30분회의는 어떻게 진행되는가? - 6. 시뮬레이션
업무 이슈 회의 시뮬레이션
이제까지 '30분회의' 개요 및 부분적인 운영 방법에 대해 설명했다. 현재 직장에서 리더 또는 중간 관리자로서 직접 회의를 주재하는 입장에 있는 사람들은 앞에서 설명한 '30분회의'를 실제 현장에서는 어떻게 진행하는가에 관심이 갈 것이다. 그래서 이번에는 우리가 가장 많이 하고 있는 이슈 회의를 예로 들어 실제 현장에서 '30분회의'를 어떻게 진행하는지 설명해 보고자 한다.
● 이슈 회의는 회의의 기본이다
이슈 회의는 업무 진행 시 문제 및 이슈를 해결하기 위해 모이는 일반적인 회의를 말한다. 다른 회의와 마찬가지로 앞에서 언급한 '30분회의'의 모든 요소가 공통적으로 적용된다.
회의록을 어떻게 관리하는지 기억나는가? 하나의 업무에는 하나의 회의록 파일(PC파일)을 만들어서 관리해야 한다. 그렇게 해야 업무의 연속성을 가질 수 있고, 이슈 추적 관리가 제대로 될 수 있다는 것을 기억하기 바란다.
● 이슈 회의의 준비
해결해야 할 주제나 이슈를 팀원 누군가 감지하고, 리더에게 보고하는 것으로 회의가 시작된다. 이에 리더가 회의를 통해 해결하겠다는 판단을 하면 본격적인 회의 준비가 시작된다.
회의 주제를 명확히 하고, 참석자를 정하고, 회의 장소 및 시간을 정한 후에 공지하는 것으로 공식적인 회의가 시작된다. 이슈 회의는 이슈가 생겼을 때 적시에 해결하기 위해 바로 공지해서 진행하는 회의다.
공지를 받은 사람은 회의 참석 여부를 통보해줘야 한다. 사정이 있어 회의에 참석하지 못할 경우에는 주관자에게 불참 의사 및 사유를 알리고, 참석할 경우에는 공지 시에 안내 받은 내용에 대해 준비를 해야 한다.
● 회의록의 사전 준비
앞에서 언급했듯이 30분 내에 회의를 마치기 위해 주관자는 미리 작성 가능한 부분은 회의록에 미리 채워 놓고 회의를 시작해야 한다.
만일 회의 시간 내에 토의해서 결정할 안건이 있다면 공지에 함께 적어 참석자들이 미리 준비한 후 회의에 참석할 수 있도록 해야 한다. 회의를 시작한 후에 참석자들이 관련 자됴를 검토하기 시작한다면 30분 내에 회의를 끝내는 것은 불가능하기 때문이다.
● 참석자 점검
회의를 시작한 후 가장 먼저 할 일은 참석자를 점검하는 것이다. 참석자를 확인하고, 불참자가 있으면 미리 적어놓았던 참석자 리스트에서 지우는 식으로 회의록 작성 시간을 단축한다.
회의에는 가급적 연관된 많은 사람들이 참석하는 것이 효과적이지만, 참석하지 말아야 할 사람이 있는지도 점검해봐야 한다. 회의는 누구나 앉아 관람할 수 있는 자리가 아니라, 적극적으로 의견을 개진하고, 결과 도출 및 사후 업무에 능동적으로 참여할 사람만 참석해야 된다는 기준을 설정해 두면 좋을 것이다.
부정적이거나 비협조적인 사람이 회의에 참석하게 되면 전체적으로 나쁜 분위기가 전파될 수 있으니 가급적 배제하는 것이 좋다.
● 할 일 목록 점검
참석자 점검이 끝난 다음에 할 일은 이전의 회의에서 도출되었던 할 일 목록의 진행 상황을 점검하는 것이다. 할 일에는 담당자와 완료 기한이 명시되어 있으므로, 완료 기한이 지난 항목들은 수행 결과를 요약한 내용이 회의록에 기록되어 있어야 한다.
