회의록 공유의 효과
일거삼득, 일거사득의 회의록 공유 효과
회의록 관리 시 리더가 해야 할 고민이 또 한가지 있다. '회의록 배포는 어떤 범위의 사람들에게, 어떻게 배포해야 하는가?'라는 문제다. 이때 기준이 될 수 있는 회의록 공유 원칙을 정리해 보면 아래와 같다.
회의록 공유 기본 원칙● 회의록은 회의 종류 후 1시간 이내 공유
회의가 끝난 후 리더는 최대한 빠른 시간 내에 회의록을 공유해야 한다. 회의에서 결정된 사항들에 대한 참석자들의 관심과 기억은 급속히 사라지기 때문이다. 그러므로 최대한 신속하게 수신 대상자들에게 공유하는 것이 회의 관련 업무가 원할하게 진행되는데 큰 도움이 된다.
회의록을 1시간 이내에 배포하려면 시간 낭비 예방 및 왜곡을 방지한다는 차원에서 문서를 보기 좋게 꾸미는 작업은 최소화해야 한다. 수신자들이 읽기 힘들지 않을 정도로 약간 손보는 정도로 부가 작업을 최소화해야 한다.
● 타 부서 참석자의 부서장에게도 공유
회의록을 배포할 때 많은 사람들이 실수하는 것이 타 팀에서 온 업무 담당자의 부서장에게는 공유를 하지 않는 것이다.
조직에는 지시 체계가 있어서 이 체계에 따라 업무를 지시하고, 인사평가도 이루어진다. 그러므로 타 부서에서 회의에 참석한 사람이 어떤 업무를 담당하게 되었을 때나, 수행했을 대 해당 부서의 관리자가 그 내용을 알아야 하는 것은 기본이다. 그래서, 해당 업무 담당자의 관리자에게도 회의록을 공유하는 것이 바람직하다.
● 회의록의 보안 관리
공유와 보안은 상충 관계가 있다. 많이 공유할수록 업무 수행이 쉬워지는 반면, 보안에는 취약해지기 때문이다.
회의록은 회사의 중요한 자산이고, 업무 내용이 많이 들어있기 때문에 외부에 유출되면 회사에 피해를 줄 우려가 있다. 때문에 리더는 회의록을 배포하기 전에 사전 검토를 통해 기밀 사항이 없는지 확인해야 한다.
프로젝트에 외부 인력이 참여할 경우 회의록을 공유하되 반드시 보안 서약서를 받아 혹시 발생할 수도 있는 사고에 미리 대비해야 한다.
● 회의록 공유의 효과
회의록을 원칙에 따라 공유하면 여러 부가적인 효과를 거둘 수 있다. 대표적인 효과는 다음과 같다.
회의록 공유의 효과1. 객관적이고 공정한 업무 처리
회의록을 많은 사람들과 공유함으로써 객관성과 공정성을 확보할 수 있다. 회의에서 일어나는 모든 의견 개진 과정은 회의록의 드래프트 란에 기록되기 때문이다.
회의에서 일어난 의견 개진 내용들은 발언자의 이름과 함께 모두 기록되기 때문에 회의록을 확인하면 결론이 도출된 과정을 검증할 수 있다. 회의록을 상세하게 기록할수록, 공유 범위가 넓을수록 업무 처리가 더 공정해진다.
2. 직원 평가를 위한 근거자료
회사에서 직원들의 실적 평가를 어떻게 할까? 회사에서는 일 하는 과정과 일의 결과로 직원들을 평가한다.
평가 프로세스를 도입해서 업무 수행 실적을 가지고 직원들을 객관적으로 평가하려고 애쓰기도 하지만 이 역시 100% 공정하지는 않다. 많은 업무가 실적을 개량화할 수 없기 때문이다. 그래서 최종 결과보다는 일을 진행한 과정을 평가하는 것이 더 설득력이 있다.
