운 그림으로 표현할 수 있습니다.
Q. 어떻게 작성하나요?
– 슬라이드 핵심 내용을 한 문장으로 정의하고 전체 스토리를 잡습니다.
– 각 슬라이드의 핵심 내용을 3개 메시지로 요약하고 이를 구체화(Drill down)합니다.
– 문장 → 다단계 목록 → 그림 표현으로 내용을 구체화 해나갑니다.
Q. 노트 작성 사례는?
비즈니스 문서 작성 전에 핵심 내용 및 표현 방법을 밑그림을 그려 구체화한다To-Do 노트: 몰입과 주도적인 업무 처리를 위한 체크리스트 노트
Q. 어떤 노트인가요?
– 업무 시작 전 10분간 오늘 해야 할 일을 기록하는 노트입니다. 처리해야 할 업무, 처리 방식, 담당 조직 및 담당자 등 필요 사항을 메모함으로써 일의 균형, 우선 순위 선정, 효율적인 일 처리 방법을 일하기 전에 미리 설계할 수 있습니다.
Q. 어떤 점이 좋은가요?
– 업무를 효과적으로 처리하기 위한 방법을 저절로 구상하게 됩니다.
– 지시 받은 업무를 잊지 않게 해주고 기한 내 최대한 처리할 수 있게 해줍니다.
– 직무역량과 성과를 높일 수 있는 중요한 일들을 실행하게 해줍니다.
Q. 어떻게 작성하나요?
– 번호를 이용하여 상단 영역은 반복되며 중요한 업무를, 하단은 단기간에 처리할 일을 적습니다.
– 중요 업무는 별도 표기하며 완료 업무는 완료 표시를 합니다.
– 왼쪽 페이지에는 방향, 의사결정사항, 보고 사항 등 중요한 메시지를 정리합니다.
Q. 노트 작성 사례는?
해야 할 일을 기록함으로써 마감시간을 준수하고 효율적인 업무 추진으로 성과를 낼 수 있다
아이디어 노트: 문제를 정의하고 문제를 해결하는 발상 역량을 높이는 노트
Q. 어떤 노트인가요?
– 머리 속에 떠오른 사업이나 상품 아이디어를 메모해두는 노트입니다. 회사 업무나 개인 창업에 활용할 수 있도록 1페이지 기획서 형태로 노트에 정리해서 필요할 때 아이디어를 활용할 수 있습니다.
Q. 어떤 점이 좋은가요?
– 당면한 문제를 제대로 정의하고 남다른 아이디어 발상 능력을 높일 수 있습니다.
– 평소 아이디어를 기록해두면 아이디어 회의 때 유용하게 쓰일 수 있습니다.
– 실제 상품화나 사업으로 연결시켜 비즈니스 성과를 낼 수 있습니다.
Q. 어떻게 작성하나요?
– 발생배경, 기존 방식, 기존 방식 문제, 제안 방식의 템플릿으로 작성합니다.
– 아이디어 번호, 아이디어 명칭, 발상 날짜, 진행 상태, 유사 사례를 메모합니다.
– 기존 방식과 제안 방식은 글 보다 그림으로 표현하는 게 기억하기 쉽습니다.
Q. 노트 작성 사례는?
떠오른 아이디어를 기록보관하고 구체화하여 업무 성과를 낼 수 있다
직무 노하우 노트: 축적된 비즈니스 지식과 직무 경험을 노하우로 정리하여 통찰력을 높여주는 노트
Q. 어떤 노트인가요?
– 비즈니스나 직무 관련 지식, 노하우, 경험 등을 나름대로의 지식 체계로 정리한 노트입니다. 반복적이거나 공통화 된 일의 특성 및 절차, 업무 처리를 위한 개인만의 노하우를 정리할 수 있습니다.
Q. 어떤 점이 좋은가요?
– 오래도록 해 온 일이 얼마나 가치 있는지, 나만의 남다른 기술이나 노하우가 있는지 스스로 돌아 볼 수 있는 고찰의 기회를 제공합니다.
– 오랜 경험과 지식이 축적된 만큼 콘텐츠의 가변성이 적으며 이론적 틀을 제대로 만들면 타인에게도 지적 도움이 될 수 있습니다.