시간상 완료 여부를 적시에 통보 받지 못했다면 회의 시간에라도 어떻게 진행되었는지 간략히 이야기를 듣고, 그 내용을 회의록에 채워놓으면 된다. 아직 완료 기한이 남은 할 일 목록은 진행 경과만 점검하고 간단히 넘어간다.
회의록 작성 요령에서 이미 설명한대로 진행 결과는 파란색 화살표 오른쪽에 파란색 글씨로 내용을 요약해서 적는다. 할 일이 처음 만들어졌을 때에는 완료 여부에 빨간색 N을 써 넣고, 완료가 되면 파란색 Y로 바꾸어서 실행이 왼료되었음을 한 눈에 알아볼 수 있도록 한다.
● 회의 주제 확인
회의 주제는 공지할 때 이미 명확히 알려줬을 것이다. 그러나 회의 참석자의 편의를 위해 회의를 시작할 때 다시 한번 주제를 풀어 설명해 준다.
● 의견 취합 및 결론 도출
참석한 사람들로부터 의견을 취합하고, 결론을 도출하는 것이 본격적인 회의 진행이라고 할 수 있다. 참석한 모든 사람들이 발언 기회를 가질 수 있도록 최소한 한번 정도는 의도적으로 의견을 물어봐 주는 것이 좋다. 단, 참석자의 발언 시간은 한 번에 1분으로 제한한다.
발언 시간 제한을 두지 않으면 30분에 회의를 마무리 하기 어렵기 때문이다. 1분이라는 시간은 긴 토론을 하기에는 턱없이 부족한 시간이지만 생각이 정리되어 있다면, 의사 표현을 하기에 충분한 시간이다.
참석자들의 의견은 그대로 회의록의 드래프트 란에 기록하고, 프로젝터로 모든 참석자와 내용을 공유하면서 진행한다. 의견이 충분히 개진되면 주관자는 다수가 지지하는 결론 또는 적절하다고 판단되는 결론으로 수렴하고, 동의를 구한 다음 결정하면 된다.
● 할 일의 작성
다음 단계는 새로운 할 일을 정리하고, 내용을 참석자들과 함께 확인하는 단계다. 도출된 결론을 누가, 언제까지, 어떻게 할 것인가 의견을 물어 결정하고, 회의록에 기록하면 할 일이 완성된다. 주의해야 할 것은, 할 일은 실행 가능한 모습으로 정리되어야 한다는 것이다.
할 일의 내용을 조정하고, 기한을 결정할 때는 해당 할 일을 담당할 사람의 의견을 최대한 반영해야 한다. 할 일이 확정되면 그 일을 담당할 사람의 공식적인 업무가 되므로 신중을 기해서 작성해야 한다. 선정된 담당자의 동의를 받고 진행하는 것이 필수다.
● 30분 시간의 준수
위의 모든 과정이 대략적으로 완료된 후에 주관자가 필요한 공지를 하는 것으로 회의를 마무리 한다. 이 마지막 과정은 회의를 시작한 이후 약 25분 정도가 경과한 후에 진행하면 적절하다.
만약 회의 시간에 추가로 협의할 이슈가 발생한다면 우선은 현재 회의를 마무리하고, 새로운 회의를 재개하는 것이 좋다.
● 끝나는 시간 엄수
어떤 경우라도 위의 모든 과정이 30분을 넘겨서는 안 된다. 30분 내에 확실히 마치는 것은 참석자들이 이후 일정을 안정되게 계획하고, 업무를 본인 계획대로 수행하는 데 절대적으로 필요한 요소이기 때문이다.
아래에 이슈 회의를 진행하는 순서와 개략적인 소요 시간을 정리해 보았다. 제시된 시간은 참고치일 뿐이므로 실제 운영은 주관자가 조절하면서 진행하면 된다.
위의 모든 내용을 30분 내에 완료해야 하므로 회의 중에는 1분도 낭비 없이 집중해서 진행해야 한다. 30분 내에 회의를 완료하려면 회의의 주관자와 참석자들이 모두 함께 회의 주제에 몰입해야 한다.
주관자는 다음 회의를 시작하기 전에 일정 시간을 투자해서 앞 선 회의에서 도출되었던 할 일 목록 중 기한 내에 완료되지 않은 항목이 있는지 점검해야 한다.
To be continued~
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