회사 업무에 AI를 활용하는 방법
오퍼레이션에서 챗GPT를 이용하는 방법을 공유합니다.
생산성이 중요한 오퍼레이션은 AI 활용을 통한 레버리지가 크다
AI를 업무에 어떻게 활용하느냐는 이제 직장인이라면 누구나 갖고 있는 고민이 되었다. 업무에 AI를 적절하게 도입하기 위해 무엇보다 중요한 것은, 업무의 어떤 영역에 도입할 때 가장 효과적인지 잘 아는 것이다. 때로는 AI에게 시키는 게 부정확해서 오히려 더블체킹에 드는 시간이 늘어나거나, 단순 매뉴얼 업무의 일부분만 AI에게 시킬 때는 오히려 명령이나 세팅에 쓰는 시간이 더 오래 걸리기도 한다.
사무직 중에서도 여러 이해관계자들과의 소통이 잦고 효율적으로 일하는 게 무엇보다 중요한 오퍼레이션으로서 나도 AI를 업무에 활용하는 방법을 고민했었고 이제는 어느정도 업무에서 필요한 영역을 명확하게 파악해 활용하고 있다. 그중 몇 가지 use case를 공유하고자 한다.
1.챗gpt로 엑셀 데이터 병합 및 추출하기
챗gpt에서 엑셀 파일을 첨부하여 데이터를 병합하거나 편집할 수 있다. 특히 몇 만 개 가까이 되는 여러 파일의 데이터를 일일이 합쳐야 할 때는 정말이지 그것만큼 귀찮고 시간 아까운 게 없다.
꿀팁으로는, 전체 파일의 용량이 너무 커질 경우 업로드 오류가 발생하기도 하는데 이때 압축파일로 업로드하면 처리 가능하다. 다만, mass data 의 경우에는 gpt의 결과물에 에러가 발생할 수도 있다고 하니 도입을 신중하게 생각해볼 필요가 있다.
2.구글 apps script로 스프레드시트 작업 빠르게 끝내기
챗Gpt에게 데이터 병합 및 추출을 시키는 게 못 미더울 때 쓸 수 있는 방법이다. 사실 나는 mass data의 처리에 있어서는 챗gpt대신 google apps script를 선택하는 편이다.
apps script는 구글 워크스페이스 플랫폼에서 가벼운 애플리케이션을 개발하기 위한 스크립팅 플랫폼이다.코드를 많이 작성하지 않고도 Google Workspace를 통합하고 자동화하거나 확장할 수 있다! 즉, 회사에서 엑셀보다 스프레드시트를 이용할 때 더욱 유용한 툴이다.
apps script 예시 화면 c. 구글 디벨로퍼apps script를 구글 스프레드시트와 연동하여, 스크립트를 통해 데이터를 처리하거나 시트를 새로 만들거나 탭을 추가하는 등의 작업을 많이 한다. 여기서 AI의 역할은 바로 스크립트를 만드는 것이다. 챗gpt에게 명령과 조건을 디테일하게 작성하여 코드를 짜달라고 하면, 복잡한 스크립트의 경우 오류가 있기는 해도 보통 5번(^.^;) 정도 문답을 주고받으면 멀쩡하게 돌아가는 스크립트를 얻을 수 있다.
내가 직접 부딪히며 배운 google spreadsheet - apps script를 이용할 때의 주의사항
엑세스 하려는 시트에 owner 나 editor 이상의 권한을 가지고 있어야 한다.
시트에서 데이터를 읽어내는 작업을 시킬 때는 시트가 csv 파일로 업로드 되어야 한다.
보통 시트에 엑세스 할 때 sheet link가 아닌 sheet id 로 엑세스하는데, 이때 접근하려는 특정 탭 이름도 같이 입력받도록 gpt에게 명령해야 한다. 만일 gpt에게 스크립트를 요청할 때 "특정 시트id의 특정 탭"을 읽으라고 명령하지 않으면 gpt가 탭 name을 스킵하고 응답할 가능성이 매우 큰데, 그럴 경우 스크립트를 실행했을 때 아예 엑세스가 불가하다는 에러 메시지가 뜨게 된다.
Exception: Service Spreadsheets failed while accessing document with id xxxxx
Apps script 도입을 통해 내가 맡은 매뉴얼 업무에서 기존에 최대 1시간까지도 걸리던 업무를 5분으로 단축시켰으며, 여러 파일에 흩어진 데이터의 병합과 같은 단순 매뉴얼 업무를 수행하는 과정에서 발생 가능한 휴먼 에러를 없앨 수 있었다.
3. 회의 내용 미리 준비하기
회의 전에 구글 캘린더로 날아온 1-3 줄짜리 안건을 보고 누구나 내가 회의에서 논의하게 될 내용을 준비할 것이다. 이때 gpt를 이용한다.
인비에 담긴 회의 내용을 토대로 gpt에게 회의 때 논의하게 될 내용들을 묻고 답한다. 이를 통해 내가 보지 못했던 측면들이 있는지 가볍게 짚고 넘어갈 수 있다.
단, 이때 유의할 점은 챗gpt를 '임시 채팅' 모드로 열어서 시작해야 한다는 것이다. 챗gpt 임시 채팅 모드는 gpt와 나눈 대화를 학습에 활용하거나 저장하지 않는다.
임시 채팅은 기록에 표시되지 않으며 메모리를 사용하지 않으며 모델 교육에 사용되지 않는다.기본적으로 구글 크롬의 incognito 시크릿 모드와 유사하다고 생각하면 된다. 사내 보안 정책을 준수하기 위해 꼭 임시 모드로 켜길 바란다.(물론 그렇다 하더라도 매우 중요한 내용은 넣지 않는다, 회의 주제 정도는 괜찮을 거라고 생각한다)
여튼 gpt와의 대화 과정에서 내가 예상하지 못했던 우려와 컨선을 미리 생각해볼 수 있어 회의 준비에도 많은 도움이 된다.
이밖에 회사에서 외부로 내보내는 공지들을 작성할 때 GPTs를 활용하려 작업하고 있는데, 나중에 케이스가 더 쌓이게 되면 또 글을 쓰러 오겠다.
마무리
이렇게 파일 관리, 매뉴얼 데이터 업데이트, 보고서 초안 작성, 회의록 작성 같은 단순하거나 매뉴얼한 업무들이 gpt의 영역이 되면서 인턴이나 entry level 직원의 필요성은 점점 줄어들 것이다. 나 같은 신입사원은 그런 흐름이 두렵기도 하지만, 한편으로는 신입사원도 사람의 핸들링이 많이 요구되는 복잡한 일들에 집중하고 새로운 문제나 이슈들을 적극적으로 발굴할 수 있는 시간이 생긴다는 점은 긍정적이다. 결국은 AI를 업무 파트너로서 적재적소에 도입하여 사람은 더 중요한 문제에 집중할 수 있는 환경을 만드는 것이 모든 직장인의 궁극적인 목표일 것이므로!
참고
