리모트워크 초보자를 위한 화상회의 기본매너
화상회의 툴 사전세팅, 개인용 이어폰과 마이크, 당일 5분 전 입실
화상회의 전날, 서비스의 사용법을 미리 익히자
화상회의를 하려면 기본적으로 툴을 사용할 줄 알아야 한다. 첫 화상회의가 잡힌 전날, 미리 화상회의 툴을 설치하고 사용법을 익히길. 필요하다면 팀원들의 도움을 적극적으로 요청하는 것도 좋다.
온라인 툴은 리모트워크의 '언어'다기본적인 준비도 하지 않은 상태에서, 막상 회의 당일 날 툴이 낯설어서 화상회의를 못하겠다고 불평하는 것은 혼자 일하겠다는 말 밖에 안 된다. 일잘러는 아니라도, 적어도 업무 진행에 방해되지 않기 위해서는 처음 스마트폰을 만졌을 때처럼 화상회의 사용법을 익히고 지속적으로 연습해야 한다.
실제로 처음 화상회의를 진행하면 예정 시간보다 10-15분 늦어지기 십상인데, 대걔가 참여자 중 한 두 사람이 미리 준비하지 않아서다. 리모트워크에서 한 사람의 게으름은 모든 참여자들의 시간을 낭비할 수 있으니 특히 준비하는 태도가 필요하다.
개인용 이어폰과 마이크를 준비하자
요즘 화상회의에서 자주 사용하는 에어팟 화상회의를 하자고 하면 노트북만 들고 카페에 가서 기다리는 사람들이 꼭 있다. 리모트워크인데 뭐가 문제냐고? 경험해 본 사람들은 알겠지만, 이럴 경우 카페 주변의 소음 때문에 미팅 자체가 불가능하다. 카페에서 노트북을 여는 당사자도 힘들겠지만, 상대방이 카페의 모든 소음을 듣게 되서 도저히 미팅을 지속할 수 없다.
사무실에서 화상회의에 참석하는 경우도 마찬가지다. 마이크와 이어폰이 없으면 소리도 크게 내야 하고, 스피커를 통해 들리는 상대방의 목소리 때문에 주변 직원들은 일하기가 힘들다. 한마디로 민폐다.
이런 경우를 예방하기 위해서라도 이어폰과 마이크는 필수다. 에어팟 같은 고급형이 아니라도, 요즘에는 1-2만원 대의 저렴한 이어폰과 마이크가 많다. 화상회의를 앞두고 있다면 꼭 개인용 이어폰/마이크 세트를 구비하고 참석하길.
시작 시간 5분 전에는 도착하자
오프라인에서는 만남 자체가 큰 일이다 보니, 대부분의 참가자들이 뒤에 여유시간을 두고 만나는 경우가 많다. 하지만 온라인 상의 미팅은 조금 다르다. 특히 업무 중에 진행되는 온라인 미팅은 미팅과 업무 사이의 전환이 빨라 종료시간을 연장하는 것이 어렵다.
회의를 제 시간에 끝내는 가장 좋은 방법은 약속한 시간에 시작하는 것이고, 그러기 위해서는 적어도 5-10분 전에 미리 화상회의에 참여해서 대기하는 것이 좋다. 실제로 약 5-10분 정도 일찍 들어간다고 생각해도 실제로는 정시에 맞춰서 들어가게 되는데, 그 이유는 화상회의 링크 오류, 마이크/이어폰 문제, 회의자료 공유 미비, 주변소음 등 예상치 않은 자잘한 이슈들이 생기기 때문이다.
(이미지 출처 : https://blog.flock.com/5-virtual-meeting-icebreakers)
그런 이유가 아니라도 5-10분 정도 미리 화상회의에 접속하면 아이스브레이킹을 할 시간도 확보할 수 있다. 사실 화상회의에 들어가자마자 업무 이야기를 꺼내는 게 쉽지 않은데, 회의 전에 짧은 아이스브레이킹 시간을 가지면 분위기가 좋아진 상태에서 회의도 정시에 시작할 수 있다.
