30분회의에 의한 프로젝트 성공사례
회의가 바뀌면 회사가 바뀐다
J가 '30분회의' 프로세스를 활용하여 A프로젝트를 성공적으로 마친 후 얼마 되지 않아 난관에 봉착해 있는 또 다른 대형 프로젝트(이하 'B프로젝트'라 칭함)의 구원투수로 리더를 맡게 되었다. B프로젝트를 인수 받았을 때는 계획보다 2개월 늦어진 상태였지만 '30분회의' 프로세스를 접목함으로써 4개월 내에 모든 것을 정상화시킬 수 있었다. 그것이 어떻게 가능했는지 살펴보자.
프로젝트를 인수받았을 당시 B프로젝트의 가장 큰 문제점은 프로젝트 진행에 대한 전체적인 가시성이 없다는 것이었다. 각 모듈별로 개발 중인 내용들이 관리되지 않았고, 문서로 남아 있는 내용도 거의 없었다. 그러다 보니 제3자는 진행 상황을 거의 파악할 수 없는 상태였다. 수많은 이슈가 발생하고 있었지만 겉으로 드러나지 않고 숨어 있었다.
대형 프로젝트이다 보니 수십 명의 개발자와 컨설턴트들이 협업을 하고 있었는데 모듈마다 각자 독립적인 영역을 만들고, 공유는 하지 않고 자신들의 일만 하고 있을 뿐이었던 것이다.
1. 관련련 모든 사람들을 회의에 참석시킨다
처음에 진행한 것은 기존의 회의방식을 파괴하는 것이었다. 프로젝트에 조금이라도 관련이 있는 사람은 모두 회의에 참석하는 것을 원칙으로 만들었다. 막내 개발자들까지 모두 한자리에 모이도록 한 것이다.
그러자 팀원들은, 각자의 업무를 할 시간도 모자라서 밤샘까지 하고 있는 사람들을 꼭 필요하지도 않은 회의에 모이라 한다며 불만의 목소리를 냈다.
하지만 한 달 정도 지나면서부터 잘 안 되던 일이 하나씩 풀리며 새로운 회의 방식의 효과가 나타나기 시작했다. 어떤 이슈가 생기면 담당자가 곧바로, 명확하게 정해지고, 정시에 해결되는 모습이 나타나기 시작했다.
일이 잘되기 시작한 원인을 살펴보니, 그 바탕에는 아래와 같은 이유가 있었다.
● 다른 영역 간에도 서로의 현황을 제대로 알기 시작했다.
● 모르던 현황을 서로 알게 되면서 돕거나, 협업을 하기 시작했다.
● 팀원 간 견제가 가능하여 자정 능력이 생겼다.
● 책임영역이 명확해지면서 모호한 업무 영역이 없어졌다.
구성원들이 모두 참여하는 회의를 통해 프로젝트의 진행 현황과 발생 이슈들을 객관적으로 공유하기 시작했더니 프로젝트 전체 현황이 파악되기 시작했다. 그동안 숨어 있던 문제들도 모두 표면화되어 처리할 수 있었으며, 심지어 누가, 어떤 문제점을 숨기고 있었는지도 명확히 드러나게 되었다.
그러자, 개발 부문에서는 스스로 이슈를 부각시켜 처리하는 자정능력이 생기기 시작했다. 프로젝트 수행 결과가 좋아진 것은 두말할 나위도 없었다.
3. 이슈를 회의록에서 관리하고 해결한다
B프로젝트는 연간 100억 원이 넘는 대형 IT 프로젝트를 구성하는 3개의 서브프로젝트 중 하나였다. B프로젝트에 '30분회의' 프로세스를 도입한 지 약 3개월이 지나자 가장 문제가 많았던 B프로젝트는 안정화되기 시작했다. 하지만 다른 두 개의 서브프로젝트에서는 여전히 문제가 발생하고 있었다.
3개의 서브프로젝트를 합치면 전체적으로 초대형 프로젝트가 되다 보니 전사적인 관심을 받고 있었고, 프로젝트의 성공 여부는 여러 사람의 운명이 걸린 문제이기도 했다.
그러던 어느 날, 담당 중역이 프로젝트 진행에 문제가 많다는 사실을 감지하게 되었고, 프로젝트의 모든 이슈를 한군데에 모아 보고하라는 긴급 지시가 내려왔다.
● 모든 이슈는 회의록에서 관리한다
'30분회의'를 통해 프로젝트를 진행할 때는 이슈 목록을 따로 관리하지 않고 회의록의 할 일 목록에서 함께 관리한다. 때문에 이슈를 별도로 모아 보고하라는 지시를 받았을 때는 어떻게 처리해야 할 지 무척 난감했다. 그런데 의외로 모든 것이 아주 간단하게 해결되었다.
'30분회의' 회의록 양식은 파워포인트 템플릿을 활용한다. 그간 작성해 두었던 '30분회의' 회의록에서 할 일 목록 부분만 발췌하여 엑셀 파일로 모으니 수백 개 이슈들의 내용, 진행 과정, 담당자, 기한, 완료 일 등이 아주 쉽게 정리되었다.
수백 개의 이슈가 있었지만 대부분 해결되었다는 것이 한눈에 들어왔고, 더이상 문제가 되는 이슈가 없다는 사실도 명확하게 보였다.
그 후부터는 J가 담당한 모듈의 이슈 관리에 대해서는 걱정하거나 결과를 요구하는 사람이 없었다. 왜냐하면, 항상 모든 관련자들과 공유하는 회의록에서 모든 이슈를 처리하였고, 그 과정 역시 명확하게 드러내었기 때문이다. 또한 이와 같이 관리되는 '30분회의'로 진행하는 프로젝트나 업무에서는 놓치고 넘어가는 이슈가 거의 발생하지 않았다.
● 이슈는 배경과 함께 관리한다
만약 업무가 진행되는 현황과 이슈를 따로 떼서 관리하고 있었다면 어떻게 되었을까? 이것이 일반적인 업무 관리 프로세스인데, 이런 상황은 생각만 해도 끔찍하다. 우선 수많은 이슈의 개수에 질려버렸을 것이고, 두 번째로는 이슈를 해결하기 위해 원인과 내용을 분석하느라 수많은 자료를 뒤지고, 관련된 사람들을 찾아 헤맸을 것이기 때문이다.
업무의 배경이나 근거 없이 이슈만 따로 모아 관리하는 것은 잘못된 프로세스다. 이슈는 항상 발생 지점에서, 상황에 맞게 해결되어야 하기 때문이다. '30분회의'에서는 모든 이슈를 회의록에 의해 관리하기 때문에 문제가 발생한 배경뿐만 아니라, 그 이슈를 발의하고, 참께 해결한 사람까지 명확하게 보인다. 이렇게 해당 이슈와 관련된 사항이 모두 드러나면, 문제는 자연스럽게 해결되기 마련이다.
J는 두 번에 걸친 대형 프로젝트의 성공으로 '30분회의'가 지향하는 핵심 요건들이 얼마나 유용한지 확인할 수 있었다. 뿐만 아니라, 이 프로세스를 통해 업무 수행 시 엄청난 성과를 낼 수 있다는 것까지 경험하게 되었다.
To be continued~
(도움되셨다면 다른 분들에게도 공유 부탁드립니다^^)
업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법
'30분 회의'에 그 노하우와 시스템이 있습니다.
꿈이 현실이 되도록 돕는
대한민국 꿈메신저 김상경 올림
(sangkyung.kim@gmail.com/010-7111-6749)
https://brunch.co.kr/@dreammentor/12
