회의를 잘하면 업무의 50% 해결
잘 기록된 회의록은 만명통치약(?)
"30분회의를 제대로 실행하면 주요 업무의 50% 이상을 해결할 수 있다."
도대체 어떤 근거로 이처럼 자신 있게 말할 수 있을까?
이 주장이 논리적으로 맞는지 검증해보기 위해서는 다음과 같은 순서로 따져보면 된다. 우선 회사의 대표적 업무들을 찾아낸 다음 그것들을 30분회의로 해결할 수 있는지 확인해 보는 것이다.
이를 위해 여기에서는 회사의 대표적인 업무 세 가지에 대해 30분회의에 의해 어떻게 수행하고, 해결하는지 알아보도록 하자.
회사의 대표적인 업무
회사에서 일반적으로 하는 업무는 크게 3가지로 구분할 수 있다.
첫째, 직원들에게 주어지는 업무(직무에 따라 주어지는 기본업무와, 상황에 따라 주어지는 수명업무)를 관리하고 진행하는 일이다.
둘째, 상사로부터 업무 수행에 대한 지시를 받거나 아랫사람들에게 지시하는 일, 일의 진행을 보고하고, 동료들과 소통하는 일이다.
셋째, 직원을 채용하고, 교육시키고, 평가하는 등 인사와 관련된 일이다.
인사 관련 업무는 주로 인사부에서 담당하지만, 최근에 들어서는 현업 부서에 많은 업무를 위임하는 추세다.
많은 대기업에서도 신입직원 또는 경력직원을 채용할 때 해당 부서장에게 면접 인터뷰 및 교육을 위임하는 추세다. 직원에 대한 평가 역시 부서장의 판단이 가장 중요한 평가 기준이 된다.
1. 업무수행 및 진행관리
회사에서는 다양한 업무 또는 프로젝트를 진행한다. 그런데 각종 업무에 대해 일목요연하게 정리된 자료 또는 문서가 있는지 따져보면 대부분 가지고 있지 않다는 것을 알 수 있다.
누군가 당신에게 담당하는 업무의 진행상황을 시간대별로 확인할 수 있도록 정리된 자료를 요구한다면 어떨 것 같은가? 아마도 난관에 빠질 것이다.
통상적인 일일 보고나 주간 보고, 개인적으로 관리하는 일정표 등 어느 것 하나 제대로 갖추어진 경우가 많지 않다.
30분회의에서는 업무 수행 내역이 하나도 빠짐없이 회의록에 기록되도록 하고 있다.
업무별로 회의를 진행할 때 의사 교환 내용, 업무 수행 내용 등을 회의록에 기록하는 것은 기본 중에서도 기본적인 회의 프로세스다.
아울러, 회의록 관리에 있어 주의할 것 중 하나는 업무별로 하나의 회의록 파일에 회의록을 누적 관리해야 한다는 것이다. 그래야 연속적인 이슈에 대해 추적이 가능하고, 업무 진행 스토리도 쉽게 파악할 수 있기 때문이다.
이처럼 회의록만 철저히 기록, 보관해도 이 자체로 업무 진행 상황을 담고 있는 유일무이한 기록이자, 이슈를 효과적으로 추적 관리할 수 있는 최적의 도구가 된다.
2. 지시, 보고, 협의 등 소통 업무
30분회의는 지시, 보고, 협의 등 소통 관련 업무를 가장 효과적으로 실행하는 도구이자 틀이다.
모든 업무 지시는 회의를 통해 이루어지고, 업무 내용과 수행 결과는 회의록의 할 일 목록(To do List)을 통해 관리되기 때문이다.
많은 조직이 지시 사항을 관리하는 체계를 제대로 갖추고 있지 않아 상사들 조차 자신이 지시한 내용을 기억하지 못하는 경우가 많다.
지시를 받은 사람도 마찬가지다. 불명확한 지시로 많은 고민을 하고, 지시받은 업무를 수행한 이후에도 어디에 결과를 관리하고, 보고하고, 공유해야 할지 모르는 경우가 많다.
30분회의에서는 지시 사항과 수행 내용의 관리를 회의록으로 일원화시키므로, 결정 사항 및 실행 내역을 쉽게 공유하고 관리할 수 있다.
