네 돈도 아닌데 왜 막 긁어?
법인카드 사용규정과 사용내역서 양식
한국축구협회, 임직원 11명
수차례 법인카드 사적 사용으로 불구속 입건
-17.09.14 뉴스 中-
이처럼 법인카드를 사적으로 사용한 법인의 관계자들을 뉴스에서 보는 일은 심심치 않게 일어나고 있습니다. 그렇다면, 법인카드는 무엇이고 어떻게 사용해야 할까요?
법인카드란?
법인카드는 법인을 상대로 발급되는 카드를 뜻하는데요. 법인카드는 크게 법인 공용카드와 법인 개별카드, 이 두 가지로 구분할 수 있습니다.
법인공용카드는 사용하는 임직원의 이름이 새겨지지 않고 공용으로 사용하는 카드로 법인의 계좌에서만 사용금액이 출금됩니다.
법인개별카드는 법인명과 함께 임직원 개인의 이름이 새겨져 있으며 개인에게 개별 지급되어 본인만 사용할 수 있는데, 법인 및 개인 계좌로도 사용금이 출금 가능하며 사용에 따른 책임은 본인에게 있습니다.
법인카드를 사용하는 이유는?
법인카드의 사용을 통해서 공적 경비 사용의 투명성을 밝히고, 세법에 규정된 신용카드 의무사용을 충당하기 위해 사용됩니다. 법인카드를 사용하면 법인 경비의 사용처·시기 등의 집행이나 사후 증빙은 물론 기타 서비스 혜택까지 받을 수 있기 때문에 법인에서는 법인카드를 활용하고 있습니다.
법인카드의 사용규정
법인카드는 다음에 해당하는 사항들에 대해서 사용할 수 있습니다.
- 사내 소모품, 사무기기, 각종 비품 등의 구매대금
- 광고비
- 접대비
- 회의비
- 차량 및 보험과 관련한 비용
- 복리후생비
- 교육비
- 기타 공적 비용
법인카드는 어디까지나 공금을 사용하는 것인 만큼 남용에 대해 항상 경계해야 할 필요가 있는데요. 특히나 다음 사항에 대해서는 반드시 구체적인 증빙이 필요합니다.
1. 근무일이 아닌 공휴일 또는 주말에 사용 시
2. 평소 용인된, 업무장소에서 멀리 벗어난 곳이거나 업무장소 외에서 사용 시
3. 정상적인 업무시간 외, 심야 혹은 새벽 시간에 사용 시
4. 본인이 아닌 친인척이 사용하거나 친인척을 동반한 출장, 기타 장소에서 사용 시.
5. 특정 장소에서 여러 차례에 걸쳐서 집중적으로 사용 시
6. 현금화하기 쉬운 품목이나 사치성 물품 구입 시(상품권, 금, 골프용품, 고가의 주류 등)
7. 업무 관련성이 현저히 떨어지는 장소에서 사용 시(사우나, 병원비, 미용실, 골프연습장 등)
법인카드 사용의 관리와 점검
법인카드 사용내역은 세무조사 시에 매우 꼼꼼하게 이루어집니다. 그렇기 때문에 법인카드를 사적으로 사용하는 일이 벌어지지 않도록 관련 사용 규정을 정하고, 사용신청서나 지출내역서, 증빙서류를 통해 지속적으로 관리, 점검해야 합니다.
법인카드 사용신청서
법인카드 사용신청서는 법인카드를 사용하기 전에 카드 사용에 대한 정보를 통해 사용 승인을 받고자 할 때, 작성하는 문서입니다. 작성 시에는 사용신청을 하는 이의 성명, 소속 부서와 지급, 사용 목적과 신청 일자, 사용예정일, 사용 예정금액, 장소, 카드번호 등의 항목을 기재합니다. 미리 사용 내역을 승인 받음으로써 불필요하거나 예정에 없는 사용을 막을 수 있습니다.
법인카드 사용내역서
법인카드를 사용한 뒤, 카드 사용내역에 대해 상세하게 기록해 관리해야 하는데요. 이때, 사용내역서 작성을 통해 구체적인 사용내역을 관리할 수 있습니다. 법인카드 사용내역서와 함께 제출하는 증빙은 이후 세무상의 중요한 참고 자료로 활용되며, 경비 산출에 도움이 됩니다.
어떠한 경우에도 법인카드는 업무상의 용도 이외에는 사용되어서는 안되며, 업무와 무관한 내역에 대해서는 법인세법상 비용을 인정받지 못하게 됩니다.
결과적으로, 법인에게는 사용한 금액의 10%만큼 부가세가 부담되는데요. 또한 법인세법상 경비 인정도 부인되어 납부할 법인세의 증가는 물론 가산세가 발생하게 됩니다.
법인개인카드 역시 불이익이 따르게 됩니다. 업무상 사용 부인된 금액의 경우 법인카드 사용자의 소득(급여, 상여 등)으로 보아 개인에게 소득세가 부과되며 소득 증가에 따른 4대 보험도 함께 부과 적용됩니다.
개인이 개인 소유의 카드로 업무와 관련된 비용을 지출하고 해당 사용내역에 대한 영수증 등을 증빙으로 제출해 정산을 받는 경우에도 법인세법상 경비 인정이 가능합니다. 참고할 점은, 접대비는 법인카드로 결제해야만 세법상 비용으로 인정됩니다.
법인카드는 내 카드가 아닌 만큼 항상 신중하게 사용하고 법인에서도 항상 이러한 점들을 유념하여 부가세 신고 시 불이익을 받는 부분이 생기지 않도록 주의하시길 바랍니다.
