'30분회의' 부가기능 - 1. 회의록이 곧 업무기록
제대로된 회의록에는 업무의 역사가 담겨있다
당신은 회사에서 하는 업무를 어떻게 기록하고 있습니까? 회사마다, 사람마다 기록하는 방식이 다르고, 업무를 정리하는 일에 특별한 원칙이 없는 경우가 대부분이다. 일간보고나 주간보고를 어떻게 하느냐 정도의 차이가 있을 뿐이다. 이와 같은 주기적인 보고는 모든 업무의 기록이라기보다 주기적으로 어떤 형식에 맞춰 정리된 보고서일 뿐이다.
● 제대로 기록하는 것이 투명성 확보의 시작이다
업무 진행 기록이 필요한 때는 조직적인 협업이 이루어질 때다. 앞에서도 언급했지만, 조직의 강점은 여러 사람이 협업해서 시너지를 창출하는데 있다.
시너지를 창출하려면 몇 가지 필수적으로 보장해야 하는 것들이 있는데, 그중 하나는 업무 내용의 공유이고, 다른 하나는 진행 내용의 투명서을 들을 수 있다.
업무의 진행 내용이 최대한 많은 사람들에게 전달되면 투명성이 생기게 되는데, 이것의 시작점은 제대로 기록하는 것이다.
● 현재 업무를 어떻게 관리하고 있는가?
당신이 직장인이라면, 현재 자신이 담당하고 있는 업무를 어떻게 관리하고 있는지 한번 생각해 보자.
당신이 현재 담당하고 있는 업무에 대한 내용과 그것이 성공적으로 진행되었을 때의 그림인 성공의 정의가 서면으로 명확하게 정의되어 있는가? 업무에서의 성공을 위해 진행하는 업무를 정리하면서 일을 하고 있는가?
만약 그렇게 하고 있다면 당신의 업무 진행 방식은 이미 수준급이라고 할 수 있다. 대부분의 직장인들은 자신이 담당하고 있는 업무에 대해 명확히 정의하지도 않은 채 시키는 대로 업무를 수행하고 있기 때문이다.
● 업무 진행 관리
당신의 업무가 명확히 정의되어 있다고 가정하고, 당신이 업무를 수행할 때 진행 관리를 제대로 하고 있는지 생각해보자. 업무가 자신에게 할당된 시점부터 진행 사항이 순차적으로 정리되어 있는가? 현재 하고 있는 업무가 한눈에 파악되도록 관리하고 있는가?
당신의 업무 관리 수준이 이 정도가 되지 않는다고 해서 실망할 필요는 없다. 대부분의 회사에서 이 수준까지는 업무를 관리하지 않고 있기 때문이다.
업무가 진행되는 내용을 정리할 필요가 있다는 것을 인식하고 있지만 일상 업무가 바빠서, 일일이 기록할 시간이 없어서, 또는 어떻게 할지 몰라서 메모나 정리를 하지 않은 채 일을 진행하는 경우가 비일비재하다.
● 업무 진행 기록의 이익
매일 업무 일지를 쓰도록 의무화하는 회사도 있다. 일간보고는 매일 한 일을 기록하게 함으로써 업무와 직원을 관리하는 매우 유용한 툴이다. 주간보고 역시 주기적으로 업무의 진행 상황을 정리하고, 보고하게 함으로써 조직원들이 방향을 잡고 일을 하도록 돕는 유용한 도구다.
문제는 이런 많은 보고서들이 보여주기 위해 형식적으로 기록되다보니 원래 의도에서 벗어나 시간만 소모하게 하는 요식 행위가 되기 쉽다는 것이다. 반면, 업무 진행 사항을 제대로 기록한다면 아래와 같은 이익을 기대할 수 있다.
● 제대로 기록하기는 어렵다
업무를 기록하는 것의 이익에 대애 열거해 보았다. 그런데 실제로 이와 같은 이익에 부합하게 업무 일지나 주간 보고를 활용하는 조직은 많지 않다.
부서에서 일어나는 일을 순차적으로 제목만 나열한 기록은 각 업무 분야에 대한 노하우를 축적하는 용도로 사용하는 것은 불가능하다. 또한, 업무를 마치고 작성하는 기록은 실무에 바로 적용할 수 없는, 말 그대로 기록을 위한 기록인 경우가 많다. 언제까지 이런 요식 행위로 시간을 낭비할 것인가?
● 어떻게 기록해야 되는가
조직의 모든 협업은 회의로 이루어져 있다. 회의에서 결정된 내용과 결정 과정, 누가 어떤 일을 언제까지 하기로 결정되었고, 그 일이 어떻게 수행되고 있는지 회의록에 기록으로 남기면 된다.
회의록은 그 업무를 진행한 협업의 과정을 정리한 자료이므로, 회의록만 잘 운영되면 그 업무에 대한 전반적인 내용을 쉽게 파악할 수 있다. 다만, 이처럼 업무 진행 관리의 도구와 기록으로서 회의록의 목적을 달성하기 위해서는 꼭 따라야할 규칙들이 있다.
위의 원칙들이 익숙하지 않은가? 그렇다. 앞에서 설명한 '30분회의' 회의록의 작성 및 관리 원칙과 대부분 일치한다. 즉, '30분회의' 회의록을 체계적으로 관리하면, 특별한 추가 노력 없이도 업무를 효율적으로 진행, 관리할 수 있다는 의미다.
위의 원칙들을 지켜 회의록을 운영하면, 그 회의록은 업무 진행 기록으로서의 가치도 가지게 된다. 여기에서 핵심은 많은 부가 노력 없이도 업무에 대한 기록을 제대로 남길 수 있다는 점이다. 짧은 '30분회의'의 결과물인 회의록이 다른 곳에서는 구할 수 없는 소중한 업무의 기록으로 활용될 수 있다는 것은 투입한 노력 대비 매우 큰 효과라 할 수 있을 것이다.
To be continued~
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