템플릿을 활용한 회의록 작성법
제대로된 양식은 노하우의 결정체다
앞에서 템플릿을 활용하여 회의록을 작성하는 것이 왜 중요한지 간단히 설명했다. 이번에는 '30분회의'에서 제안하는 회의록양식이 어떤 것인지, 어떤 내용들이 들어가는지 소개해보도록 하겠다.
● 회의록 템틀릿의 현실
수많은 회사에서 수많은 사람들이 연중 수시로 회의를 하는데 왜 제대로 된 회의록 템플릿이 없을까? 수없이 많은 회의가 열리고 있지만 사람들은 제각기 다른 방식으로 회의록을 작성할 뿐 체계적인 회의록을 찾아보기 힘든 것이 현실이다. 뿐만 아니라 보고를 위해 회의록에 많은 공을 들이는 경우는 있지만, 회의록을 업무에 활용하는 모습은 찾아보기 힘들다.
● 제대로 된 회의록 템플릿 만들기
'30분회의'에 필요한 회의록은 아주 간단하고, 사용하기 쉽고, 결정 사항을 쉽게 관리할 수 있고, 누적 관리가 가능한 것이었다. 하지만 기존의 회의록 중에서는 '30분회의'에 활용할 만한 회의록을 찾을 수 없었다.
그래서 수기 회의록부터, 각종 컨설팅 회사에서 사용하고 있는 회의록, 외국의 혁신 기업에서 사용하는 회의록, 회의 관련 서적 등을 참조하여 간단하면서도 효과적인 회의록을 직접 만들게 된 것이다.
모양은 최대한 단순화시켰고, 중요한 부분(예를 들면 To-do List)은 확실하게 보이고, 명확하게 정리되도록 디자인했다. 이렇게 개발한 회의록은 2010년대 초반에 진행했던 대형 프로젝트(앞에서 이야기한 A프로젝트와 B프로젝트)에서 큰 효과를 발휘했다.
● '30분회의' 회의록 템플릿
앞으로 소개할 회의록 템플릿은 이미 다수의 대기업과 중소기업에서 이미 실제로 사용되고 있다. 대부분 우리에게 교육이나 컨설팅을 받고 도입한 회사들이다.
이처럼 '30분회의'는 일정량의 교육과 컨설팅이 수반되어야 제대로 구현될 수 있다. 하지만 이런 여건이 되지 않는다면 회의록 양식만 제대로 숙지해도 어느 정도 시행이 가능하다. 그럼 [그림1]을 살펴보자.
회의록 템플릿의 각 항목에 들어가는 내용을 간단히 설명해 보겠다.
1. 주제(Title)
회의의 주제를 가급적 상세히 적는다. 제3자가 주제만 읽어봐도 회의의 목적을 알 수 있도록 친절하게 써야 한다.
2. 참석자
회의에 참석한 사람들의 이름과 직함을 적는다. 참석한 사람들을 조직별로 그룹화시켜 정렬해 놓으면 좋다. 회의의 참석자는 그 회의에서 일어난 업무를 함께 수행한 당사자가 되고, 결과가 도출된 과정을 함께 본 증인이기도 하다.
'30분회의'에서는 회의록을 실시간으로 공유하면서 작성하기 때문에 참석자들은 회의록에 적히는 내용을 현장에서 실시간으로 검증할 수 있다. 만일 참석자가 회의록 내용에 동의하지 않거나 변경하길 원한다면 회의 중에 토의해서 수정할 수도 있다.
3. 작성자, 검수자
해당 업무의 리더가 회의록을 직접 작성하면서 회의를 진행한다면 작성자와 검수자는 동일한 사람이 된다. 하지만 리더가 회의록을 직접 작성하지 않고 다른 사람에게 시켰다면, 작성자와 검수자를 구분해서 적어야 한다.
진행의 효율상 회의록을 다른 사람이 작성했다고 하더라도 모든 내용의 책임은 검수자인 리더에게 있다는 사실을 잊지 말아야 한다.
회의를 마친 후에는 검수자가 리뷰하고, 교정이 필요한 부분이 있으면 교정한 후 배포하면 된다. 여기에서 주의할 점은 회의록의 배포자는 반드시 리더여야 한다는 것이다. 업무의 책임자이고 회의의 주관자인 리더가 배포해야만 그 회의록에 공식적인 힘이 실리기 때문이다.
4. 날짜, 시간
우리가 가볍게 여기는 정보 중 하나가 날짜와 시간이다. 이 정보는 회의 당시에는 시계만 보면 금방 알 수 있는 흔한 정보지만 어느 정도 시간이 경과하고 나면 찾기 힘든 중요한 정보다.
날짜, 요일, 시간을 정확하게 기록해두면 시점별로 진행된 업무를 쉽게 파악할 수 있다. 상위 부서에 회의록이 공유되었다면 시점별로 진행된 일을 명확히 파악할 수 있기 때문에 추가 보고가 필요 없을 수도 있다.
회의록의 시간 정보는 여러 사람이 모여서 일한 시간을 나타낸다. 예를 들어 회의 시간이 '토요일 오후 4:00~4:30'분으로 적혀 있다면, 나중에 회의록을 읽는 사람은 해당 회의의 참석자들이 주말에도 근무했다는 사실을 바로 알 수 있다. '수요일 오후 9:30~10:00'으로 적혀 있다면 야근이 있었다는 사실을 바로 알 수 있다.
