회의준비가 회의성공의 지름길
회의 준비에서 빠져서는 안 될 일들이 있다. 지난 글에서 이야기했던 것처럼 최소한의 준비로 최대한의 효과를 거두기 위해서는 회의 준비 시 꼭 챙겨야 할 것들이 무엇인지 구체적으로 인지하고 있어야 하고, 그것들을 어떻게 준비하는 것이 좋은 지에 대해서도 구체적인 기준과 방법을 알고 실천하면 금상첨화일 것이다.
회의공지는 필요할 경우 지체 없이 하고, 모든 관계자들이 모여서 이슈를 적시에 처리하는 것이 가장 좋다. 요즘처럼 변화의 속도가 빠르고 인터넷, IT, 모바일 기술이 급속히 발전하는 시대에는 새로운 현안과 이슈들이 수시로 발생한다. 그 이슈들은 즉시 또는 몇 시간 내에 처리하지 않으면 문제가 커지는 경우가 많다.
몇 시간 후의 이슈도 예측하기 어려운데 회의를 며칠 전에 미리 공지해야 한다는 규정은 대부분의 실무 현장에서는 적절하지 않다. 업무와 관련된 그 어떤 이슈도 며칠을 묵혀두었다가 처리해도 될 만큼 느슨하게 운영되는 조직은 없다.
물론, 사전 공지가 필요한 회의도 있다. 일주일 또는 한 달 주기로 열리는 정기회의는 미리 공지하는 편이 좋다. 정기회의는 시기를 고정적으로 정해놓고 실시하는 회사들도 많다. 이런 회의들은 당장 발등에 떨어진 현안을 다루기보다는 과거의 계획에 대한 실행 여부를 확인하고, 미래 계획을 함께 수립하는데 주안점을 두는 회의이기 때문이다.
예외적이지만, 큰 조직의 리더들이 모이는 대형 회의는 미리 협의를 한 후 최소한 몇 주 전에는 공지해야 한다. 스케줄 조절, 이동 및 의전 등까지 사전에 준비할 사항들이 많기 때문이다. 그러나 이 두 종류의 회의는 엄밀히 말하면 이슈를 해결하기 위한 회의가 아니다. 그러므로 만일, 회사의 관리 부서에서 "회의는 최소한 2일 전에 공지해야 한다."는 식의 탁상공론으로 만들어진 '사내 회의 가이드'를 하달한다면, 그 회사는 업무를 효과적이고 효율적으로 수행하고 있지 않은 것이다.
회의에 대한 다섯 번째 오해를 바로 잡는다. "회의는 필요 시점에 지체 없이 공지하고 시행해야 한다."
의사 결정을 제대로 하기 위해 많은 자료를, 충분히 활용하고 검토하는 것이 중요하다. 어떤 의사 결정을 내릴 때 그것을 뒷받침하는 자료가 많다는 것은 객관적으로 의사결정을 했다는 증거이기도 하고, 이후 실행에 있어서도 유리하다는 뜻이다. 그러나 대부분의 실무 책임자들은 많은 자료를 충분히 검토할 시간이 없다. 그래서 주어진 최소한의 시간 내에 필요한 핵심 자료 위주로 검토하고, 준비하는 것이 더 중요하다.
자료를 꾸미는데 시간 낭비는 금물 : 직장인들이 회의에 사용하는 시간은 전체 업무 시간의 20~60%에 달한다고 한다. 이렇게 많은 시간을 회의에 사용하는데 회의를 위한 자료 준비에도 많은 시간을 소모한다면 실제 업무를 할 시간은 부족할 수밖에 없다.
단지 윗사람들에게 잘 보이기 위해 불필요한 자료까지 준비하고, 과하게 꾸미는 일은 없어야 하지만 실제 현장에서는 자주 발생하는 현상이다. 리더나 중역들은 직원들이 자료를 꾸미는데 시간을 낭비하지 않도록 평상시에 정확히 가이드해야 한다.
회의에 대한 여섯 번째 오해를 바로 잡는다. "회의는 핵심 자료 위주로 준비한다."
주제 없이 모이는 회의는 없다. 하지만 참석자들이 주제가 무엇인지도 모르고 참석하는 경우가 많다. 주된 이유는 주관자가 주제를 서면으로 명확하게 공지하지 않아서이다. 참석자들이 준비되어 있지 않으면 회의가 시작된 이후에 주제와 안건을 설명한 후 진행해야 하므로, 불필요하게 시간이 많이 소모된다. 또 참석자들이 사전에 준비한 것이 없어 효과적인 의견교환이 일어나기 어렵다.
리더 본인이 회의를 공지하지 않고, 누군가에게 불명확하게 지시한 경우에 이와 같은 문제점이 발생하기 쉽다. 그래서 회의의 주최자는 반드시 의사 결정권자인 리더가 되어야 하고, 리더가 회의의 공지자 및 주관자가 되어야 하는 것이다. 만일 불가피하게 아랫사람에게 회의 진행을 일임할 수밖에 없는 경우에는 회의의 주제를 명확히 전달하고, 주관자의 권한을 철저히 위임해야 한다. 그래야 회의 진행과 결과 정리에 있어 혼선을 방지할 수 있다.
회의에 대한 일곱 번째 오해를 바로 잡는다. "회의의 주제는 분명하게 명시해야 한다."
이제까지 우리가 평소에 흔히 듣게 되는 회의에 대한 대표적인 생각들을 일곱 가지 뽑아서, 왜 이것들이 잘못된 오해인지 조목조목 알아보았다.
사람들이 회의에 대하여 잘못 생각하는 이유는 회의의 목적을 신중하게 생각하지 않고, 당장 눈앞에 보이는 단편적인 어려움에만 집착하기 때문이다. 회의의 본질을 이해한다면 회의에 대한 잘못된 편견 및 오해에 휘둘리지 않고 정확한 방향성을 가지고 효과적으로 회의를 진행할 수 있을 것이다.
To be continued~
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