올바른 회의의 요건
회의는 전사적 프로세스다
혁신적 회의법, 30분 회의란 무엇인가?
'30분 회의'가 무엇인지 알아보자. 이 제목만 보면 단순히 회의 시간을 30분으로 줄이자는 것인지, 아니면 다른 조건들이 있는지 궁금할 것이다.
미리 말하자면, 회의 시간을 30분으로 줄이는 것은 달성하고자 하는 목표 중 아주 작은 부분이다. 30분 회의 프로세스에는 회의 시간을 30분 이내로 줄이는 것 외에도 많은 중요한 요소들이 있다.
개인적 지식과 경험으로 하는 회의의 문제점
회사 업무는 반복적 업무를 제외하고는 모두 회의로 시작해서, 회의로 끝날 정도로 회의가 많다. 그럼에도 대부분의 회사들은 정형화된 회의 가이드나 회의록 양식 없이, 회의 진행을 개인에게 맡기고 있는 경우가 많다. 회의록은 주로 회의가 마무리된 후 개인이 작성하고, 그마저도 개인이 창의력을 발휘해서 작성해야 한다고 믿는 사람들이 많다.
그러나 회의 절차에 대한 표준이 없으면 좋은 의견이 나와도 제대로 정리 및 실행되기 어렵다. 담당자가 바뀔 때마다 진행되던 업무가 단절되거나 사장되는 경우가 많기 때문이다.
회의는 전사적 프로세스다
회의 프로세스 혁신은 직원들에 의한 상향식(Bottom-up) 노력으로 달성하기 어려운 전사적 프로세스다. 회의 의 운영은 모든 업무와 관련되기 때문에, CEO에서 시작해서 사원까지 전사적인 합의와 참여가 필요하다. 위로부터 아래로 향하는 하향식(Top-Down)으로 추진되어야 회의 프로세스를 바로 잡을 수 있다.
회의의 올바른 진행 방향
필자는 가장 효율적인 회의 시간, 가장 효율적인 회의 공지법, 가장 효율적인 회의록 작성법, 가장 효율적인 회의 결과 공유법 등에 대해 국내외 여러 조직의 회의법을 조사하고, 관련 서적을 탐독했다. 그렇게 수년간의 노력 끝에 마침내 올바른 회의가 갖추어야 할 원칙을 도출할 수 있었다. 올바른 회의의 요건을 나열하면 아래와 같다.
[올바른 회의의 요건]
* 회의는 짧게, 자주 해야 한다
* 관련자는 모두 모여야 한다
* 회의는 실행 위주여야 한다
* 회의 내용은 넓게 공유해야 한다
* 회의록은 무조건 작성해야 한다
* 회의록은 하나의 파일로 묶어야 한다
다양한 프로젝트에서 위의 원칙들을 적용해본 결과 매우 효과적이고 유효한 요건들이라는 것을 검증할 수 있었고, 미흡한 부분은 지속적으로 보완하여 정리해 나갔다. 이와 같은 과정들이 30분 회의의 기초가 되었다.
30분 회의의 정의
'30분 회의' 방법론은 필자가 현업에서 팀원 또는 부서장으로 다양한 업무에 적용하면서, 이후 컨설턴트로 다양한 프로젝트를 진행하면서 '어떻게 하면 회의를 정말 효율적으로 운영할 수 있을까?' 하는 오랜 고민을 통해 나온 결과다.
30분 회의는 겉으로 보기에는 간단하게 진행하는 일반적 회의와 유사하지만, 조금만 자세히 살펴보면 '회의록'을 중심축으로, '리더'가 회의에 관련된 모든 실행을 책임지고, 관장하도록 하는 명확한 업무 실행 규칙임을 알 수 있다.
30분 회의를 실행하면 회의 시간도 짧아지고, 준비도 많이 하지 않아도 되기 때문에 쉬울 것 같다고 말하는 사람들이 있다. 반은 맞고, 반은 틀린 말이다. 회의 시간이 짧아지고, 참여자들의 만족도가 높아지는 것은 물론이거니와 30분 회의를 운영하는 것만으로 정말 많은 업무들이 해결된다. 하지만 30분 회의를 제대로 실행하기 위해서는 업무에 대한 조직원들의 생각(Mindset)과 태도(Attitude)를 완전히 변화시켜야 한다.
짧은 시간 내에 시너지를 내고, 목표를 달성하기 위해서는 공지, 준비, 진행을 아주 계획적으로 해야 한다. 참여자들도 리더의 공지에 반응하여 철저하게 준비해서 회의에 참석해야 한다. 우선 그동안 제대로 기록 및 관리를 하지 않았던 회의로 관리와 할 일의 철저한 관리가 리더들에게 큰 부담으로 다가올 것이다.
하지만 '올바른 회의의 요건'들만 제대로 지킨다면, 회사의 중요한 업무들이 해결되고, 그 외에도 다양한 부수적인 효과를 얻게 될 것이다. 성공적인 30분 회의의 요건을 살펴보면 다음과 같다.
[30분 회의의 요건]
* 회의 시간은 30분으로 한정한다
* 시간이 많이 걸리는 큰 주제는 작게 나누어 진행한다
* 업무의 리더가 회의를 주관하고 책임진다
* 업무와 관련된 사람들은 최대한 많이 참석시킨다
* 할 일 목록의 수행 경과 점검으로 회의를 시작한다
* 참석자 전원에게 발언 기회를 부여한다
* 회의록은 참석자와 실시간으로 공유하면서 작성한다
* 회의록은 할 일 목록 위주로 작성한다
* 회의록에는 회의실에서 일어난 모든 일을 꾸미지 않고 기록한다
* 회의록은 업무별로 하나의 파일에 누적해서 작성한다
* 회의 후 즉시 회의록을 관련자들과 공유한다
* 주관자는 할 일에 대한 추적 관리를 책임진다
위에서 나열한 요건들이 만족되면 30분 회의가 수행되었다고 볼 수 있다. 심지어 위의 모든 요건들을 만족시키지 못하고 일부만 적용할 수 있어도 조직의 업무 효율성이 비약적으로 개선될 것이다.
30분 회의를 업무에 적용하면 회사에서 수행하는 통상적인 업무 소통뿐만 아니라, 지시 사항 관리, 직원 평가, 직원 교육 등에 매우 유용하게 활용될 수 있다.
그 외에도 회사에서 하는 업무들을 대략적으로 생각해보면 사무적인 업무의 상당 부분을 올바른 회의 방법에 의해 개선시키고 해결할 수 있다는 것을 알 수 있을 것이다. 다음 글에서 이와 같은 효과들에 대해 좀 더 상세히 알아보도록 하자.
To be continued~
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업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법
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꿈이 현실이 되도록 돕는
대한민국 꿈메신저 김상경 올림
(sangkyung.kim@gmail.com/010-7111-6749)
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