30분회의는 어떻게 진행되는가? - 2. 공지하기

공지도 회의의 한 과정이다

Nov 4. 2020

주제와 참석자, 회의 시간 및 장소 등이 결정되었으면 다음 순서는 회의 참석자들에게 공지를 하는 것이다. 공지는 참석자들이 그 회의에 대해 처음으로 알게 되는 순간이기 때문에 성공적인 회의를 위한 첫 단추라고 할 수 있다. 회의 공지에 필수적으로 들어가야 할 내용은 다음과 같다.

회의 공지 필수 항목

내용은 비교적 단순하지만 공지 사항을 어떻게 쓰고, 어떻게 배포하느냐에 따라 회의의 성패가 좌우될 정도로 공지는 매우 중요한 단계다. 그 이유를 살펴보자.

● 회의 주제를 미리 알려줘야 준비할 수 있다

주제는 알려주지도 않은 채 언제, 어디로 모이라는 공지를 받아 본 적이 있을 것이다. 그런 일이 있으면 참석할지 말지 고민하게 되는 순간이다. 심지어는 공지를 무시하게 되는 경우도 있다.

참석자들이 아무런 준비 없이 회의에 참석하게 되면, 회의 시간에 별도로 시간을 내서 주제를 설명해야 하기 때문에 결과적으로 30분 내에 결론을 내기 어렵다.

뿐만 아니라 참석자들이 사전에 아무런 준비도, 생각도 없이 회의에 참석하기 때문에 충실한 의견이 나오기도 어렵다. 사전 준비 및 생각을 해서 들어오는 경우와 비교했을 때 의견을 도출하는데 시간도 많이 걸릴뿐더러, 충실한 의견이 나오기도 어렵다.

주제에 대한 공지가 없는 것은 좋은 회의, 짧은 회의를 방해하는 주범 중 하나다. 그러므로 회의 주관자는 참석자들에게 회의 주제를 명확히 공지해서 그들이 사전에 회의를 준비하고, 회의 주제애 대해 미리 생각해본 후 회의에 참석하도록 하는 것이 매우 중요하다.

● 회의 장소 및 시간 공지

회의 장소는 참석자를 기준으로 친절하게 설명해 주어야 한다. 회의실을 찾아 헤매다 본의 아니게 회의 시간에 늦은 경험을 해 본 사람이 많을 것이다. '당연히 알겠지!'라는 짧은 생각이 참석자들을 곤란하게 만드는 경우가 많다.

회의 시간은 30분을 원칙으로 언제 시작하고, 언제 끝나는지 정확하게 명시해 주어야 한다. 예외적으로 꼭 30분 이상을 해야 할 경우라면 시간을 반드시 명시해서 참석자들의 혼란을 막아주어야 한다. 물론 시간 변경은 매우 예외적인 경우에만 허용해야 한다. 예외적인 경우는 주로 외부 조직과 하는 회의에서 발생할 가능성이 높다.

다시 한번 강조하면, 회의 시간을 공지할 때 회의의 시작 시간이나 길이보다 더 중요한 것은 회의를 마치는 시간이다. 회의를 마치는 시간을 명확히 공지해줘야 참석자들이 다른 일정을 잡는데 문제가 없기 때문이다.

● 회의 참석 대상 선정 및 공지

조직의 시너지를 높이기 위해서는 참석 대상의 범위를 넓히는 것이 좋다. 수차례 언급했듯이 회의는 많은 사람의 지식과 경험을 끌어내 시너지를 창출하는 장이기 때문이다.

참석 대상을 공지할 때는 이름을 구체적으로 명시해야 한다. 'A 주제와 관련된 직원'처럼 모호하게 공지하면 참석률이 저조할 수밖에 없고, 참석하더라도 아무런 준비도, 생각도 없이 참석할 확률이 높다.

참석자의 직속상관에게 부하 직원이 회의에 참석할 예정이라는 것을 알리는 것도 매우 중요하다. 회의 공지에서 자주 간과되고 있는 일이다. 직원에게 업무 지시를 하는 권한은 그 사람의 직속상관에게 있기 때문에 회의 참석 요청을 할 때도 반드시 그의 직속상관에게 알려주어야 한다. 회의 공지를 이메일로 할 때는 CC(Carbon Copy) 기능을 이용하면 된다.