업무를 담당한 사람과 할 일, 완료 기한 등을 회의록에 정확하게 기록하고, 이후에 할 일의 수행 경과 및 결과도 회의록에 기록한다.
두 사람 이상이 모이는 업무 미팅은 모두 회의다. 모든 업무 회의에 30분회의를 적용하면 지시, 보고, 협의 등의 소통 관련 업무들이 오해 없이 효율적으로 진행될 것이다.
3. 채용, 교육, 평가 등 인사 업무
많은 조직들이 인사 평가의 공정성과 객관성 확보를 위해 투자와 노력을 경주하고 있다. 직원들이 평가가 불합리하고, 불공정하다고 느끼면 회사를 효율적으로 운영하기 어렵기 때문이다.
그래서 각 기업 인사팀에서는 평가를 위해 객관적인 근거와 자료를 수집하는데 많은 자원을 투입하고 있다.
직원의 업무 평가 : 일부 대기업에서는 직원 평가를 위해 각 지원의 공과를 일 년에 수십 개 이상 수집해서 시스템이 입력하도록 하고 있다.
수하에 직원이 많은 팀장들은 이와 같은 자료를 모으고, 입력하기 위해 업무 시간 중 상당 부분을 할애해야 하기 때문에 어려움을 호소하는 경우가 많다. 30분회의를 잘 활용하며 이러한 부분을 상당 부분 해소할 수 있다.
회의록에 직원들에게 부여한 할 일과, 그것을 수행한 결과의 내용을 기록하고, 회의에서 일어난 모든 의사소통 내용(발언, 의견, 아이디어 등)을 제안자의 이름과 함께 기록하기 때문이다.
회의록만 읽어봐도 해당 직원이 제안한 내용 및 수행한 업무를 모두 알아볼 수 있기 때문에 팀의 리더들이 직원들의 일거수일투족을 관찰하고 평가하는데 투입되는 엄청난 시간과 자원을 절감할 수 있다.
또 회의록은 작성할 때부터 이미 업무와 관련된 사람들에게 공유된 문서임으로 객관성 측면에서도 인사 평가에 매우 합당한 문서라 할 수 있다.
신입/경력 직원 교육 : 새로운 직원이 조직에 합류하면 인사팀에서는 회사의 전반적인 사항을 교육하고, 현업 부서에서는 직무 교육을 담당하는 것이 일반적이다.
그런데 현업 부서는 교육을 위한 전문 부서가 아닐뿐더러 당면한 일에 쫓기다 보니 직원 교육에 대한 준비가 잘 안되어 있는 경우가 많다.
그래서 교육생을 현장에 투입해서 업무를 하면서 숙달되도록 가르치는 OJT(On the Jop Training) 방식을 택하는 경우가 많다.
30분회의는 업무를 더 빨리, 더 체계적으로 배우게 하는데 유용한 도구라 할 수 있다.
조직에 새로 합류한 직원에게 업무별로 정리된 회의록을 읽고 숙지하게 하면, 약간의 설명만으로도 팀에서 맡고 있는 업무를 인지시킬 수 있기 때문이다.
특히 정리가 잘 된 회의록은 수개월 째 진행하고 있는 프로젝트 내용을 단 몇 시간 만에 파악할 수 있게 해 주기 때문이다.
지금까지 회사의 대표적인 업무 3가지에 30분회의를 적용했을 때 이들 업무가 어떻게 해결되는지 간략하게 설명하였다.
이를 통해 30분회의 회의절차와 회의록이 제대로 진행되고 기록된다면 회사의 대표적인 업무들이 50% 이상 해결될 수 있다는 사실을 개략적으로 이해할 수 있었을 것이다.
이상에서 간략하게 소개한 내용을 이후 글에서는 더욱 구체적으로 설명할 것이다. 이를 통해 30분회의의 효과성을 점점 확실하게 느낄 수 있을 것이다.
To be continued~
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꿈이 현실이 되도록 돕는
대한민국 꿈메신저 김상경 올림
(sangkyung.kim@gmail.com/010-7111-6749)
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