회의는 누구나 하는 업무다. 가장 오래, 가장 많이 하는 업무이기도 하다. 그래서 사람들은 자신이 회의에 대해 잘 안다고 생각한다. 그런데 운영은 왜 그리 잘 안 되는지, 회의에 대한 사람들의 생각이 왜 그리 부정적인지 물으면 "이상과 현실의 차이다."라거나, "진행하는 사람에 따라 다르지 않겠냐?"는 등 애매한 대답을 한다. 안다고 생각하지만 실제로는 명확하게 모르고 있고, 실제 적용 방법에 대해서는 더더욱 모른다는 이야기다.
골프를 10년 이상 쳤지만 점수가 잘 안 나와서 걱정하는 사람에게 잘못된 포인트를 지적하고, 올바른 방법을 설명해 주면 대부분 대답이 이렇다. "누가 이론을 모르나요. 몸이 안 따라 주는 거죠."
이 스토리에 대해 전문가 의견을 들어보면 몸이 안 따른다는 말은 정말 맞는데, 사실은 이론도 잘 모르면서 오래 해왔기 때문에 다 알고 있다고 '착각'하는 것이란다. 10년, 20년 회사를 다니면서 수없이 많은 회의를 해 오다 보니 나 자신도 이와 같은 착각 속에 빠져있는 것은 아닌지 되짚어 봐야 할 일이다.
저자가 오랜 고민 속에서 발견한 사실은, 수십 년 이상 회사 생활을 해 온 사람들도 대부분 회의에 대해 명확한 개념과 절차를 자기고 있지 않다는 것이다.
세간에는 회의에 대해 회자되는 여러 가지 말들이 있다. 그중 많은 사람들이 동의하고, 진실인 것처럼 이야기하지만 사실은 잘못된 7가지 내용을 살펴보고, 왜 이것이 잘못된 생각인지 살펴보도록 하자.
1. 회의는 안 할수록 좋다?
직장인들이 다음과 같이 말하는 것을 종종 듣게 된다.
"회의를 많이 한다는 것은 조직에 문제가 많다는 것을 의미한다. 그러므로 우리는 회의를 적게 하는 즉, 문제가 적은 조직이 되어야 한다.
이는 마치 "병원에 자주 가는 사람은 건강이 좋지 않다. 그러므로 나는 병원에 자주 가는 것을 줄여서 건강해지겠다."라고 말하는 것과 같다. 이것은 소크라테스의 연역법을 엉터리로 적용해서 본인의 논리를 합리화시킨 예라고 할 수 있다.
개인보다 조직이 강한 이유는 여러 사람이 모여서 협업을 통해 시너지 효과를 만들어 내기 때문이다. 10명의 뛰어난 개인이 평범하지만 똘똘 뭉친 3명의 조직을 이기기 어렵다는 것을 우리는 경험을 통해 잘 알고 있다. 조직은 회의를 통해 협업을 실행하고, 이 협업에 의해 시너지를 만들어 낸다. 그럼에도 회의를 하지 말자고 하는 것은, 조직의 존재 이유인 시너지 발휘를 포기하자는 말과 같다.
조직에서는 회의를 매개로 협업을 한다. 회의 자리에서 의견을 나누다 보면 여러 가지 부가 이익도 따라온다. 여러 사람의 의견을 듣다가 자신이 기존에 가지고 있던 생각이 저절로 정리되는 경험을 누구가 가지고 있을 것이다. 또 여러 사람의 의견을 모으고, 정리하다 보면 예상보다 좋은 결론과 방향이 만들어지기도 한다. 즉, 회의는 자주 하되, 전제 조건을 잊지 말자. '짧게' 자주 해야 한다는 것이다.
회의에 대한 첫 번째 오해를 바로 잡자. "회의는 자주 해야 한다."
2. 회의에는 꼭 필요한 핵심 관련자만 참석해야 한다?
회의에 대한 두 번째 오해는 정말 많은 사람들이 진실이라고 여기는 것이다. 하지만 이것이야말로 가장 잘못된 생각이다. 꼭 핵심 관련자만 회의에 참석하라는 말은, 회의를 정해진 시간 내에 끝내지 않고, 불필요할 만큼 길게 하기 때문에 나온 이야기다. 회의를 짧고 간결하게 진행할 수 있다면, 가급적 많은 사람이 회의에 참석해서 의견과 노하우를 공유하는 것이 좋다.
산술적으로 계산할 때는 참여자 숫자를 줄이면 일시적으로 인건비가 절감되는 것처럼 보일 수 있지만, 본 회의 이후에 벌어질 일들을 따져보면 오히려 그 반대라는 사실을 알 수 있다. 하나하나 살펴보도록 하자.
회의 참석자를 최소화시키면 이후에 훨씬 더 많은 낭비를 불러온다 ; 의미 없이 시간만 축내는 회의라면 참석자를 최소화하는 것이 비용을 줄이는 지름길이라고 말할 수 있다. 하지만, 간결하게 진행되는 회의라면 해당 이슈 또는 문제와 관련된 사람들이 많이 참석할수록 성과를 내는 데 유리하다. 만약 회의에 소수만 참석하고, 회의에서 논의된 내용들을 회의에 참석한 사람들이 다른 사람들에게 전달하면 어떨까? 결과적으로 더 많은 시간과 노력을 소모하게 된다. 전달을 위한 회의를 추가로 소집해야 하기 때문이다. 뿐만 아니라, 회의에서 논의되었던 내용을 전달하는 과정에서 내용의 왜곡도 발생하게 된다.
소외된 관련자는 업무 의욕을 잃게 된다 ; 회의에 참석했던 소수의 인원 중 한 사람이 당신에게 와서, "회의에서 이런 사항들이 결정이 되었으니 당신은 이 일을 언제까지 수행하세요."라고 이야기한다면 당신의 기분은 어떨까? "실무자인 나의 의견이나 동의도 구하지 않고 마음대로 결정하다니, 이걸 해야 하나?"라고 반발심이 생길 것이다. 회의에 직접 참여해서 의견을 개진할 기회도 얻지 못한 채 어떤 업무를 전달받아 실행해야 하는 사람이 의욕과 추진력을 잃게 되는 것은 당연하다.
조직의 집단 지성을 끌어낸다 ; 집단 지성을 활용하는 지혜가 필요하다. 소수의 사람들이 모여서 편협한 생각과 아이디어를 모으는 것보다는 다양한 생각과 지식을 가진 많은 사람들이 모여서 생각과 아이디어를 나누고 수렴하면 좋은 결론을 도출시킬 수 있다. 때문에 회의에는 가급적이면 관련된 직원 모두를 참여시켜 의견을 수렴해야 한다.
회의에 대한 두 번째 오해를 바로 잡는다. "회의에는 관련된 많은 사람이 참여해야 한다."
To be continued~
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