Q. 어떻게 작성하나요?
– 콘텐츠를 한번에 체계적으로 정리하는 것은 쉽지 않으므로 포스트잇을 활용하여 생각나는 대로 메모 후 노트에 붙여둡니다.
– 어느 정도 콘텐츠가 정리되면 이것을 노트 메모로 구체화하고 문서로 만들어냅니다.
Q. 노트 작성 사례는?
경력이 쌓이는 동안 터득된 직무 노하우를 정리하여 나만의 방법론을 만든다
어떻게 해야 꾸준하게 메모를 할 수 있을까요?
필자도 노트라는 도구를 활용한 것은 불과 4년 전부터 입니다. 학창 시절 이후 노트 메모를 거의 해본 적이 없어서 회의 노트 조차 제대로 쓰질 못했죠. 필자가 어떻게 노트 메모습관을 꾸준히 할 수 있었는지 아래와 같이 정리해보았습니다.
방법 1. 시작 할 땐 단 한 권의 노트로! 익숙해지면 노트를 여러 개로 나누세요.
좋은 노트일 필요도 없고 여러 권일 필요 없습니다. 시작할 땐 아주 값싼 노트 단 1권으로 시작하세요. 글씨체가 예쁠 필요도 없고 정리를 잘 할 필요도 없습니다. 메모하는 습관이 익숙해 때까지 1권을 꾸준히 써보세요. 아마도 6개월쯤 되면 익숙해질 것입니다. 그 때 새로운 노트를 만들어 용도에 맞게 콘텐츠를 분리해서 기록하세요.
글씨체가 마음에 들지 않는다면 천천히 써보세요. 습관적으로 빨리 쓰다보면 글씨체를 바꾸기가 어렵습니다. 노트 쓰는게 익숙해지면 천천히 쓰는 것도 가능해집니다. 그렇게 하면 어떤 글씨체를 지저분하게 습관적으로 쓰는지 보이게 될 것이며 그 서체를 반복적으로 바꾸시면 됩니다.
방법 2. 낙서도 괜찮으니 노트와 펜을 가까이 두세요.
노트가 너무 멀리 있다면 당연히 습관이 되지 않겠죠. 노트를 항상 가방에 들고 다니시고 회의실에 갈때도 챙기시고, 책상의 한 켠에 손이 닿는 거리에 두시길 바랍니다. 그리고 자주 열어보세요.
부득이 하게 노트를 챙기지 못했다면 스마트폰 어플을 이용해서 간단하게 키워드를 메모해두세요. 저는 구글 Keep 이라는 어플을 자주 활용합니다. 특히 아이디어를 메모해두기에 좋은 어플입니다.
방법 3. 노트 못지 않게 펜도 중요! 만년필을 사용하세요.
노트 메모습관을 어떻게 가지게 되었을까를 돌아보면 만년필이 큰 역할을 했던 것 같습니다. 5년 전 우연히 행사에 참석해서 ‘라미’라는 만년필 5개를 선물 받았는데 ‘이걸 어디다 쓰지?’ 고민하다가 회의 때 자주 썼던 기억이 납니다. 그 동안 써 오던 볼펜과는 너무나 다른 느낌을 받았고 이것이 메모하는데 큰 영향을 줬던 것 같습니다. 지금도 여전히 만년필을 쓰고 있는데다가 색깔 별로 구분해서 메모를 할 때 활용하고 있습니다.
도구도 중요하지만 무엇보다 ‘꾸준함’이 중요!
도구는 생각을 발상하고 구성하며 기록하는 보조재의 역할을 하죠. 무엇보다 이 도구를 활용하려는 사람이 얼마만큼 꾸준히 써가느냐에 따라 결정된다고 봅니다. 이 글도 스케치 노트를 통해 초안을 잡았고 노트를 통해 세부 내용을 구체화 시켰으며 이것을 블로그 원고로 옮긴 것입니다. 필자는 이렇게 회사 업무뿐 만 아니라 블로그 활동에도 노트를 꾸준히 활용했기에 노트가 주는 놀라운 효과를 톡톡히 볼 수 있었고, 앞으로도 꾸준히 써나갈 경우 어떤 결과가 있을지 큰 기대가 됩니다.
다음 편 글은 생각 디자인의 과정인 『발상 → 구성 → 표현』에서 발상에 관해 써보겠습니다.
