30분회의는 어떻게 진행되는가? - 5. 추적관리
성공적 회의의 완결은 추적관리에 의한 업무의 완성이다
의사 결정이 되었고, 할 일 목록에 대한 담당자도 결정되었으면 실제로 업무가 진행되는 현황을 관리할 차례다. 결정된 할 일의 추적 관리는 회의록을 배포하는 시점부터 시작되어야 한다.
회의록을 배포할 때 어떤 일을, 누가, 언제까지 하기로 결정되었다는 사실이 모든 사람들에게 동시에 알려지기 때문이다.
● 할 일의 작성
회의록이 최초에 작성되어 배포될 때는 할 일 목록에 업무 내용, 담당자, 완료 기한이 명시되고, 완료 여부 난은 빨간색 N으로 채워진다. (표1에서 2번, 3번 행 참조) '빨간색 N'을 사용하는 이유는 아직 완료되지 않았다는 사실이 눈에 잘 띄도록 하기 위해서다.
할 일의 완료된 이후에는 파란색 화살표(→)와 텍스트로 수행 내역을 요약해서 기재하고, 완료 여부 난에 빨간색 N으로 표시되었던 완료 여부 표시를 파란색 Y로 바꾼다. 그러면 업무가 마무리되었다는 사실을 한눈에 알아볼 수 있다. (표1의 1번행 참조)
[표1. 회의록에서 할 일 목록 작성 예]
● 눈으로 보는 경영기법
이처럼 회의록 템플릿에 눈에 잘 띄는 색을 이용하는 것은 해야 할 일을 절대 놓치지 않도록 하기 위해서다. 이것을 '눈으로 보는 경영기법'이라고도 하는데, 실제로 사용해보면 대단히 효과적이라는 사실을 금방 느낄 수 있다.
업무 리더는 파일 하나에 회의록을 누적해서 가지고 있을 것이다. 리더는 회의록을 주기적으로 점검해야 한다. 이전 내용부터 점검하면서 빨간색 N이 있는 할 일 목록을 확인하고, 기한이 지났는데도 실행되지 않은 것이 발견되면 그 업무 담당자에게 연락해서 진행 현황을 챙겨야 한다. 이것이 바로 '추적 관리'다.
'30분회의'가 활성화되어 있는 상태라면 리더가 이슈를 발견하기 전에 지연된 할 일의 담당자가 먼저 연락을 해서 일이 기간 내에 완료되지 않은 이유를 설명하고, 업무 수행에 필요한 변경 사항을 설명하고, 추가사항을 요청할 것이다.
● 업무의 마무리
할 일이 완성될 때마다 해당 업무의 담당자는 리더에게 해당 항목의 완료 여부와 완료 내용을 알려주고, 리더는 그 내용으로 회의록을 업데이트해서 회의에 참석한 사람들에게 공지함으로써 알려주어야 한다.
만약 할 일의 내용이 여러 개인 경우에는 기다렸다가 몇 개씩 묶어서 공지함으로써 관련자들을 이메일의 홍수에서 벗어날 수 있도록 배려해주는 것이 좋을 것이다.
할 일의 추적 관리를 하는 주체는 그 업무의 리더다. 프로젝트나 업무가 잘 되지 않는 것은 그 업무의 리더가 진행 업무를 추적 관리하는 것을 소홀히 했기 때문이다. 업무의 실제적인 진행은 담당자들이 하지만, 업무 수행에 대한 관리는 리더가 책임져야 한다.
리더에게 중요한 것은 할 일의 진행이 아니고 진행 상황을 모니터링하고, 관리하고, 지원하는 것이다. 할 일을 수행하는 것은 그 업무를 맡은 담당자의 몫이다.
그렇게 해서 할 일 목록이 수행되고 완료되는 시점까지 관리했다면 비로소 그 회의가 성공했다고 평가할 수 있는 것이다.
To be continued~
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