모든 일은 사전준비와 사후관리가 성패를 좌우한다
혼자서는 큰 일과 큰 프로젝트를 처리할 수 없다. 여러 사람이 함께하는 시너지에 의해 혼자서는 할 수 없는 큰 일, 큰 프로젝트를 하기 위해 만들어진 것이 조직이다. 회의는 바로 '여러 사람이 시너지를 만들기 위해' 가장 필요한 업무다. 그럼에도 회의에 대한 오해가 많다. 오해를 제대로 인식해야 올바른 개선 방향을 찾을 수 있다.
준비를 많이 할수록 회의가 잘 진행될 수 있다. 그러나, 더 중요한 것은 누구나, 쉽게, 빨리 준비해서 의도했던 목적을 달성하는데 초점을 맞춰야 한다.
최소한의 준비로 목적 달성 : 다른 업무를 희생하지 않고, 최소한의 준비로 목적을 달성하는 회의가 가장 잘 된 회의다. 적은 노력만으로도 목적 달성이 가능한데 너무 많은 시간과 노력을 소모해서 결과를 도출했다면 성공적인 회의라고 말할 수 없다.
막연하게 무엇이든 많이 준비해야 한다는 인식은 불필요한 부담과 비효율을 부추기고, 그 결과 매우 급하고 중요한 일이 생겨도 회의를 소집하고 진행하는 것을 주저하게 만드는 장벽으로 작용하게 된다. 이와 같은 일은 회사의 분위기에 의해 많이 좌우되며, 회사의 역량과도 관련이 많다. 필요한 시점에, 누구든지, 목적에 맞게, 무담 없이 공지하고, 쉽게 진행할 수 있는 분위기가 조성되어야 한다.
참석자들에게 준비사항 배분 : 주관자는 회의를 소집하고, 진행하는 사람이다. 회의 준비도 주관자의 책임이다. 주관자는 최소한의 준비와 노력으로 회의를 효과적, 효율적으로 운영할 수 있는 방법을 알고 있어야 한다. 그 방법 중 하나가 참석자들에게 준비사항을 효과적으로 배분하는 것이다.
회의에서 논의할 사항을 세분화해 참석자들에게 적절하게 배분해주면 준비 시간 대비 매우 큰 효과를 얻을 수 있다. 단, 준비사항 배분 시 거부 반응을 보이는 직원도 있을 수 있기 때문에 주의해야 한다.
회의에 대한 세 번째 오해를 바로 잡는다.
회의록을 쓰는 목적은 크게 2가지다. 첫 째는, 업무의 기록과 근거를 남기는 것이다. 둘 째는, 회의에서 결정된 사항을 추적 관리하는 것이다.
누가, 언제 모여서, 어떤 주제로 회의를 했고, 누가 어떤 의견을 제시했으며, 제시된 방안들을 누가, 어떻게, 언제까지 처리하기로 했는지가 기록되면 그 내용 자체가 업무의 기록이자 근거가 된다. 회사의 업무를 수행하는 관점에서 중요한 점은 추적관리라고 할 수 있다. 이슈와 문제를 해결하기 위해 모이는 것이 회의이기 때문이다.
회의 책임자는 문제 해결의 방향을 정하고, 그에 맞는 할 일 목록을 도출해 내며, 실행까지 완료되도록 해야 한다. 추적관리란 할 일 목록이 실행되도록 끝까지 관리하는 것을 말한다.
할 일(To-Do)의 실행이 완료되어야 의미가 있다 : 실무자 입장에서 할 일이 정해지지 않는 회의는 무의미하다. 회의를 마쳤는데, "왜 회의를 했는지 모르겠다.", "회의 결과가 없다."라는 생각이 드는 이유는 회의의 결론이라고 할 수 있는 할 일을 도출하지 않았기 때문이다. 하지만 할 일이 도출되었다고 하더라도 그 일이 완료될 때까지 누군가 추적 관리를 하지 않으면 할 일을 도출하는 의미가 사라진다.
할 일 목록의 내용들이 제대로 실행되게 하려면 리더는 각 할 일 담당자가 진행하는 상황을 지속적으로 모니터링하고, 실행되는 내용을 회의록에 업데이트해야 한다. 업데이트된 회의록은 모든 관련자들에게 공유함으로써 진행 상황을 모두 함께 인지하고 있도록 해야 한다.
회의록은 공유되어야 잘 실행된다 : 회의록은 관련된 모든 직원들에게 공유되어야 한다. 회의에서 논의된 내용은 모두 객관화시키고, 공론화시켜야 한다. 많은 사람들이 같은 내용을 보게 되면 업무가 더 효과적으로 처리될 수 있다. 때문에 회의록을 넓게 공유할수록 업무 진행 효율이 높아지고, 할 일 목록도 보다 원활하게 관리된다.
회의에 대한 네 번째 오해를 바로 잡는다.
To be continued~
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