통상적인 업무 과정은 일회성 작업이 아니므로 누군가가 지속적으로 관찰하고, 기록해야만 의미가 있다. 그런데 업무 과정을 기록한 서류가 거의 존재하지 않는다는 것이 문제다. 바로 이런 이유 때문에 제대로 작성된 '30분회의' 회의록은 평가를 위한 훌륭한 근거 자료가 될 수 있다.
'30분회의'에서는 회의록의 드래프트 란에 참석자들의 모든 발언 내용 및 활동 내용을 기록하고 있기 때문에 회의록만 잘 관리한다면 이와 같은 기록을 근거로 직원을 객관적으로 평가할 수 있다.
'30분회의' 회의록은 관련된 모든 사람들에게 공유되는 문서이므로 객관성과 신뢰성 측면에서도 평가자료로서의 공정성을 확보하고 있는 자료라 할 수 있다.
또 하나 중요한 부분은 할 일 목록부분이다. 할 일 목록에는 누가, 어떤 업무를 수행하는지와 일을 수행한 후의 결과가 세밀하게 기록되어 있다. 이것은 업무 리더가 중점적으로 관리하고, 작성할 때부터 모든 관련자들에게 공유되었기 때문에 평가의 근거 자료로 사용하기에 안성맞춤인 것이다.
3. 직원 육성 및 순환 보직 효과
직장인들은 각자 맡은 업무가 있다. 중소기업은 사람이 부족하므로 한 사람이 여러 가지 업무를 담당하는 경우가 많지만, 기업의 규모가 커질수록 업무 분장이 세밀하게 이루어진다. 대기업 사원은 전체 업무 중 아주 작은 부분만을 맡게 될 수도 있다.
직급별로도 담당하는 업무가 달라진다. 기업의 중역 정도 되면 사업부 단위의 광범위한 업무를 주로 담당하지만, 직급이 아래로 내려갈수록 업무 영역이 좁아진다. 그래서 많은 조직의 리더들은 전체 직원들의 업무 능력 향상을 늘 고민하게 된다.
- 업무 시야 확장
어떻게 하면 직원들이 전문성을 유지하면서 타 부서의 업무도 이해하게 할 수 있을까? 가장 간단한 방법은 개인의 역할을 명확하게 부여하면서, 동시에 타 부서에서 일어나는 업무의 진행 내용을 공유하게 하는 것이다.
'30분회의'의 회의록으로 업무를 관리하면 타 직무에 대한 예비 훈련 효과를 거둘 수 있다. 주 담당자로부터 업무에 대한 회의록을 지속적으로 공유 받으면 유관 부서에서 일어나는 일을 자세히 알 수 있고, 일을 대하는 시야도 훨씬 넓어지게 된다.
뿐만 아니라 유사시에는 부 업무를 맡은 직원들이 담당자가 빠진 공백을 신속하게 메울 수도 있고, 직원들간의 협력 측면에서도 깊이와 넓이가 확장되기 마련이다.
- 능동적인 직원의 성장 독려
직급이 올라갈수록 담당 업무의 범위가 넓어지고, 접하는 정보도 많아진다. 평소에 많은 정보를 습득한 직원은 향후 직급이 올라가고, 책임져야할 업무의 범위가 넓어져도 쉽게 대처할 수 있는 능력을 갖추게 된다.
'30분회의'의 회의록이 넓게 공유될수록 잠재력 있고, 성장 의욕이 있는 직원들의 역량이 급속도로 향샹될 것이다.
- 순환 보직 효과
순환 보직이라, 직원들을 여러 조직에 번갈아 근무시키는 것이다. 순환 보직을 시행하는 이유는 조직의 안전성 증대 및 인재 양성을 위해서다.
순환 보직을 통해 직원의 능력을 개발하여 멀티플레이어로 성장시킬 수 있고, 조직에 활기를 불어넣을 수도 있다. 문제는 이러한 효과에도 불구하고 순환 보직은 신규 직원을 채용하는 것에 버금갈 만큼 부담스런 일이라는 것이다.
그런데 그리 큰 부담없이 직원을 멀티플레이어로 양성할 수 있는 손쉬운 방법이 있다. 바로 '30분회의' 회의록을 공유하는 것이다.
