'30분회의'의 핵심 '회의록', 왜 써야 할까?
회의록 작성의 두가지 핵심목적(효과)
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업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법
'30분 회의'에 그 노하우와 시스템이 있습니다.
꿈이 현실이 되도록 돕는
대한민국 꿈메신저 김상경 올림
(sangkyung.kim@gmail.com/010-7111-6749)
회의록을 쓰지 않는 회사들은 '이제까지 회의록 없이도 잘 해왔는데 새삼스럽게 왠 추가 문서 작업?'이라고 반문할 수도 있을 것이다. 하지만 이번 기회에 회의록이 뭔지, 왜 작성해야 하는지, 그동안 왜 불필요한 것처럼 느껴졌는지 신중하게 따져보았으면 한다. 사실 회의록 만큼 직원 개개인 뿐만 아니라, 전사적 생산성 향상에 큰 영향을 미치는 자료도 없기 때문이다.
● 회의록은 상점의 매출/매입 장부와 같다
사람들에게 상점에서 매출과 매입 장부를 쓰는 것이 필요한가 아닌가 물어본다면, 상점이 크던 작던 대부분 장부는 반드시 필요하다고 대답할 것이다. 매입 매출 관리가 안 되면 자금 회전을 알 수 없고, 재고가 얼마나 남았는지도 알 수 없으니 정상적 운영이 불가능하기 때문이다.
상점의 매입 매출 장부에 해당하는 것이 회의에 있어 회의록이다. 매출 매입 장부가 상점 경영의 기반이 되듯, 회의록은 업무 수행에 있어 자원의 투입과 결과를 상세히 나타내는 자료가 된다.
● 회의록을 쓰지 않는 이유
회의록을 쓰지 않는 이유 중 하나는 회의록 작성의 중요성을 모르고, 활용하는 방법을 모르기 때문이다.
회의록을 쓰는 일은 업무를 배워야 하는 신입사원에게나 시켜야 하는 작고 하찮은 업무로 생각하는 사람이 많다. 실제 많은 회사들이 신입사원에게 회의록 작성을 시킨다.
회의록을 쓰는 것이 부담되는 또 다른 이유는, 시간을 따로 내서 정리하고, 공지하다 보면 그 일이 추가로 생기는 업무로 생각되기 때문이다. 회의 시간에 스스로 메모하고 정리하지 않는 사람에게는 회의가 끝난 후 누군가 대신 정리해서 공유해주는 회의록은 그야말로 단비 같은 것이다. 보고서 등에 회의 내용을 활용할 때가 많기 때문이다.
하지만, 회의가 끝난 후 기억을 되살려, 자기 업무 시간을 할애해서 회의록을 작성하는 사람 입장에서는 정말 추가 업무로 느껴질 수 밖에 없다. 게다가, 회의록을 개인 판단에 의해 정리해서 섣불리 공지했다가는 여러 사람에게 평가 받고, 비난 받을 위험까지 있으니 특별한 지시가 있지 않는 한 회의록을 작성할 리가 없는 것이다.
● 각자 작성하는 회의록의 문제점
개인이 임으로 작성해서 배포하는 회의록에는 문제점이 많다. 먼저 내용의 객관성을 확보하기 어렵다. 개인적인 기억과 판단에 의해 혼자 작성하는 문서이기 때문이다.
둘째, 업무의 리더가 직접 관리하고 배포하지 않는 한 그 회의록은 공신적인 문서가 되기도 어렵고, 사후 관리도 거의 되지 않는다.
셋째, 개인기에 의존하는 회의록은 작성자에 따라 제각각 다른 형태로 작성되기 때문에 일관성을 확보하기 어렵다.
넷째, 하나의 업무를 완결하기 위해서는 회의가 여러 번 진행되는데, 이전 회의와 연결해서 회의록을 작성하는 경우도 찾아보기 힘들다.
● 회의록 작성의 두가지 목적
회의록을 작성하는 목적은 크게 두 가지로 생각해볼 수 있다. 하나는 회의라는 업무에서 일어난 모든 일을 기록해서 근거를 남기는 것이고, 다른 하나는 회의에서 결정된 내용을 명확하게 적시해서 그것의 실행을 추적 관리하는 것이다.
● 회의에서 결정된 내용을 추적 관리하는 도구
탁상공론하는 회의에서는 참석자들이 여러 의견을 목청껏 외치다가도 실행은 누가 할지 물으면 바로 조용해진다. 책임자를 명확히 선정하지 않고, 실행을 구체적으로 결정하지 않는 소극적인 사람들이 모여서 하는 회의는 좋은 결과를 기대하기 어렵다. 회의를 마친 후의 행동이 수반되지 않는 회의는 무의미하기 때문이다.
회의록이 회사 업무에 결정적으로 도움이 되는 것은 회의록의 목적 중 두 번째인 '회의에서 결정된 내용의 실행을 추적 관리'하는 기능이다.
회의는 결과가 있어야 한다고 이야기하는데 결과가 있는 회의란, 참석자들이 각자 어떤 일을, 언제까지 완료할지 명확히 알고 회의실 밖으로 나가, 실제 실행해서 완료까지 관리되는 회의다.
즉, 회의록은 회의에서 결정된 할 일을 정확하게 명시하는 곳임과 동시에, 그 일이 진행되는 경과를 추적 관리하는 도구다.
● 회의록은 업무 내용의 기록
현재 당신 회사에서는 업무 진행 경과를 어떻게 기록하고 있는지 떠올려 보자. 만약 일지를 쓰고, 주간 업무도 정리하고, 공유까지 하고 있다면 당신이 속한 조직은 상위에 드는 부지런한 조직이다.
'업무의 기록'이라는 측면에서만 봐도 회의록은 큰 의미를 가지고 있다. 회의에서 일어난 일을 제대로 기록하여 공유한다면, 회의에 참석하지 않은 사람도 회의에 참석한 것에 버금가는 수준으로 업무 배경과 내용을 파악할 수 있다. 또한 회의록만 봐도 어떤 결정이 나오게 된 과정을 객관적으로 파악할 수 있다.
● 회의록은 이슈를 대비한 근거 자료
잘 정리된 회의록을 보면 사람들이 어떤 식으로 업무에 참여했는지 뿐만 아니라, 업무의 진행 상황, 심지어 회의의 분위기까지 추정해볼 수 있다.
또한 상세하게 작성된 회의록은 나중에 문제가 발생할 경우를 대비한 훌륭한 근거 자료가 된다. 반대로 회의록을 제대로 관리하지 않는다면 나중에 문제가 발생했을 때 상황을 추적하는데 큰 어려움을 겪을 수 있다. 문제가 된 업무에 대해 검토와 실행에 누가 관련되고, 언제 어떻게 진행되었는지 시계열적으로 판단할 수 있는 자료는 회의록 밖에 없기 때문이다.
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업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법
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