5. 장소
회의를 한 장소 또한 업무를 위한 중요한 정보이므로 정확하게 기록해야 한다. 만약 회의를 한 장소가 고객사로 되어 있다면 회의록을 읽는 사람은 출장지에서 진행된 회의임을 바로 알 수 있고, 추가로 이와 관련된 다른 업무도 했을 것이라고 짐작할 수 있다.
6. 할 일 목록(To-do List)
회의에서 결정된 해야 할 일을 실행 가능한 형태로 바꾸는 칸이다. 할 일이 실행되면 바로 오른쪽에 실행된 내용을 요약해서 적는다. 필요한 경우, 진행 과정도 기록해 두면 좋다.
7. 담당자
할 일을 수행할 담당자 이름을 적는다. 담당자를 선정할 때는 여러 사람의 의견을 듣고 결정해야 하며, 꼭 본인의 동의를 얻어서 확정해야 한다.
8. 기한
할 일을 완료할 기한을 적는 칸이다. 기한은 할 일의 규모와 사안에 맞게 정해져야 하지만 담당자의 의견도 충분히 반영해서 적어야 한다.
9. 완료
할 일의 완료 여부를 표시하는 칸이다. 일이 완료되었을 경우에는 파란색 Y, 완료되지 않았을 경우에는 빨간색 N을 적는다. 이 영역은 단순하지만 중요한 정보를 시각적으로 나타내는 곳이다. 리더가 후에 할 일 목록의 추적 관리를 위해 주로 보게 되는 항목이기도 하다.
10. 드래프트(Draft, 속기)
회의에서 진행된 모든 내용을 형식에 구애받지 않고 빠르게 적는 칸이다. 주의해야 할 점은, 회의 시 의견을 제시한 사람의 이름을 꼭 뒤에 붙여야 한다는 것이다. 나중에 해당 업무에 대하여 누가 어떤 제안이나 기여를 했는지 명확하게 파악하려면 반드시 필요한 항목이다.
회의를 하다가 중요한 결정 사항이나 공지할 내용이 나왔을 경우에는 드래프트 칸의 맨 앞에 다른 색(파란색)으로 눈에 잘 띄게 적으면 된다.
이상에서 기본적인 회의록 템플릿과 각 칸에 들어가는 내용에 대해 알아보았다. 설명에서 알 수 있듯이 회의록의 구성 요소 중에 중요하지 않은 것은 하나도 없다. 하지만 그 중에서도 중요한 몇 개를 고르라고 한다면 6~9번 항목이라 할 수 있다.
그 이유는 명확하다. 회의는 어떤 이슈를 풀거나 일을 하기 위해 모이는 자리이기 때문이다. 그러므로 회의 이후에 참여자들이 어떤 일을 명확히 해야 하는지 결정하고, 그것이 완료될 때까지 관리하는 것이 가장 중요한 일이다.
지금부터 템플릿을 이용하여 회의록을 작성하는 예를 들어보겠다. 회의 시작 전의 회의록과 회의를 마친 후의 회의록을 비교하며 회의록이 어떻게 활용되는지 알아보자.
● 회의를 시작하기 전의 회의록
앞에서 말했듯이 30분 내에 회의 진행과 회의록 작성을 마치려면 가능한 부분은 미리 채운 다음 회의를 시작해야 한다. [그림2]는 이처럼 가능한 부분을 미리 채워넣은 회의 시작 전 회의록이다.
● 회의를 마친 후의 회의록
[그림3]은 '30분회의'를 마친 후의 회의록이다. 예시를 보면 회의록이 매우 단순하다는 사실을 알 수 있다.
회의록은 크게 두 부분으로 나뉜다. 하나는 할 일 목록 부분, 다른 하나는 드래프트 부분이다.
할 일 목록 부분이 실무에서 챙겨야 할 유일한 부분이다. 할 일 목록에 적힌 일들만 완료되면 회의의 목적은 달성된다. 업무의 리더는 평상시에 할 일 목록만 부지런히 점검하면 효과적인 추적 관리가 가능하다. 주어진 기한 내에 빨간색 N이 파란색 Y이 되도록 챙기는 것이 리더의 의무다.
드래프트 부분은 할 일 목록이 도출된 배경을 알고 싶거나, 팀원들이 업무에 어떤 기여를 했는지 알고 싶을 때 살펴보면 된다. 여러 근거 자료로 사용될 수 있는 부분이기에 가급적 자세히 써야 한다.
회의록은 업무 하나당 하나의 파일로 관리하며, 회의록은 가능하면 1페이지로 작성한다. 그리고 회의가 끝날 때마다 하나의 회의록 파일에 누적해서 관리하면 된다.
어떤 리더는 회의록을 하나의 파일에 계속 모아가면 파일 사이즈가 너무 커지지 않을까 염려하는 경우도 있지만 100페이지가 넘는 회의록도 큰 그림이 많이 들어있지 않다면 2MByte 정도의 작은 용량만 차지 한다.
To be continued~
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대한민국 꿈메신저 김상경 올림
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