필수 참석과 권장 참석에 대한 표시도 반드시 해 주는 것이 좋다. 본인이 공지하는 회의에 관련된 모든 사람들이 참석하기를 바라겠지만 현실적으로는 항상 선택을 해야 한다. 그러므로 조직 전체의 이익을 위해 참석 대상자가 참석 여부를 객관적으로 판단할 수 있는 기준을 제시해주는 것이 좋다.

회의 문화가 제대로 정착되지 않은 조직에서는 권장 참석 통보를 받은 사람이 회의에 참석하는 경우가 많지 않겠지만, 회의 문화가 제대로 정착되면 스스로 참석하는 비율이 높아지게 된다.

● 회의 진행 안건(Agenda) 공지

진행 안건은 참석자들이 회의에 필요한 준비 및 생각을 미리 해오도록 하는데 매우 중요한 사안이다. 안건을 보면 회의에서 어떤 일이 논의될지 또는 본인이 어떤 기여를 할 수 있을지 파악할 수 있기 때문이다.

세부 내용이 차후에 변경될 가능성이 있는 경우라도 예정안을 적어주는 것이 좋다. 나중에 진행 내용이 바뀌더라도 불만을 제기하는 경우가 거의 없지만, 처음부터 안건을 써주지 않으면 불만을 제기하는 경우도 많고, 참여율도 낮아지기 때문이다.

● 참석자별 사전 준비 안내

사전 준비 사항이 있으면 참석자들에게 상세히 알려주는 것이 좋다. 30분이라는 짧은 시간에 효과적인 회의가 가능한 이유는 참석자들이 각자 할 수 있는 일을 미리 해오도록 하기 때문이다.

개인적으로 할 수 있는 자료 준비, 아이디어에 대한 생각, 그리고 이슈에 대한 잠정안 마련까지 참석자들이 미리 생각한 후 회의에 참석하도록 하면 그 회의는 일사천리로 진행될 수 있다. 물론 도출된 의견의 충실도도 훨씬 좋고 말이다.

사전 준비 사항을 공지할 때 한 가지 주의할 사항이 있다. 참석자들에게 회의 준비를 시킬 때는 동일한 일을 여러 사람에게 동시에 부여해서는 안 된다는 것이다. 두 명이나 그 이상의 사람들에게 동일한 일을 동시에 요청하는 것은 사실 아무에게도 요청하지 않은 것과 비슷한 결과를 가져오게 된다.

사전 준비를 제대로 시키려면 준비가 필요한 사람들에게 각자 준비할 사항을 개별로 알려주어야 한다.

● 준비 사항 배분 시 주의 사항

참석자들에게 준비 사항을 잘 배분하는 능력은 큰 일을 쉽게 진행하는 유능한 리더들에게서 공통적으로 찾아볼 수 있는 능력이다. 참석자들에게 사전에 준비할 사항을 제대로 할당하면 참여도를 높이는 효과를 가져오고, 회의를 통한 조직의 시너지를 극대화할 수 있기 때문이다.

만일 다른 사람들에게 부담을 주기 싫어 리더 혼자 자료를 준비하고, 이슈를 미리 분석하고, 해결안까지 생각한다면 그 회의가 잘 될 수 없을뿐더러 안건을 바르게 해결하는데도 부정적인 영향을 끼치게 된다.

참석자들은 일을 주지 않은 것에 감사하는 것이 아니라, '이미 결정된 사안을 확인 또는 동의를 구하기 위해 들러리로 불렀나?'라는 반응을 보일 것이고, 이렇게 참여자들이 미리 준비되지 않은 채 진행되는 회의에서는 창의적인 결정이 도출되기도 힘들다.

뿐만 아니라, 들러리로 참석한 느낌을 받은 직원들은 회의에서 도출된 업무를 적극적으로 처리할 확률도 매우 낮아지게 된다. 결과적으로 여러 사람이 모여 많은 시간과 자원을 투입한 회의를 통해 얻은 해결 방안이나 추진 업무들이 유야무야 됨으로써 그 많은 시간과 자원을 낭비하는 결과를 초래할 수도 있는 것이다.