스마트오피스가 도입되면 무엇이 변할까?

스마트오피스의 도입으로 예상되는 8가지 사무실의 변화

기억하실지 모르겠지만, 지난 포스팅에서 관찰했던 전통적 사무실의 직원들은 몇 개월 후 저희가 만들 스마트오피스로 이동할 사람들입니다. 몇 달 후, 이들이 스마트오피스에서 근무를 하게되면 구체적으로 무엇이 달라질까요? 

1. 우선 빈번하게 직원들의 몰입을 방해하는 전화 통화 소음이 상당히 사라질 것입니다. 전화를 받은 직원들은 책상 근처에 위치한 포커스룸(Focus Booth)이나 미팅룸(Meeting Booth)으로 이동해서 통화를 하게 되며, 이 두개의 공간 내부의 소음은 밖으로 새어나오지 않습니다. 

2. 작은 소음에도 방해를 받는 직원들, 혹은 몇시간 동안 고도의 집중력이 필요한 일을 해야하는 직원들은 포커스룸(Focus Booth)에서 외부의 방해를 받지 않으며 장시간 일에 몰입할 수 있습니다. 포커스룸의 개수는 직원 수의 10% 수준으로 마련될 예정인데, 부서마다 최적의 수치는 달라질 것입니다.

3. 일하는 중간중간 휴식이 필요한 직원들은 건물 밖으로 나가지 않고도 효율적으로 휴식을 취할 수 있습니다.  건물의 한쪽에 위치한 라운지에서는 카페처럼 커피도 마실 수 있고, 동료와의 대화는 물론 간단한 미팅도 할 수있습니다. 직원들의 성향에 따라서 소음이 없는 개인데스크 보다 카페같은 라운지에서 일을 하는 직원들도 있을 것으로 예상합니다.

4. 직원들의 소통과 협업이 늘어날 것입니다. 현재 업무공간에는 사무실 내에 회의실이 거의 없어서 건물 내 다른 층의 미팅룸을 예약하고 회의를 해야합니다. 이 과정은 심리적으로도 신체적으로도 번거롭기 때문에 최소한의 필요한 미팅(협업)만을 하게 됩니다. 하지만 새롭게 구축될 스마트오피스에서는 예약하지 않고도 사용할 수 있는 작은 회의실이 해당 층에 4개-7개까지 추가됩니다. 이런 환경은 직원들이 보다 편하고 쉽게 대화하고 협업하는데 자극원이 될 것입니다.

5. 공간의 효율성이 증가할 것입니다. 스마트오피스의 직원들은 100% 자율좌석제를 실시하면서 공간을 '소유'하는 것이 아니라 '공유'하게 되는데요, 이렇게 되면 사용되지 않고 대기하는 공간이 파격적으로 줄어들끼 때문에, 직원 1인당 실질적인 점유공간은 줄어들지만 각 개인은 업무 공간이 다소 넓어졌다고 느끼게 됩니다. 나아가서는 동일한 업무공간 안에 더 많은 직원들을 수용할 수 있어서 자가건물인 경우 공간활용도가 증가하고, 임대건물인 경우 임대비용의 감소로 연결됩니다. 

6. 사무실이 시각적으로 깨끗해지고 공기도 좋아질 것입니다. 자율좌석제에서는 '내 자리' 없이 누구나 사무실의 공간을 임시로 빌려쓰게 됩니다. 그렇기 때문에 직원들이 사용하는 책상은 매일저녁 깨끗하게 정리되고, 그 마저도 최소화가 됩니다. 사무실과 책상 위에 수북하게 쌓아두었던 물건들이 사라지면 그 위에 앉아있던 먼지들도 함께 사라집니다. 사무실 공기의 순환이 좋아지고 시각적으로도 깨끗해집니다. 전반적으로 쾌적한 사무실이 만들어집니다.

7. 직원의 추가 및 결원으로 인한 총무부서의 업무 부담이 경감됩니다. 기존의 고정좌석제도 하에서는 직원 한명이 부서에 추가될 때마다 자리배정부터 전화/설비 설치까지 총무팀에서 들어가는 공수가 만만치 않았습니다. 심지어 중간관리자급이 팀에 추가되면, 그 한명 때문에 부서 전원이 자리배치를 해야하는 경우도 있었습니다. 하지만 자율촤석제를 실시하는 스마트오피스의 경우, 새로운 직원의 유입이나 결원이 발생하는 경우 총무팀에서 해야할 일은 노트북 지급과 사물함 배정으로 축소됩니다. 그 만큼 총무팀은 단순한 직원자리 관리를 넘어 더 중요한 일에 집중할 시간이 생기는 셈입니다. 

8.부서의 장들은 젊은 세대들(Y세대)로부터 보다 적극적인 참여를 이끌어낼 수 있을 것입니다. 조직 안에서의 직급이 '소유'로 연결되지 않으며, 개인마다 다른 업무 스타일을 존중하는 문화는 인터넷 환경에 익숙한 젊은 세대들에게는 기본적이고 상식적인 것입니다. 그동안 조직의 위계질서 안에서 날개를 펴지 못했던 젊은 직원들은 보다 수평적이고 자유로운 환경에서 점차 그들의 날개짓을 드러낼 것입니다.