해외 출장 간다더니, 항공료만 6억?
해외출장 사용경비 정산서 제출하세요!
며칠 전 ‘5대 발전 공기업 직원들의 해외출장이 부정하다’는 뉴스가 발표되었습니다.
김정훈 의원실은 한국중부발전을 포함한 5개 발전사로부터 자료를 건네받았는데요. 김정훈 의원실에서 자료들을 종합해, 발표한 내용은 충격적이었습니다. 비즈니스석에 탈 수 없는 일반 직원들이 비즈니스석을 이용해 6억이 넘는 돈이 쓰였습니다. 해외출장비를 정산하는 과정에서도 문제는 발생했습니다. 경비가 어떻게 쓰였는지 구체적으로 명시되어 있지 않고, 뭉뚱그려 '경비-OOO원'과 같이 적혀있었는데요. 이뿐만 아니라 결과 보고서 10건 중 1건은 부실 보고서에 해당해 큰 논란이 일었습니다.
해외출장 논란은 직원들에게만 있는 것이 아니었습니다. 해외출장이 올바르게 이뤄졌는지를 관리·감독하는 감사실 역시 도마 위에 올랐는데요. 감사실은 매년 ‘감사인 대회’를 비롯한 해외 프로그램에 참여합니다. 하지만 총 40건의 해외출장 중 절반에 가까운 19건은, 출장 결과 보고서가 4장 이하였습니다.
위의 사례에서 잘못된 부분을 콕 집어보자면 크게 세 가지로 이야기할 수 있습니다.
① 회사 내규를 지키지 않았다.
② 출장비 사용 세부 내역이 명시되지 않았다.
③ 출장 보고서를 성실히 작성하지 않았다.
1. 출장과 관련한 회사 내규 세워두기
내규란 회사 운영에 필요한 규정을 명시해둔 문서를 말합니다. 출장이 잦은 회사라면, 출장경비와 관련한 여비규정을 마련해 두는 것이 좋습니다. 기업에 따라서 여비 규정이 상이하므로, 여비 규정에 대해 작성한 내규 역시 기업별로 다를 수 있습니다. 출장경비와 관련해서는 아래와 같은 내용들을 포함해두는 것이 좋습니다.
총칙- 목적, 적용 범위, 주관 부서, 책임자
우선 이 규정이 어떠한 목적으로 작성되었고, 어디까지 적용이 되는지를 밝혀야 합니다. 그리고 출장경비 관리를 책임지고 있는 담당 부서를 명시해두어야 합니다.
일반적으로 여비에는 교통비, 숙박비, 식비, 가족 여비, 부임 여비 등이 속해있습니다.
국내 출장은 출발 이틀 전까지, 해외출장은 출발 닷새 전까지 출장 신청서와 관련한 부서를 담당 부서에 제출해야 합니다.
국내여비/해외여비: 출장인정거리규정
국내 출장을 떠나는 경우에는, 회사와 출장지 간의 거리를 명시해두어야 합니다. 회사로부터 일정 거리를 벗어난 경우 ‘출장으로 인정한다’는 명확한 규정을 세워두는 것이 좋습니다.
해외출장은 국가별로 등급을 구분하여, 등급별로 해외출장비 책정을 하는 것이 좋습니다.
2. 출장비 사용 내역을 세부적으로 작성하기, 증빙자료 챙기기
해외에서의 거래는 적격 지출증빙(ex. 세금계산서)를 필요로 하지 않습니다. 그렇기 때문에 거래금액이 5만원이 넘더라도, 정규 영수증을 취득해야 하는 것은 아닙니다. 따라서 해당 국가의 영수증을 보관해 두었다가, 상부에 제출하는 것이 좋습니다.
또한 이동이 잦은 해외출장이라면, '해외출장 교통비 및 통신비 명세서(좌)'를 작성하는 것이 좋습니다. 일자별로 이동이 발생했을 때마다 출발지, 도착지, 그리고 교통금액을 작성하는 서식입니다.
발생한 비용은 항공료, 교통비, 숙박비, 식비 등으로 상세하게 나누어 기록해야 합니다.
3. 출장 보고서 작성하기
국내 출장은 3일, 해외 출장은 다녀온 뒤 5일 이내에 출장 보고서나 출장비 명세서 등의 증빙서류를 첨부해 보고하는 것이 좋습니다.
출장을 얼마나 오래 다녀왔는가에 따라서 ‘단기출장’과 ‘장기출장’으로 나뉩니다. 그 기준은 대게 1주일로 1주일보다 짧게 다녀오는 출장이라면 단기출장, 1주일을 넘기는 출장이라면 장기출장이라고 부릅니다.
단기출장보고서는 여비(경비) 정산 목적을 강하게 띠므로, 업무 수행 내역을 이동 경로에 따라 작성하는 것이 좋습니다. 장기출장 보고서는 단기출장보고서 보다 ‘출장 목적, 성과’를 뚜렷하게 나타내야 합니다. 출장 기간 동안의 업무 수행 내역을 기록하고, 동시에 출장 동안에 이뤄낸 성과를 작성합니다. 성과에 도달할 수 있었던 원인을 작성하고, 대응 전략이나 추후에 출장을 다시 나갈 경우에 대비하여 개선되어야 할 사항에 대한 의견도 작성하는 것이 좋습니다.
