5편. 글보다 그림으로 표현하세요.
강석태의 PPT 정복하기
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[강석태의 PPT 정복하기] #5. 글보다 그림으로 표현하세요 – LG그룹 블로그
파워포인트는 커뮤니케이션 수단이다
비즈니스 현장에서 직장인들이 보고서나 기획서를 만드는 목적이 무엇일까요? 비즈니스 현장에 문제가 생겼거나 문제가 생길 가능성이 예상되기 때문입니다. 그 상황에 대응하기 위해 경영진에 보고하거나 관련 조직과 커뮤니케이션하려고 비즈니스 문서를 만드는 것이죠. 만약 비즈니스 현장에서 아무런 문제가 없다면 구태여 보고서를 힘들게 쓸 필요가 없을 것입니다. 기존 관행이나 방침대로 하더라도 기업의 매출과 이익이 저절로 상승하고 제품이나 서비스가 하자 없이 고객을 충분히 만족시킬 수 있다면 보고서 자체가 필요 없겠죠. 결론적으로 직장인이 보고서를 쓰는 이유는 기업 내부의 당면한 문제를 해결하기 위해서입니다.
사실 대응 방안이나 해결안을 조직 내부에서 커뮤니케이션하는 방법은 다양합니다. 스탠딩 회의를 통해 프로젝트 구성원 각자가 해야 할 일을 구두로 합의할 수도 있고 출근길 엘리베이터에서 경영진에게 구두로 이슈를 전달하거나 간단한 메모로 상황을 정리하여 의사결정을 받을 수 있겠죠. 요즘 시대에는 문자나 모바일 메신저로 결재를 받아도 될 것입니다. 수십 쪽에 달하는 보고서나 기획서도 구두로 전달하거나 쪽지로 의사결정을 받을 수 있는 것처럼 기업이 활용하는 커뮤니케이션의 수단의 하나입니다. 다만 더 구체적이고 체계적이며 정량적인 정보가 들어있어 뭔가 검증된 듯한 공식적인 비즈니스 문서란 점에서 차이가 날 뿐이죠.
대기업의 경우 보고서를 작성하는데 많은 시간을 낭비한다고 ‘제로(Zero) PPT’ 등과 같은 방침도 내려오긴 하지만, 보고서 자체가 가지는 강력한 커뮤니케이션 효과는 무시할 수 없습니다. 빠르게 변화하는 비즈니스 현장에서 팩트(fact)기반으로 의사결정을 해야 하거나 외부 고객에게 공식적으로 제안하는 문서의 경우 커뮤니케이션의 정확도를 높이고 기업 이미지에 부정적 영향을 줄이기 위해 제대로 된 양식과 내용을 갖춰야 하는 경우가 많습니다. 제안서의 경우 문서의 수준이 기업 이미지에 긍정적 또는 부정적인 영향을 주는 경우도 많으니까요.
글로만 기술된 문서는 한계를 가지고 있다
그런데 보고서를 오로지 글만으로 표현할 수 있을까요? 사실 글이 가진 장점도 막강합니다. 보고서를 글로 쓸 경우 간결하고 명료하게 정리할 수도 있고 문장의 함축을 통해 많은 정보를 압축하여 전달할 수 있는 것도 사실입니다.
그렇지만 보고서를 오로지 글로만 표현할 경우 커뮤니케이션에 문제가 발생할 수도 있습니다. 글을 읽는 사람의 과거 경험이나 주관에 따라 제각각 해석될 여지가 생길 수 있기 때문입니다. 마치 명화를 문장으로만 표현했을 때 명화가 주는 감동이 읽는 이 마다 제각각 다르게 느껴지는 것처럼 개인이 생각하는 모양, 색감 등은 자신의 경험이 투영된 상상이라 매우 주관적일 가능성이 높습니다. 팩트를 전달해야 하는 보고서에 주관이 개입할 여지가 높아지는 것이죠. 분명 비즈니스 문서에도 글로 표현하기 힘든 요소들이 존재합니다. 이런 것은 글보다 그림으로 표현하는 게 좋습니다.
그런 측면에서 보고서에 글과 그림을 함께 사용하는 것은 커뮤니케이션의 효과를 높이는 데 중요하다고 할 수 있습니다. 그림으로 표현하는 것의 장점을 정리하면 다음과 같습니다.
1. 내용의 중복이나 누락을 제거하여 전달하고자 하는 사실이 간결하고 명료해집니다.
문장을 객체로 구분하여 이를 도형으로 표현하면 문장 속에 중복된 객체들을 줄일 수 있습니다. 또한 문장에서 누락된 객체를 찾아내기도 쉽죠. 그림으로 표현함으로써 전체 비즈니스 상황을 단순화 시킬 수 있습니다.
2. 순서, 위치, 관계가 명확하게 표현되어 객관적인 해석이 가능해집니다.
그림으로 표현하려면 객체가 정의되어야 하며 객체와 객체 간의 관계가 정의되어야 합니다. 그러다 보면 객체와의 관계를 제대로 파악할 수 있으며 이 문서를 읽는 이도 그 관계를 명확하게 이해할 수 있습니다. 즉, 문장보다 그림이 객관화가 더 쉬워지는 것이죠.
3. 각 요소를 분해, 조합, 대체함으로써 다른 생각을 촉발 시킵니다.
비즈니스 문제의 분석과 해결 방법에 대한 아이디어를 고민할 때 각 객체를 펼쳐놓고 기존 객체를 제거하거나 다른 곳으로 이동시킨다든지, 새로운 객체(기술, 제품, 유통 방법)를 추가해 봄으로써 비즈니스 문제 해결을 위한 아이디어를 발상할 수 있습니다.
내용 계속 .............. 이하 글은 아래 주소에서 확인하세요.
http://www.lgblog.co.kr/life-culture/business/47532
『아이디어 기획의 정석』(도서출판 타래)의 저자.
LG CNS에 재직 중이며 14년 동안 서비스 기획 및 신사업기획 업무를 맡고 있다. 노트북을 매일 끼고 살지만, 종이 위에 그려지는 그림과 글씨에 더 큰 매력을 느낀다. 지금껏 수만 장의 문서를 만들었지만 여전히 읽는 이가 저절로 납득할 수 있는 문서를 만드는 방법을 고민 중이다.
