30분회의는 어떻게 진행되는가? - 4. 할일목록 도출
할 일이 구체적으로 도출되지 않는 회의는 실패다
회의에서 가장 중요한 일은 할 일 목록을 도출하는 것이다. 그 이유는, 의사 결정에 의해 도출된 결론을 구체적인 행동으로 연결하는 부분이기 때문이다. 실행이 따르지 않으면 회의 전과 회의 후에 아무런 변화가 없기 때문에 회의에 참석한 모든 사람들의 시간과 자원과 고민이 아무런 가치 없이 낭비된 꼴이 된다.
회의 중반이 넘어가면 이슈 해결을 위한 의견이 대부분 취합 정리되고, 해결의 방향인 의사 결정이 만들어진다. 의사 결정을 마친 뒤에는 실행을 위한 구체적인 업무 내용 결정, 담당자 선정, 그리고 완료 기한을 바로 설정해야 한다. 이 단계가 할 일 목록 도출 단계다.
● 할 일의 결정
할 일 결정은 회의의 핵심 사항이다. 할 일은 구체적으로 실행이 가능한 형태로 표현되어야 실행력과 영향력이 극대화 된다.
예를 들어 '언제까지 매출 목표 얼마를 달성한다'라는 식으로 의지가 들어간 형태의 할 일 정의는 지양해야 한다. 할 일의 내용에 의지를 가지고 해야 하는 요소가 들어가면 담당자 입장에서는 구체적으로 무엇을 해야 할지 다시 정의해야 하므로 즉각적인 실행이 어렵다.
대신 '가망 고객 몇 명과 만난다'라는 식의 구체적 행동을 나타내는 형태로 정의하면 실제 행동과 바로 연결된다.
● 할 일의 실행 담당자 결정
할 일의 담당자를 정할 때는 참석자들의 의견을 객관적으로 물어봐서 결정해야 한다. 의견이 자발적으로 나오지 않는다면, 몇 명을 선정해서 누가 수행하면 좋을지 의견을 묻고, 통상 2~3명을 정한 다음, 그중 한 명으로 결정하면 된다.
자원해서 하겠다는 사람이 있더라도 무조건 그 사람으로 선택해서는 안 된다. 반드시 다수를 놓고 참석자들의 의견을 통해 선정하는 것이 좋다. 자원한 사람이 의지가 높은 가능성은 많지만, 적임자라는 보장은 없기 때문이다.
업무 담당자로 선정된 사람은 선정되는 순간부터 그 업무를 책임져야 하므로 수행할 업무에 불확실한 점이 있어서는 안 된다. 만일 이해되지 않는 부분이 있거나 당장 실행에 옮기기에 불확실한 점이 있다면 회의 시간 내에 의견을 개진해서 명확하게 만들어야 한다.
완료 기간이나 함께 일할 담당자 등도 회의 시간 내에 협의해서 확정지어야 한다. 회의록이 배포되는 순간부터 회의록에 기록된 '할일'은 담당한 사람의 공식적인 업무가 되므로 신중을 기해야 한다.
● 완료 기한의 결정
할 일을 언제까지 완료하는가도 명확히 해야 한다. 완료 기한이 정해져 있지 않으면 실행력이 생기지 않는다. 완료 일은 프로젝트의 진행 현황과 해당 업무 담당자의 일정 등을 고려해서 결정해야 한다.
완료 기한을 정하는데 있어 가장 유의할 점은, 담당자의 의견을 충분히 반영해야 한다는 것과, 동의를 받아 확정해야 한다는 것이다. 담당자가 동의하지 않는 일정으로 몰아붙이듯이 결정하는 것은 금물이다.
만약 할 일의 담당자가 완료 기한 연장 등을 요청하면 사안의 시급성 등을 고려하여 적극적으로 검토해서, 가급적이면 요청을 반영하는 자세를 취하는 것이 바람직하다.
● 추가 자원 요청 처리법
할 일을 수행하기 위해서는 어느 정도의 기간뿐 아니라 인적, 물적 지원이 필요할 수도 있다. 일반적으로 초기에는 업무 수행에 필요한 자원을 완벽하게 예측하는 것이 불가능하므로 수행할 사람의 의견을 많이 반영하는 것이 바람직하다. 주어진 업무를 수행하기 위해 필요한 것들은 가급적 사전에 최대한 요청하도록 유도하는 것이 좋다.
만일 나중에 담당자로부터 추가 요구 사항이 나왔다고 할지라도 리더는 그 내용도 적극적으로 수용할 자세를 취하는 것이 좋다. 그래야 각 업무 담당자들이 추후 변동 사항에 대한 부담을 크게 느끼지 않고, 업무를 적극적으로 수행할 수 있기 때문이다.
To be continued~
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