30분 내에 회의록 작성하기
알고 보면 쉬우면서도 탁월한 효과의 30분회의 회의록 작성법
'30분회의'의 요건 중 하나는 회의록을 회의 중에 실시간으로 작성하고, 회의 후 1시간 이내에 관련자들에게 공유하는 것이다.
처음에는 회의를 30분 내에 마치는 것도 정말 어려운 도전일 것이다. '회의록을 쓰고, 정리하는 것까지 그 짧은 30분 내에 마치고, 곧바로 배포하는 일이 가능할까?' 하는 의구심을 가지는 것은 자연스러운 일이다.
하지만 요령과 방법을 알고, 잘 준비하면 어려운 일도 아니다. 어떻게 하면 회의 시간 30분 내에 회의록도 함께 작성하고, 회의가 끝나는 즉시 배포할 수 있는지 생각해 보자.
● 실시간으로 회의록 작성
회의 중에 회의록을 작성해서 완료하는 것은 쉽지는 않지만 가능한 일이다. 많은 사람들이 회의 시간에는 매우 빠른 속도로 회의 내용을 혼자 기록한 후, 회의가 끝나면 많은 시간을 들여 그 내용을 다시 정리해서 회의록을 배포한다.
그러나 회의를 마친 후에 오랜 시간 정성스럽게 회의록을 정리한 뒤 송부하는 것보다 30분의 회의 시간 내에 실시간으로 기록을 마치고, 정리는 최소화한 후 곧바로 송부하는 편이 더 바람직하다.
회의록은 빨리 배포할수록 신뢰도가 높아진다. 작성자가 시간을 두고 자신의 목적에 맞게 요약 정리하는 것은 오히려 정보가 왜곡될 소지가 있다.
깜끔하게 요약 정리된 회의록을 추구하기 보다는 정말 중요한 결정 사항을 명확하게 나타내고, 나머지는 좀 거칠더라도 있는 그대로 신속하게 공유하는 것이 더 바람직하다.
● 템플릿 활용
회의록 작성자가 '회의록 모양을 어떻게 하는 것이 좋을까?' 고민하면서 시간을 낭비하지 않도록 정교하게 기획된 템플릿을 사용해야 한다. 제대로 된 템프릿을 사용하면 실수로 놓치는 부분 없이 필요한 정보를 빠짐없이, 신속하게 채울 수 있다.
개인의 능력에 따라 업무 수행의 결과인 산출물의 수준에 차이가 날 수 있다. 회의록도 누가 작성하느냐에 따라 수준에 차이가 나기 마련인데, 템플릿을 적용시키면 이러한 편차를 최소화시킬 수 있다.
게다가 잘 만들어진 템플릿은 업무를 획일화시키는 것이 아니라, 오히려 필요한 곳에 시간과 자원과 능력을 집중할 수 있도록 도와주는 역할을 한다. 즉, 템플릿을 활용하면 직원들의 창의성이 더 발현되는 효과를 기대할 수 있다.
● 가능한 부분은 미리 써놓는다
회의록에 들어갈 내용 중 아는 내용은 회의 시작 전에 미리 채워 놓는다. 회의록에 들어가야하는 내용 중 참석 인원, 장소, 시간, 회의 주제 같은 기본적인 내용은 채워놓고 시작하는 것이다.
실제로 해보면 알겠지만, 회의의 주제에 맞는 가설까지 미리 적어 놓는다면 5분 이상을 확보할 수 있다. 이렇게 회의를 사전에 준비한 뒤 시작하면 한결 여유 있고, 부드럽게 진행할 수 있다.
● 지난 회의에서 결정된 할 일의 사전 확인 및 기록
업무 회의는 연관성을 가지고 진행되는 경우가 대부분이다. 회의록을 보면 이전 회의에서 결정된 할 일의 담당자 및 완료 기한이 표시되어 있다.
회의 주관자인 리더는 이전 회의록을 참고하여 구성원 각자가 담당한 업무의 수행 경과 및 완료 여부를 알아내여 회의록에 미리 채워 놓아야 한다. 그러면 회의 시간 중에 따로 묻고 진행 상황을 확인하는 시간을 크게 단축시킬 수 있다.
● 보고성 회의 내용은 사전에 작성 완료
이슈 회의가 아닌 정기 보고나 점검을 위한 회의는 사전에 내용이 작성되어 있어야 한다. 또한, 핵심 위주의 간략한 보고를 위해 발표 담당자들 각각에게 할당된 시간을 미리 알려주는 것이 좋다.
보고성 회의에서는 단순히 읽고 이해할 수 있는 부분은 과감히 생략하고, 질문과 답변 위주로 진행하는 것이 바람직하다.
● 회의록 작성을 직원에게 맡기더라도 최종 책임자는 리더
30분 내에 회의를 완료하고, 회의록을 작성하여, 공유까지 하는 것은 키보드 타이핑이 느린 리더에게는 현실적으로 실현 불가능한 요구 사항이라 할 수 있다.
가장 이상적인 방법은 회의 주관자인 리더가 회의록을 빠르게 작성하면서 회의를 진행하는 것이지만 차선책을 사용해도 무방하다. 차선책이란, 회의록을 빠르게 작성할 수 있는 직원에게 회의록 작성을 맡기는 것이다.
'30분회의'에서는 프로젝터로 회의록을 띄워놓고 다 같이 보면서 회의를 진행하기 때문에 누가 작성하든 크게 영향을 받지 않는다. 그러나 회의록을 배포할 때는 반드시 리더가 책임지고 재검검한 후에 직접 배포해야 한다. 그래야 문서에 공신력이 생기고, 힘이 실려서 할 일에 속도가 붙고, 품질 역시 좋아지기 때문이다.
To be continued~
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대한민국 꿈메신저 김상경 올림
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