'30분회의' 회의록에는 업무 수행 과정이 모두 담겨 있으므로, 관심이 있는 사람이라면 주의 깊게 읽어보기만 해도 업무에 대한 지식이 쌓이게 된다.
이와 같은 경험이 쌓이면 필요할 때 타 부서의 업무 지원도 어렵지 않게 할 수 있을 만큼 순환보직 효과를 거둘 수 있다.
이처럼 회의록읜 적절한 공유는 조직을 흔드는 큰 위험을 감수하지 않고도 인재 양성과 조직 완정화라는 두 마리 토끼를 잡을 수 있는 탁월한 효과를 발휘하게 된다.
4. 직원들 간의 상호 견제 및 협력 기능
회의록 공유로 얻을 수 있는 또 다른 부가적 효과는 직원 간 상호 견제 역할이다. 현재 업무의 진행 내용이 그대로 주변 동료, 상사, 심지어는 잘 모르는 사람들에게까지 보이기 때문에 그 업무에 참여한 사람들은 최선을 다 할 수밖에 없는 상황이 조성되기 때문이다.
자신이 하는 일이 많은 사람들에게 공유된다는 사실 자체만으로 실제로는 남들이 유심히 지켜보는 것이 아닌데도 사람은 본능적으로 부담과 책임감을 느낄 수 밖에 없기 때문이다. 게다가 이 효과는 공유의 범위가 넓어질수록 더 크게 작동하게 된다.
- 격려자와 감시자
업무는 많은 사람에게 공유될수록 실행률이 높아진다. 다른 부서에서 이미 해당 업무에 대해 인지하고 있다면 추가적인 소통 없이도 쉽게 업무 협조를 받을 수 있기 때문이다.
더불어 격려나 독려를 받아 추진력이 높아지기도 한다. 때로는 주변 사람들이 업무에 대한 감시자가 되어 관심을 보이기 때문에 주어진 일을 제대로 수행할 수 밖에 없는 환경이 조성되기도 한다.
- 동료 견제
회의록 공유에 따른 동료 견제(Peer Pressure)는 어떤 상급자의 지시나 감시보다 강력한 효과를 발휘하고, 자발적 몰입을 유도하기도 한다.
사회생활을 하는 입장에서 동료들에 의한 평판은 어느 것보다 강력한 동기부여의 요인이기 때문이다.
- 부서 간의 협업
주변 부서의 정보를 알 수 있다면 자신이 속한 부서의 업무에 방향성을 잡는데 도움이 된다. 또한 타 부서에서 고민하고 추진하고 있는 내용이 자기 부서에서 고민하고 있는 내용과 중복되는 경우에는 빠른 소통을 통해 낭비와 실패를 방지할 수 있다.
이와 같은 부서 간 협력과 조율은 통상 부서장들 간의 긴밀한 공유와 커뮤니케이션이 있을 때 가능한 일이다. 그런데 그와 같은 특별한 계기나 활동 없이 회의록 공유만으로도 가능하다는 사실은 참 고무적인 일이 아닐 수 없다.
회의록이 널리 공유된다면 타 부서에 업무 협조를 요청할 때 간단한 추가 설명만으로도 협업 가능 여부를 신속하게 판단할 수 있다.
부서 간 업무 협조 시에만 이득을 얻는 것이 아니다. 회의록이 조직 전체에 공유되고 있다면 우리 부서에서 고민하고 있는 이슈를 이미 알거나 그 고민에 대한 해답을 이미 알고 있는 사람으로부터 손쉽게 피드백을 받을 수 있다.
전향적으로 일을 하는 직원이고, 그에게 회사의 분위기가 뒷받침만 된다면 비록 자신이 속한 부서의 일이 아니라도 업무적 도움을 주는 것은 얼마든지 가능할 것이다.
이처럼 적극적인 상호 지원이 직원 간, 부서 간 자연스럽게 일어나는 조직이라면 급변하는 시대의 변화 및 경쟁에서 살아남을 수 있는 강력한 조직 시너지를 만들어 낼 수 있을 것이다.
To be continued~
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대한민국 꿈메신저 김상경 올림
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