30분회의는 어떻게 진행되는가? - 1. 사전준비

30분회의 성공의 시작점

Nov 3. 2020

회의를 공지하기 위해서는 사전 준비가 필요하다. 사전 준비는 '30분회의'를 공지하기 전에 회의 주관자가 해야 할 일을 말한다. 주제 선정에서부터 장소 섭외까지 사전에 신경 써야 할 일들이 많다.

30분회의 사전 준비 항목

● 회의 주제 정하기

회의를 공지할 때는 회의 주제 및 진행 목적 등을 명확하게 결정해서 참석자들에게 알려주어야 한다. 참석자들에게 회의의 주제가 잘 전달되어야만 참석자 중 준비가 필요한 사람이 본인이 해야 할 사전 준비를 제대로 할 수 있다.

- 하나의 회의에서 다룰 주제는 3개 이내로 한정

30분이라는 짧은 시간에 회의를 완료하기 위해서는 주제를 최대 3개 이내로 한정하는 것이 좋다. 각 주제의 크기도 최대 10분 이내에 논의될 수 있도록 세분화해야 한다. 장시간 논의해야 할 큰 주제가 있다거나, 주제의 개수가 너무 많다면 작은 크기의 그룹으로 나누어서 회의를 따로 진행하는 것이 바람직하다. 한 번의 회의에서는 하나의 업무에 대해서만 주제를 선정하고, 한꺼번에 많은 주제를 다루려는 욕심을 버려야 한다.

회의의 주제가 모호한 공지를 받으면 참석자들이 사전에 무엇을, 어떻게 준비할지 알 수 없기 때문에 준비 시간도 낭비되고, 회의가 시작된 이후에도 준비 부족으로 인한 회의 시간 낭비의 원인이 될 수 있다.

● 회의 참석자 정하기

회의 주제에 조금이라도 관련된 사람은 모두 회의에 참석시키는 것이 좋다. 물론 관련된 사람이 너무 많다면 참석자의 수를 상식선에서 조절할 필요는 있지만 말이다.

- 중복 회의 방지

소수의 핵심 인원만이 회의에 참석해서 의사 결정을 하면, 회의에서 결정된 내용들을 전달하기 위해 회의 이후에 또 다른 회의를 소집하게 되므로 결과적으로는 더 많은 사람들의 시간을 낭비하게 된다. 그러므로 해당 업무와 관련된 사람들은 가급적 모두 참석해서 회의를 하는 것이 이러한 회의 중복에 따른 시간과 자원의 낭비를 방지할 수 있다.

- 정보 전달의 왜곡 방지

어떤 정보든 전달 단계가 많아지면 내용이 바뀌고, 유실되는 것을 피할 수 없다. 회의 결과도 마찬가지다. 이러한 정보 전달의 왜곡을 방지하기 위해서도 회의 주제와 관련된 사람들은 모두 회의에 참석하는 것이 좋다.

회의에 참석해서 의사 결정에 참여하고, 기여한 사람은 업무에 적극적이지만, 다른 사람으로부터 회의 내용을 전달받아 업무를 진행해야 하는 사람은 소극적이 된다. 자연스러운 현상이지만, 직원들은 동료를 통해 업무를 전달받는 것보다 자신의 의견을 피력하며 의사결정에 참여하고, 의사 결정자인 리더에게 자신이 직접 지시받는 것을 더 좋아한다.

- 많이 모일수록 시너지가 배가된다

더욱 중요한 것은 시너지 효과다. 이 글을 읽고 있는 독자 중에서도 회의 시간에 본인이 직접적으로 연관되지 않은 업무 분야에 대해 아이디어를 낸 경험을 가진 분들이 많이 계실 것이다. 하물며 조금이라도 관련된 분야라면 당연히 회의에 참여해서 의견을 나누고, 시너지를 창출하는데 기여해야 한다. 다수의 인원의 의견을 나누는 과정에서 만들어내는 시너지야말로 조직 활동의 꽃이라고 할 수 있기 때문이다.

- 리더는 회의에 반드시 참석해야 한다

회의 참석자 선정에서 특히 주의할 사항이 있다. 해당 업무의 리더 또는 의사 결정권자가 반드시 회의에 참석해야 한다는 것이다. 만일 의사 결정권자가 회의에 참석하지 못하면, 그 회의는 취소하고 다음으로 미루는 것이 좋다. 결정권이 없는 사람들끼리 협의해서 도출한 결과를 리더에게 보고하고, 선택되길 기다린 적이 있을 것이다.

검토 과정 및 배경을 파악하지 못한 상태에서 최종 결정만 하는 것은 매우 잘못된 의사 결정 방식이다. 최적의 결과가 나오지 않을뿐더러, 여러 사람의 귀중한 노력을 낭비하게 되기 때문이다. 리더 본인이 참여하지도 못하고, 연기할 수도 없는 상황이라면 다른 사람에게 의사 결정 권한을 위임한 후 그가 회의를 진행하고, 회의에서 대신 의사 결정을 할 수 있도록 해야 한다.

