보고에 임하는 올바른 직장 상급자, 하급자의 자세
직장 내 보고 이것만은 명심하자!
보고는 직장생활의 기본이다.
‘직장생활은 보고로 시작해 보고로 끝난다.’는 말이 과언이 아닐 정도로 중요하다. 보고란, 어떠한 일의 내용 또는 결과를 말이나 글로 적어 알리는 것을 의미하는데 보고가 있는 이유는 각자의 업무가 분배되어 구분되기 때문이며 담당자와 관리자는 분배된 업무에 대해서 커뮤니케이션을 할 때 보고를 통해서 소통하게 된다.
이렇게 중요한 보고. 이 과정에서 실수를 줄이고 더 원만한 커뮤니케이션을 하기 위해서는 어떻게 해야 할까?
상급자의 자세
1. 정확한 보고는 정확한 지시에서 출발한다
보고는 일의 경과 내용이나 결과에 대해서 알리는 것이다. 일반적으로 보고가 일어날 때, 업무의 담당자는 보고하는 이가 되고 보고받는 이는 담당자의 관리책임의 위치에 있다. 관리책임자는 업무 방향성을 제시하고 알맞은 업무를 담당자에게 지시한다. 그럼 담당자는 지시받은 업무를 진행하는 동안의 경과, 발생하는 특이사항 그리고 그 결과를 관리책임자에게 보고한다.
이러한 과정안에서 애초에 업무 지시가 잘못되었다면? 당연히 보고해야 할 보고자는 잘못된 업무를 진행하거나 그 업무의 핵심을 잡아내지 못할 것이고, 전제 자체가 잘못된 업무에 대한 보고가 무용지물이 되어버릴 것은 당연지사이다.
2. 보고의 분위기는 상급자가 만든다
보고를 받는 상급자가 그저 지금 자신의 기분이 안 좋다고 괜히 보고자에게 생트집을 잡거나 기본적으로 한 두 번 퇴짜를 놓으면 더 좋은 보고서를 만들어 올 것이라 기대한다면 그 버릇을 당장 고칠 필요가 있다. 많은 보고자들이 보고에 스트레스받고 꺼리는 이유가 자신이 보고해야 할 저 사람이 너무나도 자기 마음대로이기 때문이다.
자신이 잘못한 것에 대해 질책받는다면 억울할 이유가 없지만 이유 없는 혹은 타당치도 않은 질책이나 보고의 반려로, 보고자로 하여금 보고를 업무과정을 공유하고 소통하는 것이 아닌 눈치 보고 통과해야 하는 관문으로 보게끔 만들지 말자.
3. 호박은 넝쿨째 굴러들어 오지 않는다
만약, 누군가 보고해주길 그저 앉아서 기다리고 있다면 적극적으로 업무의 진행을 파악하고 보고를 하도록 움직일 필요가 있다. 구성원들 입장에서는 다소 피곤할 수는 있지만 업무적으로 필요한 부분이라고 생각한다면 지극히 당연한 것이고 가볍게 여겨 소홀히 하거나 놓치면 안 된다. 관리책임의 위치에 있는 상급자의 중요한 역할 중 하나가 권한을 통해 지시하고 책임을 지며 업무를 관리하는 것임을 잊지 말자.
앞서 말했듯이 보고는 업무적 커뮤니케이션의 기본이며 커뮤니케이션은 일방적 의사전달이 아닌 상호 간의 소통이다. 자신이 듣고 싶은 말을 상대방이 해주길 바라면서 앉아만 있는 것은 굉장히 어리석은 짓이 아닌가? 상급자가 먼저 움직인다고 권위가 떨어진다는 생각은 말자. 솔선수범하는 상급자는 존경받는다.
하급자의 자세
1. 간추려 핵심을 짚어라
보고를 하면서 두서없는 말로 상급자를 갸우뚱하게 만드는 선을 넘어서 화를 돋우는 이들이 많다. 잘한 보고란, 군더더기 없이 깔끔한 한 두문장으로 상급자에게 일의 진행이나 그 결과를 이해시킬 수 있는 보고라는 것을 항상 기억해야 한다. 물론, 보고서도 마찬가지 모든 보고서의 머리에는 핵심 요약이 자리해야 한다. Work & Business에서 시간은 자원이요, 돈이다. 업무 시간에 장황스런 상황설명다 덧붙여 상대방을 이해시키고 설득시키길 기대한다면 오산이다.
보고자는 상급자 한 사람에게만 보고를 하지만 보고받는 이는 여러 사람에게 보고를 받아야 하는 입장임을 잊지 말자. 모든 직장인, 사업가를 막론하고 현대사회에서 핵심을 짚어 요약하는 것은 최고의 덕목이자 능력임을 잊지 말자.
2. 현황만 보고하지 마라
보고를 할 때에는 현재의 상황을 짚어주는 건 지극히 당연한 것이고, 상급자들은 앞으로의 진행이나 계획에 더 큰 관심을 가진다. 업무는 계속해서 발생하는 것이기에 너무나도 당연한 것이다.
일의 경과를 보고할 때는 앞으로 진행될 예정사항을, 갑작스러운 문제가 발생한 경우에는 문제를 해결할 구체적인 해결방안을, 완료된 프로젝트의 결과보고에서는 수정 및 향후 개선사항을 포함한 보고가 필요하다.
단순히 일어난 상황만 보고하는 것과 앞으로의 업무를 계속해서 체크하고 개선하고 해결하려는 의지가 보이는 보고는 천지차이임을 명심하자.
3. 보고는 바로바로
보고는 타이밍이 중요하다. 물론, 상황마다 그 시점을 달리한다고 말할 수 있지만 시간을 지체하면 지체할수록 더 문제를 크게 키우기 마련이다. 문제가 아직 크지 않을 때 바로바로 보고하여 피드백을 주고받는 것이 옳고 자그마한 변동사항도 즉시 보고해 유연하게 대처할 수 있도록 하는 것이 현명하다.
속담 중 ‘긁어 부스럼 만들지 말라’는말이 있다. 솔직히 말하자면 아주 틀린 말은 아니지만 매우 바람직하지 못한 습관이다. 문제가 발생했을 때에도 어물쩍 넘어가는 잔머리는 당신의 업무 능력 향상에는 도움되지 않는다. 더군다나 시간만 끌다 결국 터져버리면 더 이상 감당하지 못할 문제가 되어버리면 후회해도 늦으니까. 다만, 분초를 다투는 긴급상황에선 담당자의 판단 아래 선조치 후보고가 정답 일 수 있음을 명심하자.
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