● 회의 장소 정하기

회의 장소 때문에 고생한 기억을 가진 사람들이 많을 것이다. 지점은 강남에 있는데 강북에 있는 본사에서 열리는 회의에 참석해야만 한다면, 왕복 이동하느라 반나절의 시간은 도로 위에서 사라질 가능성이 높다. 심지어 전국으로 퍼져있는 회사에서 회의를 한 번 소집하면 그 회의 참석자들은 다른 일정을 모두 포기해야 한다.

이와 같은 시간 낭비를 최소화하기 위해 화상 회의 시스템 등을 도입하는 회사들이 늘어나고 있다. 그러나 대면 회의를 완전히 대체하기에는 역부족이라는 것이 중론이다.

- 장소는 가까워야 한다

회의 장소는 가급적이면 참석자들이 쉽게 올 수 있는 곳으로 정하는 것이 바람직하다. 장소가 멀면 불필요한 시간이 소모되고, 이에 따른 조직 전체의 손실은 생각보다 훨씬 크기 때문이다.

어떤 회사들은 회의에 드는 비용을 산정해서 보여줌으로써(인건비 X 시간 = 회의비용) 직원들에게 경각심을 일으키기도 하는데, 같은 방식으로 왕복 이동에 소모되는 시간을 비용으로 계산해보면 회의실 대여료보다 훨씬 많이 든다는 것을 알 수 있다.

- 회의실의 기본 설비 조건

회의실을 취향에 맞는 곳으로 자유롭게 선택하여 사용할 수 있는 회사는 극소수에 불과하다. 그러나 평소에 어떤 형태의 회의실이 이상적인지를 미리 생각해 둔다면, 회의 준비 시 장소를 선택하는데 큰 도움이 될 것이다. 만일 회의실을 직접 꾸밀 기회가 있다면 아래 정리한 '회의실의 기본 설비 조건'을 참조하면 좋을 것이다.

회의실의 기본 설비 조건

위에 나열한 조건 이외에도 환기, 냉난방, 좌석의 편의성, 전원, 출입구 위치 등 기본적으로 생각해봐야 할 부분이 많이 있지만, '30분회의'를 제대로 수행하기 위해서는 위 요소들이 필수다.

짧은 시간에 집중력 있는 회의를 하려면 회의실 조명을 조절할 수 있는 기능이 필수다. 조명을 조절할 수 없다면 프로젝트를 제대로 사용하기 어렵고, 그리되면 참석자들이 회의에 온전히 집중하지 못하는 경우가 많다.

프로젝트 두 대가 필요한 이유는, 회의를 진행할 때 회의록을 실시간으로 공유하면서 작성하기 위한 것이다. 자료를 보여주는 화면과, 회의록을 작성하는 화면을 실시간으로 함께 공유하면서 회의를 진행하면 집중도 높고, 효과적인 회의를 진행할 수 있다.

● 회의 시간 정하기

회의 시간은 리더가 참석 가능한 시간을 기준으로, 가급적 많은 관련자들이 참석할 수 있는 시간으로 정한다. 급한 이슈가 발생했다면 리더와 협의 후 곧바로 관련자들을 소집한다.

일부 회사에서는 집중 근무 시간을 운영하고 있는데 그런 경우에는 그 시간을 피해서 회의 시간을 정해야 한다. 다. 식곤증이 오는 점심 식사 직후와 하루 일과를 정리해야 하는 퇴근 시간 직전은 집중도가 떨어지기 때문에 피하는 것이 좋다.

일부로 회의 시간을 퇴근 시간 직전으로 맞추는 회사도 있다. 이유를 물어보면, 직원들이 퇴근 전에 일 처리를 끝내고 싶어 하므로 회의가 늘어지지 않고 빠르게 진행되기 때문이라고 한다. 하지만 이 경우는 단지 회의를 '빠르게' 진행하려는 의도에서 회의의 목적을 놓치고 있는 것이다.

회의를 빨리 하려고 퇴근 시간 전에 회의를 할 것이 아니라, 회의를 어느 시간 대에 하건 회의 시간을 정해놓았으면 그 시간 내에 마치는 것을 절대적인 원칙으로 여겨야 한다. 그래야 회의를 싫어하는 직원들의 기분과 분위기에까지 악영향을 미치는 불상사가 사라질 것이다.

회의의 시작 시간을 지키는 것보다 더 중요한 것은 회의를 마치는 시간을 지키는 것이다. 직원들이 회의를 싫어하는 가장 큰 이유 중 하나는 주관자가 회의 종료 시간을 지키지 않기 때문이다. 회의 종료 시간이 늦어지면 그 시간 이후의 일정은 모두 망가지고, 다른 업무를 수행하거나 계획을 잡는 데 큰 지장을 초래한다. 때문에 회의를 주재하는 리더는 어떤 이유를 막론하고 회의 종료 시간을 지켜야 한다.